Benutzungsverwaltung (BVw)
Die Benutzungsverwaltung regelt alle Zugänge zu den Datenbanken und Anwendungen der CRM-Webplattform und anderen DRK-online Angeboten. Außerdem werden hier die mitarbeiterindividuellen Berechtigungen für die jeweiligen Anwendungen festgelegt.
Folgende Aufgaben werden durch die Leitung der Kreisverbände und die Datenpflegende in der BVw erfüllt:
- Eintragen und Aktivierung von neuen Mitarbeiter*innen
- Löschen oder Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeiter*innen
- Vergabe der Berechtigungen für die Mitarbeiter*innen
Neue Mitarbeiter*innen, die sich online für die Tools registrieren lassen oder von Ihnen dazu beauftragt wurden, werden von unserer Login-Hotline bearbeitet. Als Kreisgeschäftsführung erhalten Sie eine E-Mail von uns, mit der Bitte die Anmeldung zu autorisieren. Dabei genügt eine kurze Bestätigung per Mail, danach werden die Mitarbeitenden nach Ihren Vorgaben freigeschaltet. Bitte prüfen sie in größeren Abständen, ob die Berechtigung weiter so beibehalten werden soll.
Unsere Login-Hotline unterstützt Sie und alle Mitarbeitenden bei Login-Problemen. Neue Mitarbeitende, die sich über die Online-Formulare registrieren, werden ebenfalls von unserer Login-Hotline bearbeitet. Wir schalten keine Personen ohne Ihre Genehmigung frei. Falls ihre Gliederung sich für einfache Anwendungen ohne hohes Schutzbedürfnis für ein vereinfachtes Login angemeldet hat, gilt ein vereinfachtes Verfahren (z.B. beim Style-Guide des DRK und künftig dem Einkaufsportal).
Vertragsverwaltung in der BVw
In der Benutzungsverwaltung 2.0 (BVw) besteht die Möglichkeit Verträge einzustellen und abzurufen. Die DRK-Service GmbH hinterlegt hier ab Dezember 2020 sukzessive alle Verträge zu Anwendungen und digitalen Dienstleistungen, die ihre Gliederung mit der DRKS abgeschlossen hat.
Wenn eine Gliederung einen Vertragsentwurf anfordert, lädt die DRK-Service GmbH diesen Vertrag hoch und informiert Sie per Mail darüber. Sobald die DRK-Gliederung den Vertrag unterschrieben hat, kann sie den unterschriebenen Vertrag ebenfalls hochladen. Ein Postversand von Dokumenten entfällt somit.
Berechtigt zur Ansicht und Unterschrift sind Geschäftsführungen und Vorstände. Diese können auch andere Vertragsverantwortliche beauftragen und berechtigen, die Bearbeitung zu übernehmen.
Alle Vertragsverantwortlichen erhalten automatische Mailbenachrichtigungen, wenn Verträge hochgeladen wurden. Bezüglich der Vertragsverwaltung können hier auch kurze Nachrichten ausgetauscht werden.
Dienstleistungsdatenbank (DLDB)
Die Dienstleistungsdatenbank ist die zentrale Anwendung, um alle Dienstleistungen und Einrichtungen, sowie die zuständigen Ansprechpersonen zu den jeweiligen Angeboten der Gliederungen an einer zentralen Stelle zu hinterlegen.
Die hier eingetragenen Daten werden in der DRK-App, den Angebotsseiten des DRK, der Kleidercontainersuche und in der Anwendung für die Beratungszentren (ZLO) angezeigt. Künftig werden die Angaben der DLDB auch in der zentralen Vermittlungsplattform des DRK www.DRK-Angebote.de wiedergegeben (voraussichtlich online ab März 2021).
Neben den Einträgen von Informationen können hier auch Statistiken zu den Abfragen der Angebote über die DLDB angezeigt werden. Folgende Aufgaben werden durch die Leitung der Kreisverbände und die Datenpflegende in der DLDB erfüllt:
- Anlegen, Ändern und Löschen von Datenblättern für Dienstleistungen und Einrichtungen
- Zuweisung von Ansprechpersonen
- Eintragen entsprechender Webseitenpfade
- Eintragen und Aktualisieren von Beschreibungstexten
- Eintragen von Kursen
- Einfügen/Ändern der Kleidercontainer-Standorte
Hier finden Sie eine Anleitung zur Dienstleistungsdatenbank.
Infoplattform / Landigpage „drk-intern“
Die Webseite „DRK-intern.de“ nimmt in der Datenbanklandschaft im DRK eine zentrale Rolle ein. Von dieser Landingpage aus sind alle (auch zukünftig entstehende) Tools aufrufbar, ohne sich erneut einloggen zu müssen (Single-Sign-On). Voraussetzung dafür sind die entsprechenden Berechtigungen für die jeweiligen Anwendungen und Datenbanken. Zugleich werden hier auch aktuelle Informationen zum Betrieb des Systems hinterlegt (z.B. planmäßige Wartungsarbeiten, u.ä.). Neben dem geschlossenen Bereich, gibt es auch einen offenen Bereich, für Interessenten.
