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Kursteilnehmerverwaltung Erste Schritte

Ziel sollte es sein, die Anmeldungen weg vom Telefon oder Papierformular hin zur Onlineanmeldung durch Selbstzahler, Online-Sammelanmeldung durch selbstzahlende Firmen oder BG-Firmen zu verlagern. Nur so kann sich Ihre Kurs-Sachbearbeiterin auf ihre eigentlichen Aufgaben wie Kursorganisation, Marketing, Dozentenbetreuung und Abrechnung konzentrieren kann. Über das Onlineformular angemeldete Teilnehmer erhalten je nachdem wie Sie das wünschen, voll- oder halbautomatisch eine Terminbestätigung, bei BG-Firmen inkl. ausgefüllten BG-Anmeldebogen. 

Hierzu brauchen Sie die Kurs-Onlineformulare der KV-Webmustervorlage. Gegenwärtig bieten viele DRK-Gliederungen nur den Download des BG-Anmeldebogens zum Download an. Das hat zur Konsequenz, dass alle Daten von Ihrer Kurs-Sachbearbeiterin händisch erfasst werden müssen und nicht zeitnah zur Verfügung stehen.  Fazit: suboptimal gelöst.

Für eine optimale Lösung könnte die Website durch die KV-Website abgelöst werden oder – wenn das jetzt noch nicht gewünscht ist – durch die sog. Wuppertaler-Lösung ergänzt werden. 

Sie sehen dieses Modell hier: https://anmeldung.drk-wuppertal.de/nc/kurse/erste-hilfe/rotkreuzkurs-erste-hilfe-bg.html, Umsetzungskosten liegen bei ca. 200-300 Euro, siehe auch:

Kosten für Homepage TYPO3?8 Euro pro Monat, all inclusive
Beratung über Web-Design?D. Weimer
Frettchenweg 12 A
12623 Berlin
E-Mail: info(at)triw.de
Telefon: 030-602 71 606
Mobil: +49178-409 53 58
Web: triW.de

Vor einer Schulung sollte die Kurs-Sachbearbeitung folgende Arbeiten erledigt haben:

  1. DLDB
    Datenblätter zu allen Kurstypen anlegen und ausfüllen
    Hinweis: Überprüfen Sie anhand des DLDB-Checks das DLDB-Pflegeniveau Ihres Kreisverbands. Danach schauen Sie sich den Bereich Kurse genauer an. 
    Meine Empfehlung: Setzen Sie den/die Kurs-Sachbearbeiter/in ebenfalls als Datenpflegerin mit Rechtevergabe ein, damit er/sie die Arbeiten in BVw und DLDB erledigen kann.
    Ein wenig Starthilfe bei den anstehenden Arbeiten geben wir gerne.

  2. BVw
    Der/die Kurs-Sachbearbeiter/in sollte alle DozentInnen in der BVw anlegen und deren Zugriffe regeln.

  3. Kursteilnehmerverwaltung
    Der/die Kurs-Sachbearbeiter/in sollte uns hierzu kontaktieren, damit wir Starthilfe geben können.
    1. Vereinsdaten ausfüllen
    2. Kurs-Grundeinstellungen ausfüllen
      1. alle Kursbezeichnungen anlegen
      2. Dozentenhonorare ehren- und hauptamtl. hinterlegen
      3. Lehrscheinverwaltung ausfüllen
    3. je Kurstyp oder Kursbezeichnung einen Kurstermin in weiter Ferne anlegen

  4. Datenmigration in die KTV
    Es sollten die KTV-relevanten Daten in die KTV per Excelliste importiert werden:
    1. Kurstermine
    2. Firmenliste
    3. Kursteilnehmer, besonders die betrieblichen Ersthelfer der letzten Jahre
      bitte diese Reihenfolge beachten, denn nur so verbinden sich Kurstermin, Teilnehmer und Firma zu einer Einheit.
      Auch hier sollte Herr Weimer von Ihnen zur Unterstützung beauftragt werden.

  5. Schulung
    Nach diesen Vorbereitungen haben wir die Voraussetzungen geschaffen, damit im Rahmen der Schulung Standardaufgaben direkt in der KTV trainiert werden können. Der/die Kurs-Sachbearbeiter/in sollte mit Frau Schalin schon möglichst früh einen Termin festlegen und klären, wer ebenfalls an der Schulung teilnimmt, ferner sollten sie ein „KTV-Trainig on the Job“ vereinbaren und die Workflows festlegen, die sie primär:

    1. Kurs-Sachbearbeiter
    2. Leitungsebene
    3. Geschäftsführung
    4. Dozenten
    5. Ausbildungsleiter
    6. Telefonzentrale
    7. Servicestelle
    8. Buchhaltung

    Danach kann es mit der KTV losgehen…
1 -  DLDB: Die Kursdatenblätter sind anzulegen und auszufüllen