Informationen zur DRK-Datenbanklandschaft der DRK-Service GmbH - Bereich Digitale Dienstleistungen (DDL)

Zur Verwaltung, Organisation und Abrechnung von Kursen, Kursteilnehmenden und Dozierenden im Roten Kreuz haben wir die Kursteilnahmeverwaltung entwicklet. In Verschiedenen Modulen bieten wir Anwendungen speziell für Kurse der Breitenausbildung, Kurse der Familienbildung und sozialen Dienste und Kurse der DRK-Schulen. In den folgenden drei Ausklappmenüpunkten finden Sie weiterführede Informationen zu den drei verschiedenen Kurs-Modulen:

Für Kreisverbände und eigenständige Ortsvereine, die Ihre Mitglieder und Spenden selbst verwalten möchten, bieten wir ein webbasiertes Modul zur Mitgliederbetreuung und -verwaltung: die Fördermitgliederverwaltung (FMV). Die FMV enthält alle Features, die für die klassische Mitgliederverwaltung erforderlich sind. Im Zusammenspiel mit den Online-Formularen der aktuellen DRK-Musterwebseiten ist eine bequeme und vor allem sichere Datenübernahme von Spenden- und Mitgliedsanmeldungen möglich. Für Beiträge, die per Lastschrifteinzugsverfahren erhoben werden, steht ein SEPA-Export zur Verfügung. Alle Lastschriften werden bei Fälligkeit aufbereitet und als Datei zum Upload in Ihr Bankprogramm zur Verfügung gestellt. 

Optionale Zusatztools

• SEPA Vorlaufzeit: Mit dieser Funktion können künftige, fällige Lastschriften bis zu 21 Tage im Voraus generiert werden, was besonders in Urlaubs- und Abwesenheitszeiten von Vorteil ist.
• Anonymisierungs-Tool: Schützen Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Mitglieder und Spendenen! Mit dieser Funktion lassen sich die Daten entsprechend der DSGVO-Aufbewahrungsfristen automatisch oder händisch anonymisieren, so dass die Personendaten unwiderruflich überschrieben werden, die Datensätze als Kennzahlen statistisch aber noch ausgewertet werden können. 

Unsere Födermitgliederverwaltung bietet Ihnen:

• Einfache und Intuitive Bedienoberfläche
• Datenschutzkonforme Datenverwaltung
• Schnell einsatzbereit
• Einstieg jederzeit möglich
• Einfache Möglichkeit Daten zu im- und exportieren
• Vereinslizenz
• Onlineformulare für Spender und Mitglieder
• Einfache Datenübernahme
• Einfache Beitragsverwaltung
• Unterstützung bei der Mitgliederbindung
• Wichtigste Kennzahlen im Blick
• SEPA-Vorlaufzei

Heutzutage spielt es eine immer wichtigere Rolle, seine Kundinnen und Kunden zu kennen und sich mit ihnen weiterzuentwickeln. Wir stellen den Rotkreuzverbänden deshalb seit 2014 die in enger Zusammenarbeit mit dem DRK-Bundesverband entwickelte Kundendatenbank (KDB) zur Verfügung. Diese wurde eigens vom DRK für das DRK entwickelt und bietet daher einen passgenauen Zuschnitt auf die Bedürfnisse der DRK-Gliederungen und GmbHs. 

Die Kundendatenbank ist Teil der CRM-Webplattform für das DRK und ermöglicht, dass alle Geschäftsbeziehungen zu Kundinnen und Kunden abgebildet werden können. Das integrierte Ticketssystem unterstützt bei der optimalen Betreuuung der Kundschaft. So kann Ihr Kunden- und Interessentenservice verbessert und der Verwaltungsaufwand reduziert werden.

Funktionen der Kundendatenbank:

• Ticketsystem: Kundenwünsche und Fragen werden aufgenommen und via Ticket an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet.
• Workflowkontrolle: Die Bearbeitung der Tickets kann nachvollzogen werden, kein Kundenwunsch geht verloren.
• Serienschreiben: Mit einer Suchfunktion können Kundengruppen nach speziellen Kriterien zusammengestellt und über eine Serienbrieffunktion angeschrieben werden.
• Im- und Exporte der Kundendaten: Kundendaten können manuell über eine CSV- oder Excel-Datei im- und exportiert werden.
• Ein vollautomatisierter Webservice ermöglicht die Übertragung der Kundendaten aus Ihren Fachanwendungen.
• Automatische Anrufererkennung: Die Kunden werden beim Anruf automatisch erkannt, das Kundendatenblatt kann sofort geöffnet werden.

Das Anonymisierungstool ist Bestandteil der CRM-Webplattform und kann zu bestehenden Modulen wie Kundendatenbank, Fördermitglieder- oder Kursteilnehmerverwaltung hinzu gebucht und freigeschaltet werden. Die Freischaltung für das Anonymisierungstool beinhaltet eine eigene Berechtigungsstufe in der Benutzerverwaltung. Die Gliederung vergibt die Berechtigung für das Modul selbst und hat dafür Sorge zu tragen, dass nur zuvor eingewiesene und festgelegte Personen das Tool nutzen dürfen um Daten unwiderruflich zu löschen bzw. zu anonymisieren.

Die Dokumente zu den einzelnen ausgewählten Personen stehen mit der Anonymisierung zeitlich befristet zum Download bereit, so dass zum Beispiel wichtige Rechnungsdaten außerhalb der CRM-Webplattform langfristig aufbewahrt werden können. Hier sollte vorab festgelegt werden, an welchem Ort die Ablage der Dokumente/ Dateien außerhalb des Systems erfolgt und wie damit weiterverfahren werden soll.

Lieferumfang des Anonymisierungstools
Das Anonymisierungstool ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul für die Module der CRM-Webplattform mit folgenden Merkmalen:

• Es wird eine automatische Datenbereinigung sowie eine manuelle Anonymisierung zur Verfügung gestellt. 
• Das Zusatzmodul umfasst eine eigenständige Berechtigungsstufe und wird in der Benutzerverwaltung (BVw) aktiviert. Die Berechtigung gilt für alle freigeschalteten Module der CRM-Webplattform.
• Im Bereich Anonymisierungsreport werden die durchgeführten Bereinigungen dokumentiert.
• Die bereinigten/anonymisierten Daten sind nicht weiter verfügbar und fließen bei der Messung der Zuschlagszahlungen für Kundendaten nicht weiter ein.
• Die bereinigten Daten der Kunden werden 60 Tage als Download zur Verfügung gestellt. 30 Tage vor endgültiger Löschung dieser Dokumente erhält der Sachbearbeitende eine Erinnerung per Mail.

Zur automatisierte Datenbereinigung

• Der Zeitraum lässt sich modulweise einstellen. Zur Auswahl stehen 3, 5 oder 10 Jahre.
• Die Datenbereinigung umfasst sämtliche im jeweiligen Modul existierenden Kundenbeziehungen.
• Die Datenbereinigung erfolgt vierteljährlich am 1. Sonntag im Quartal.
• Datensätze von Firmen werden gesondert aufbereitet und können nach Sichtprüfung zur Datenbereinigung freigegeben oder ausgeschlossen werden.

Zur manuellen Anonymisierung

• Ist jederzeit durchführbar. Die Ausführung ist über die Kundenmaske oder Suche möglich.
• Die Anonymisierung umfasst sämtliche im jeweiligen Modul existierenden Kundenbeziehungen.
• Im Bereich Anonymisierungsreport werden die durchgeführten Anonymisierungen dokumentiert.
• Datensätze von Firmen, die von der automatisierten Datenbereinigung ausgeschlossen sind, können bei Bedarf manuell anonymisiert werden.
• Statistisch relevante Daten fließen in den vorgehaltenen Statistiken bis zur endgültigen Löschen weiterhin ein.

Die Benutzungsverwaltung regelt alle Zugänge zu den Datenbanken und Anwendungen der CRM-Webplattform und anderen DRK-online Angeboten. Außerdem werden hier die mitarbeiterindividuellen Berechtigungen für die jeweiligen Anwendungen festgelegt.
Folgende Aufgaben werden durch die Leitung der Kreisverbände und die Datenpflegende in der BVw erfüllt: 

• Eintragen und Aktivierung von neuen Mitarbeiter*innen
• Löschen oder Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeiter*innen
• Vergabe der Berechtigungen für die Mitarbeiter*innen

Neue Mitarbeiter*innen, die sich online für die Tools registrieren lassen oder von Ihnen dazu beauftragt wurden, werden von unserer Login-Hotline bearbeitet. Als Kreisgeschäftsführung erhalten Sie eine E-Mail von uns, mit der Bitte die Anmeldung zu autorisieren. Dabei genügt eine kurze Bestätigung per Mail, danach werden die Mitarbeitenden nach Ihren Vorgaben freigeschaltet. Bitte prüfen sie in größeren Abständen, ob die Berechtigung weiter so beibehalten werden soll.

Unsere Login-Hotline unterstützt Sie und alle Mitarbeitenden bei Login-Problemen. Neue Mitarbeitende, die sich über die Online-Formulare registrieren, werden ebenfalls von unserer Login-Hotline bearbeitet. Wir schalten keine Personen ohne Ihre Genehmigung frei. Falls ihre Gliederung sich für einfache Anwendungen ohne hohes Schutzbedürfnis für ein vereinfachtes Login angemeldet hat, gilt ein vereinfachtes Verfahren (z.B. beim Style-Guide des DRK und künftig dem Einkaufsportal).

In der Benutzungsverwaltung 2.0 (BVw) besteht die Möglichkeit Verträge einzustellen und abzurufen. Die DRK-Service GmbH hinterlegt hier ab Dezember 2020 sukzessive alle Verträge zu Anwendungen und digitalen Dienstleistungen, die ihre Gliederung mit der DRKS abgeschlossen hat.
Wenn eine Gliederung einen Vertragsentwurf anfordert, lädt die DRK-Service GmbH diesen Vertrag hoch und informiert Sie per Mail darüber. Sobald die DRK-Gliederung den Vertrag unterschrieben hat, kann sie den unterschriebenen Vertrag ebenfalls hochladen. Ein Postversand von Dokumenten entfällt somit.
Berechtigt zur Ansicht und Unterschrift sind Geschäftsführungen und Vorstände. Diese können auch andere Vertragsverantwortliche beauftragen und berechtigen, die Bearbeitung zu übernehmen.
Alle Vertragsverantwortlichen erhalten automatische Mailbenachrichtigungen, wenn Verträge hochgeladen wurden. Bezüglich der Vertragsverwaltung können hier auch kurze Nachrichten ausgetauscht werden.

Die Dienstleistungsdatenbank ist die zentrale Anwendung, um alle Dienstleistungen und Einrichtungen, sowie die zuständigen Ansprechpersonen zu den jeweiligen Angeboten der Gliederungen an einer zentralen Stelle zu hinterlegen.
Die hier eingetragenen Daten werden in der DRK-App, den Angebotsseiten des DRK, der Kleidercontainersuche und in der Anwendung für die Beratungszentren (ZLO) angezeigt. Künftig werden die Angaben der DLDB auch in der zentralen Vermittlungsplattform des DRK www.DRK-Angebote.de wiedergegeben (voraussichtlich online ab März 2021).
Neben den Einträgen von Informationen können hier auch Statistiken zu den Abfragen der Angebote über die DLDB angezeigt werden. Folgende Aufgaben werden durch die Leitung der Kreisverbände und die Datenpflegende in der DLDB erfüllt:

• Anlegen, Ändern und Löschen von Datenblättern für Dienstleistungen und Einrichtungen
  • Zuweisung von Ansprechpersonen
  • Eintragen entsprechender Webseitenpfade
  • Eintragen und Aktualisieren von Beschreibungstexten
• Eintragen von Kursen
• Einfügen/Ändern der Kleidercontainer-Standorte

Hier finden Sie eine Anleitung zur Dienstleistungsdatenbank.

Zur Einheitlichen Darstellung des Online-Auftrittes der DRK-Gliederungen bieten wie die Musterwebseiten in TYPO3 als Masterversion zur kostenfreien Nutzung für alle DRK Organisationen und Einrichtungen an. Aktuell gibt es die Musterwebseiten für Landesverbände, Kreisverbände, Ortsvereine und die Wasserwacht. Die Vorlagen können auch von DRK-GmbHs genutzt und angepasst werden. Weitere Informationen zu den Musterwebseiten finden Sie HIER.

Das Rolling Update umfasst Updates und Upgrades für die Musterwebseiten in TYPO3. Ab der Version TYPO3 9.5 kann in das Rolling Update eingestiegen werden. Künftig werden alle Updates und Versionssprünge von TYPO3 mitgemacht und den DRK-Gliederungen bereitgestellt. Auslaufende Sicherheitsupdates gibt es dann nicht mehr, die Gefahr ein ELTS buchen zu müssen entfällt dauerhaft. Gliederungen können nie „zu spät“ in eine aktuelle TYPO3-Version der Musterwebseiten einsteigen, da die Version immer auf dem neuesten Stand ist und regelmäßig mit Updates versorgt wird. Layout-Änderungen können mit dem Rolling Update ebenfalls ausgerollt werden.
Weitergehende Informationen zum Rolling Update finden Sie HIER.

Der Bereich Digitale Dienstleistungen (DDL) der DRK-Service GmbH entwickelt und betreut die genannten und weitere IT-Lösungen, Anwendungen und Dienstleistungen für die Gliederungen des Deutschen Roten Kreuzes. Bitte kontaktieren Sie für Nachfragen oder Wünsche unsere Kundenberatung DDL oder direkt den Bereichsleiter: