Übersicht aller CRM-Änderungen

Nach Kundenhinweis haben wir folgende Standardvorlagen aktualisert:

• Zuwendungsbestätigung
• Zuwendungsbestätigung Mitgliedsbeitrag
• Zuwendungsbestätigung Sammel
• Zuwendungsbestätigung Spende

mit folgenden Änderungen:

• Körperschaftsteuergesetz (Korrektur)
• Wohlfahrswesens (statt freien Wohlfahrtspflege)
• Streichung des Einschubs "Betrag bezahlt" vor der eigentlichen Zuwendungsübersicht (Dopplung)
• Gesamtbetrag der Zuwendung - in Ziffern - (statt Betrag der Zuwendung)

Die Variable "Stempel" wurde angepasst. Die Variable kann nun in einen Fließtext eingefügt werden, ohne einen Umbruch zu erzeugen.

Sie können nun für Ihre eigenen Briefvorlagen für Zuwendungsbestätigungen festlegen, welche Einstellungen für die "Anlage zur Sammelbestätigung" gelten sollen:

Einstellungen für den Anhang:

• Anhang immer
• Kein Anhang bei einmaliger Zahlung pro Jahr
• Anhang als Leerseite einfügen bei einmaliger Zahlung pro Jahr

Das Widget "Zuwendungsliste" kann mit Hilfe des Stitftes in der Briefvorlage bearbeitet werden. Durch die Option "Anhang als Leerseite einfügen bei einmaliger Zahlung pro Jahr" stellen Sie sicher, dass die Anzahl der seiten konstanst bleibt.

Sie können nun die Begleit-Mail für den Versand von Informationen per Mail konfigurieren.

Die Einstellung kann für jede Briefvorlage vorgenommen werden. So können Sie unterschiedliche Hinweise und passende Texte zu Ihren Informationen formulieren.

Da es sich um individuelle Einstellungen handelt, sind die Anpassungen nur bei individuellen Briefen möglich.

Bitte beachten Sie, dass die Mail nicht die eigentlichen Informationen aus den Briefen abbilden soll, daher ist die neue zusätzliche Auswahl an Variablen für die Mail beschränkt.

Folgende Bereiche können nun unter Briefe&Mails> Email-Editor angepasst werden:

• Betreff
• Text
• Signatur
   

So gehen Sie vor:

1. Wählen Sie eine individuelle Briefvorlage aus. Klicken auf Email-Editor.

2. Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Mail.

3. Unten Links finden Sie den Button "Vorschau". Bitte beachten Sie, dass  ohne konkrete Daten nicht alle Variablen ausgefüllt werden.

4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und Speichern Sie diese unten rechts ab. Ein zusätzliches Speichern des Briefes ist nicht notwendig.

Zur Bearbeitung des Betreffs

Sie können einen passenden Betreff eingeben und mit den direkt darunter aufgeführten Variablen ergänzen.

Die Variablen werden in der Reihenfolge der Übernahme aufgelistet. Die Variable Kundenummer wird nur bei vorhandenen Mitgliedsnummern befüllt. Ist keine Mitgliedsnummer vorhanden, wird kein Wert ausgegeben. Das gilt ab soofert auch in regulären Briefen bei Verwendung dieser Variablen. Der Hinweis "keine vorhanden" entfällt.

Zur Bearbeitung des Textes

Sie können den bestehenden Text überarbeiten. Weitere Variablen finden Sie in dem Dropdown links. Da die Texte nicht den Inhalt der Schreiben wiedergeben sollen, ist die Auswahl der Variablen fix begrenzt.

Zur Bearbeitung der Signatur

Das editierbare Widget Signatur bietet Ihnen die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen.

Absendergilt für alle Mails, die manuell ausgelöst werden.

Das bedeuten die Auswahlmöglichkeiten im Einzelnen:

• angemeldeter Benutzer = der Sachbearbeitenden selbst + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung
• ausgewählter Benutzer = ein Sachbearbeiter der Benutzerverwaltung nach Wahl + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung
• manuell = Maske zum Festlegen eigener Informationen und angepasster Gliederungsdaten.

Die Auflistung der Variablen unter Briefe&Mails wandert von ganz rechts nach ganz links in der Ansicht.

Seit 2020 wird aus technischen Gründen als Absenderadresse "noreply@drk-intern.de" verwendet. Klick ein Kunde dennoch auf Antworten, wird eine Antwortmailadresse mit Gliederungsbezug eingeblendet.
Mit dem aktuellen Rollout werden nun folgende Aktualisierungen zur Verfügung gestellt:

• Im Menüpunkt Einstellungen kann im neuen Feld "Antwortadresse FMV" eine Mailadresse hinterlegt werden.
• Ist diese befüllt, werden alle Mails mit dieser Antwortadresse versendet.
• Ist dieses Feld leer,  wird automatisch die Mail des Sachbearbeitenden angezeigt.

Mit Urkunde (Art. nr. 01081) sowie Urkunde, schlicht stehen zwei neue Vorlagen zur Verfügung.

Diese finden laut Styleguide des DRK Anwendung bei Dankschreiben und Jubiläen.

Die hochwertige Ausführung mit dem roten Balken ist im Rotkreuzshop als Druckvorlage bestellbar. Die schlichte Variante kann direkt über die MFV erstellt werden.

Das Widegt "Daten für ÜWT" wurde um folgende Optionen erweitert:

• Zahlbetrag einblenden
• Mitgliedsnummer im Verwendungszweck einblenden

Beide Neuerungen beziehen sich auf eine Mitgliedschaft beim Kunden.

Es stehen neue Vorlagen Urkunde, schlicht und Urkunde, blanko (Art. 01081) zur Verfügung.

Urkunde, blanko (Art. 01081) kann für die hochwertige Ausführung mit Heißfolienprägung bestellbar im Rotkreuzshop genutzt werden.

Laut Styleguide des DRK ist die Hochwertige Ausführung für Ehren- oder Dankesurkunden angedacht. Die schlichte Ausführung für Dankschrieben an Mitglieder für Ihren Einsatz.

Im Layouteditor wurde das Layout für Checkkartendrucker ergänzt: CR 80 landscape empty.

Das Rollout zur Umstellung der Briefe ist nun (11.12.2023, 17.30 Uhr) abgeschlossen.

Sie können wieder in den Modulen arbeiten. Für die Briefe /Mails oder Rechnungen werden ausschließlich die neuen Vorlagen angeboten und verwendet. 

Die bisherigen Vorlagen (individuell/Standard) sind noch einsehbar, können jedoch nicht mehr verwendet werden.

Wir haben die Funktionen zur Erstellung und zum Versand der Briefe intensiv getestet. Sollten bei Ihren eigenen Vorlagen dennoch Probleme auftreten, senden Sie eine Mail an support@drkservice.de mit dem Betreff Briefumstellung samt Screen auf dem das Problem ersichtlich wird. Vielen Dank!

Die Umstellung der Briefe findet am Montag, den 11.12.2023 ab 14.00 Uhr statt. 

Zur Vorbereitung: Bitte Drucken Sie alle Unterlagen/Schreiben, die Sie am 11.12.2023 sowie am 12.11.2023 benötigen noch auf Basis der alten Briefe bis ca. 13.45 Uhr aus.

Zur Durchführung:  Am 11.12.2023 ab 14.00 Uhr wird die alte Brieferstellung durch die neue Brieferstellung abgelöst. Ab diesem Zeitpunkt erstellen oder versenden Sie keine Briefe /Mails oder Rechnungen! Sie können während der Umstellung Daten von Mitgliedern/Spendern bearbeiten.

Nach der Umstellung: Wir informieren Sie in den Rolloutinfos , wenn die Umstellung erfolgreich abgeschlossen wurde. Sie können dann wieder wie gewohnt in den Modulen arbeiten. Für die Briefe /Mails oder Rechnungen werden ausschließlich die neuen Vorlagen angeboten und verwendet. Die bisherigen Vorlagen (individuell/Standard) sind dann noch einsehbar, können jedoch nicht mehr verwendet werden. 

In den Vorlagen wurde der Satz aufgneommen:

"Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen  Ja I Nein."

Es handelt sich hierbei um eine Checkbox, bei der Sie an zutreffender Stelle das Häkchen setzen müssen.

Da bei Jahresbeiträgen auf den Anhang verzichtet wird, ist der bisherige Satz "Ob es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt, ist der Anlage zur Sammelbestätigung zu entnehmen." in diesen Fällen nicht zutreffend und wurde daher von uns entfernt.

Ab sofort werden Sie bei Wechsel in den Bereich Briefe&Mails direkt auf den neuen Briefebereich weitergeleitet.

Wichtig! Nach wie vor können Sie die alten Vorlagen verwenden. Diese können Sie weiterhin über den Button "Briefe & Mails OLD " aufrufen und bearbeiten.

Der neue Editor und seine Briefe löst den alten Editor und die bisherigen Briefe erst am 01.12.2023 ab.

Die neuen Briefe können Sie bereits nutzen und mit Hilfe des Buttons "PDF" erstellen. Ausnahme: Zuwendungsbescheinigungen.

In den Vorlagen zu den Zuwendungsbestätigungen können Sie über das Widget Zuwendungsliste, beim Hinweis Verzicht auf Erstattung von Anwendungen zwischen Nein und Ja wählen. Je nach Auswahl wird die Spalte in der Auflistung der Einzelbeträge dann mit Ja oder Nein befüllt.

Die Änderungen der Einstellung in den Briefen werden erst nach Speicherung der Briefvorlage übernommen.

In der Vorlage Mitgliedsausweis (Art.nr. 01099) wurde der Bereich für den Mitgliedsausweis in ein Widget umgewandelt.

Dadurch können keine unbeabsichtigten Änderungen bei Zeilenabständen usw. vorgenommen werden.

Klicken Sie in der Briefvorlage mit der rechte Maustaste auf Mitgliedsausweis und dann auf Widget bearbeiten. Sie können nun optional die Anzeige der Nummer des Flugdienstes mit Hilfe der Checkbox bei Bedarf deaktivieren. Die Änderung wird erst nach Speicherung der Vorlage sichtbar.

Zusätzlich zeigt ein Hintergrundbild in der Vorschau den Bereich des Mitgliedsausweises für das entsprechende Briefpapier an. Achten Sie beim Ausdruck auf die Druckereinstellung Skalierung 100%.

Die Vorlage für einen Zahlschein bietet ab sofort folgende Optionen:

1. Der Beleg für den Kontoinhaber kann wahlweise links oder rechts positioniert werden

2. Die Daten vom Zahlungsempfänger, IBAN und BIC können optionaleingeblendet werden.

Die Änderungen können über das Widget "Daten für ÜWT" vorgenommen werden und werden nach der Speicherung sichtbar.

In der Vorschaufunktion wird der Überweisungsträger als Hintergrundbild angezeigt. Nutzen Sie für den Druck bitte entsprechendes Briefpapier mit integriertem Überweisungsträger.

Achten Sie beim Ausdruck auf die Skalierung von 100% in den Druckereinstellungen.

In dem Bereich Layouteditor haben wir folgende Erweiterungen eingefügt:

1. Die Variablen für das Feld Mandant Steuer-Nr. aus den Vereinsdaten ergänzt

2. Auswahl Logo BRK-Wasserwacht ergänzt

Folgende Ergänzungen wurden im Bereich Briefe&Mails new vorgenommen:

1. Zusätzliche Schriftgröße ergänzt

2. Verfügbare Variablen ergänzt.

3. Die JRK- Schriftart "Quicksand" ergänzt (Vorgabe Styleguide des JRK)

4. Neues Symbol Aufgabenliste in der Menüleiste für die Erstellung von Aufzählungen mit Checkbox

5. Neue Anzeige in der Buttonleiste in welchem Brief man sich befindet, z.B. aktueller Brief > Standardvorlagen> Namensschild Tisch

Sie können im Seitenmenü unter Layouteditor bestehende Layouts bearbeiten und als eigenes Layout abspeichern. Hier gehts zum Tutorial: Neue Brieferstellung - Teil 1 Das Layout.

Haben Sie Ihre Briefe mit Ihrem Layout verknüpft so besteht die Möglichkeit für den Brief selbst die Konfiguration des Layouts nochmals anzupassen. Wenn Sie z.B. abweichend von Ihrem Standard das Logo nicht auf der zweite Seiten benötigen oder die Ränder ab Seite 2 kleiner ausfallen sollen. So gehen Sie vor:

• Gehen Sie in Briefe&Mails und rufen Ihren gespeicherten Brief auf.
• Gehen Sie oben in der Buttonleiste auf Layouts.
• Jetzt öffnet sich ein neues Fenster. Im Bereich oben links wird das verknüpfte Layout angezeigt. Im Bereich unten links Konfigurator können Sie das Layout für diesen Brief konfigurieren.
• Wenn gesetzt, entfernen Sie das Häkchen bei Standardkonfiguration des Layouts verwenden.

In der Auflistung können Sie nun individuelle Anpassungen für diesen Brief vornehmen.

• Seitenzahl ein/ausblenden
• Logo ein/ausblenden
• Logo nur auf erster Seite aktivieren
• Logo wechseln
• ab zweiter Seite nur schmale Ränder, ohne Logo
• ab zweiter Seite kleineren Rand für oben (In der Regel bei Listen. In dem Fall kann das Kompaktlogo aufgrund der Schutzzone nicht angezeigt werden. Nutzen Sie hier ggf. das Langlogo)

Werden Firmendubletten zusammengelegt, dann werden alle Mitarbeitenden und Ansprechpersonen dieser Firma zugeordnet. Alte Verknüpfungen zur früheren Firma werden gelöscht.

Hinweis:

Auch wenn für den Sachbearbeitenden aufgrund der Sichtprüfung Firmen im Dublettenabgleich als "dieselbe Firma" erkannt werden, handelt es sich technisch um zwei (oder mehr) unterschiedliche Firmendatensätze mit unterschiedlichen KundenIDs.

Durch die Zusammenlegung von Firmen ziehen daher die Ansprechpersonen und Mitarbeitenden in die neue Firma um.

Dieser Prozess wurde optimiert.

Lernen Sie die neue Brieferstellung kennen!

Die neue Brieferstellung ermöglicht Ihnen die einfachere Bearbeitung von Texten und Layouts. Sie können nun aktiv die neuen Funktionen zum Erstellen von Texten ausprobieren am Bsp. eines normalen Geschäftsbriefes.

Was ist neu?

• Die Trennung von Text und Layout. Somit können Inhalte einfacher überabeitet werden, ganz ohne HTML-Kenntnisse.
• Einfachere Einbindung von Bildern an der gewünschten Stelle.
• Automatische Seitenumbrüche sowie einfaches Einfügen von manuellen Seitenumbrüchen.
• Eigene Briefvorlagen abändern ohne eine Kopie des Briefes anlegen zu müssen.
• Einfaches Einfügen von nutzbaren Variablen, je nach verwendeter Vorlage.
• Angepasste Anzeige der Briefvorlagen je nach Modul.
   

Wo können Sie die neuen Funktionen einsehen und bereits testen?

In den CRM-Modulen im Menüpunkt "Briefe & Mails" wechseln auf "Briefe & Mails NEW".
Lernen Sie die neuen Funktion zunächst am regulären Geschäftsbrief "Briefbogen DIN A4" kennen. Hierfür stehen Tutorials zur Verfügung.
 

Wie geht es weiter?

Weitere Briefvorlagen werden sukzessive zur Verfügung gestellt.
In weiteren Tutorials zeigen wir Ihnen wie Sie Spendenquittungen bearbeiten und nutzen können sowie die Berarbeitung von Layouts.
Sie erhalten von uns einen Fahrplan, wann ausschließlich nur noch die neuen Briefe genutzt werden können.

Mit Hilfe der Funktion Kundentransfer können Mitglieder/Spender als Kopie aus dem Kreisverband in einen Ortsverein übergeben werden.

Dies ist aus der Mitgliedermaske heraus einzeln möglich oder über die Suche mit mehreren Datensätzen gleichzeitig.

Wer kann diese Funktion nutzen?

• FMV-Kunden, deren Vertrag eine zusätzliche Einzelnutzung von Ortsvereinen als Untermandant vorsieht.
• FMV-Kunden, die mit s.g. Übergangsortsvereinen arbeiten, wenn nach Werberaktionen die neuen Mitglieder/Spenden vorübergehend beim KV in einem gesonderten Ortsverein verbleiben.

Wie passiert nach dem Transfer beim OV?

• Nach erfolgreicher Übertragung wird beim OV eine Kopie des Mitglieds/Spenders angelegt.
• Die Beitragshistorie sowie bis dato erstellte Schreiben werden nicht übertragen.

Was passiert nach dem Transfer beim KV?

• Die Kundenbeziehungen des Mitglied/Spender werden auf gekündigt gesetzt.
• Das Kündigungsdatum ist der Tag der Übertragung.
• Der Beitrittsstopp ist der Tag der Übertragung.
• Als Kündigungsgrund wird OV-Wechsel hinterlegt.
• Unter Bemerkung wird ein Hinweis eingeblendet: Kundentransfer am tt.mm.yyyy zu "Musterbach"

Die Funktion kann dann auf Wunsch bei den entsprechenden Kreisverbänden aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich an support@drkservice.de.

Der Suchfilter für die Fördermitgliederverwaltung (FMV) wurde optimiert, so dass ein Kündigungsdatum besser eingegrenzt werden kann.

Bei der Erstellung von Briefen für natürliche Personen wird -sofern vorhanden- die in den Stammdaten hinterlegte Firma nicht ins Adressefeld übernommen.

Der Export der Fördermitglieder über die Suche um die Spalte „Jahresbeitrag“ wurde ergänzt.

Die Anzeige stellt Jubiläen wie 10, 15, 20, 25 Jahre usw. dar. Daher ist die Abfrage nach dazwischenliegenden Beitrittsjahren nicht zielführend. Der Filter "Beitrittsjahr" wird daher deaktiviert. Nutzen Sie bitte das Feld "Jubiläumsjahr" für Auswertungen.

Über die Suche > Suchort: Kundenbeziehung > Filter > Orstverein: kein

auswälen, dann wird eine Liste alle Mitglieder /Spender erstellt, ohne entsprechende Zuordnung.

Hier veröffentlichen wir den aktuellen Stand zur Umsetzung der neuen Briefgenerierung.

Wir überarbeiten seit Mitte 2021 die gesamte Brieferstellung. In diesem Zusammenhang wird auch ein neuer und vor allem einfacher zu bedienender Brief-Editor in das System einbaut. Die inhaltlichen Änderungen können mit diesem wesentlich einfacher selbst durchgeführt werden.

30.05.2022 Der neue Briefeditor wird nun sukzessive eingeführt, beginnend mit Briefvorlagen aus KDB und FMV.  Sie haben nun die Möglichkeit einen Teil der Oberfläche kennenzulernen und zunächst die inhaltliche Bearbeitung der bereitgestellten Vorlagen selbst zu testen. Im Menüpunkt "Briefe &Mails" klicken Sie auf den neuen Funktionsbutton "Briefe&Mails: NEW".

• Unter "Allgemeine Vorlagen"  werden die zentralen Vorlagen angezeigt.
• Unter "Eigene Vorlagen" werden alle gespeicherten Vorlagen abeglegt. Die Trennung zwischen KV und eigenen Vorlagen entfällt.
• Die Vorlagen werden Modulweise angboten und variieren daher je nachdem in welchem Modul Sie sich befinden und welchen Brief sie genutzt haben.
• Die Briefe vererben die Informatione,  um welche Vorlage es sich urspünglich gehandelt hat weiter. Zu erkennen ist dies nun durch das Mouseover beim Briefnamen durch "abgeleitet von".
• Unter der Auswahl "Variablen" stehen die möglichen Variablen für den ausgewählten Brief zur Verfügung.

Es folgen anschließend die Funktionsbriefe und Briefe aus der Kursteilnahmeverwaltung, begleitet von der Möglichkeit PDFs und eigene Layouts zu erstellen. Sie können den aktuellen Stand mit jedem Rollout weiterverfolgen.

Ab sofort stehen in dem Modul Kursteilnahmeverwaltung nur noch Mitglieder/Spender aus dem Modul FMV zur Auswahl, die bereits über eine Kundenbeziehung in dem Modul KTV verfügen.

Wird ein solcher Datensatz in der KTV ausgewählt, dann sind die Adressdaten ausgegraut und lassen sich nur in der FMV bearbeiten.

Um die Transparenz zu Erhöhen zeigt Ihnen das neue Feld "Module" in den Stammdaten an, in welchen ggf. weiteren Modulen das Mitglied ebenfalls Kunde ist.

Im Re-Import steht nun auch die Spalte "Bemerkung/Vertraulich" zur Verfügung.

Hinweise zu Textfeldern:

• Wird das Feld leer importiert, bleiben bestehende Daten erhalten.
• Wird eine neue Bemerkung eingetragen und importiert, werden bestehende Daten überschrieben.
• Wird der bestehende Text um eine Bemerkung angereichert, wird der gesamte Text importiert.

Der Export unter Buchungen und Jahresquittungen ist um den Verwendungszweck sowie die Anschriften erweitert worden.

Soll ein Re-Import durchgeführt werden, dann funktioniert dies nur zuverlässig, wenn keine doppelten, aktiven Kundenbeziehungen bei einem Mitglied vorliegen.

Ein entsprechender Hinweis wird nun bereits beim Erstellen der Re-Export-Datei angezeigt. Erst nach der Bereinigung kann eine korrekter Re-Export / Import durchgeführt werden.

In den Exportdateien unter Statistik wurden die Spalten Geburtsdatum, Beitrittsdatum und Ortsverein ergänzt

In der Statistik wurde die Gesamtübersicht für Ortsvereine aufgenommen.

Künftig sind vierstellige PLZ bei manueller Anlage von Kunden z.B. aus Österreich in den Stammdaten zulässig.

Da der Kundenstatus in den Stammdaten immer wieder zu Verwirrungen geführt hat, wird dieser aus den Stammdaten sowie den Listen entfernt.

Die Protokolle in den Stammdaten wurde aktualisiert und optimiert. Es wird angezeigt

• in welchem Modul eine Änderung durchgeführt wurde, (Modulübergreifende Änderungen aus z.B. FMV, KTV, KDB)
• welcher Mitarbeiter die Änderung durchgeführt hat,
• wann die Änderung erfolgt ist sowie
• in welchem Bereich der Änderung erfolgt ist.

Der Bereich Statistik wurde überarbeitet und die Berechnung von Kenngrößen optmiert.

Es wurden und werden auch künftig keine Kennzahlen zum Jahreswechsel festgeschrieben. Das heißt, bei einem Aufruf einer Kennzahl aus dem Vorjahr, sind stets die zwischenzeitlichen Änderungen eingeflossen. Die grafische Übersicht in Tabellenform unter „Statistik“ hat dies allerdings suggeriert. Das hat zu Irritationen und auch zur Abweichungen auf anderem Weg gewonnen Kenngrößen geführt. Daher wird künftig nur noch das aktuelle Jahr sowie Monat und Vormonat angezeigt.

Um den Abruf von Kennzahlen zu erleichtern, gibt es ab sofort nur noch eine zentrale Anlaufstelle. Dazu wurden die Exportliste zunächst vereinheitlicht und dann zusammengeführt. Die separaten Menüpunkte im Seitenbaum "KV OV Bericht" sowie „Stat. Erhebungsbogen“ sind ab sofort über den aufgeräumten Bereich „Statistik“ zu erreichen. Die bisherigen Anlagen der KV/OV Bericht erreichen Sie durch abtauchen in die jeweiligen Kennzahlen (Klick auf grün hinterlegte Kennzahl in Spalte "2020 b. heute).

Die nicht exportierbaren Grafiken zur Statistik wurden entfernt. Mit Hilfe des Exportes können Sie selbst Grafiken auf nachvollziehbarer Datenbasis erstellen.

Der Bezahlstatus "RückLS, Beitragsstopp, ohne o." wurde in die Statistik integriert.

Das Feld "Bemerkung" in den Stammdaten wird durch Anklicken vergrößert über die Maske gelegt. Der komplette Inhalt lässt sich so besser einsehen. Ergänzungen können bei Bedarf in diesem geöffneten Fenster eingetragen werden.

Ab sofort können Sie mit dem neuen Auswahlfeld "Firma/Person" gezielt nach Firmen suchen und sich die Ergebnisse anzeigen lassen. Durch Auswahl "Firma" können Sie nach ganzen Firmennamen suchen. Zuvor wurde sonst nur mit dem ersten Bestandteils des Firmennamens (bei mehrteiligen Firmennamen)

Ab sofort steht Ihnen mit der Vorlage "Zuwendungsbescheinigung" eine neue "Multifunktionsvorlage" für Sammelbestätigungen von Spenden- und Mitgliedsbeiträgen bereit.

Die Besonderheit: Jährliche Mitgliedsbeiträge werden ohne die zusätzliche Aufstellung der Zahlungen erstellt. 

Bei mehreren vorliegenden Zahlungen (monat-, viertel- oder halbjährliche Zahlungen) erfolgt weiterhin automatisch ein Anhang mit der Aufstellung der Einzelzahlungen.

Die neue Vorlage finden Sie unter: Einzel- und Serienbriefe - Mitgliederverwaltung - Quittung M/Sp - "M./Sp. Zuwendungsbescheinigung"

Zentral platzierter Hinweis in den Stammdaten "Änderungen an den Stammdaten erfolgen stets modulübergreifend! (Ausnahme Bankdaten)".

In den Vereinsdaten können nun zwei unterschiedliche Flugdienstkosten hinterlegt werden, die dann entsprechenden des ausgewählten Jahres in den Spendenquittungen herangezogen werden.

1.  Sie können nun gezielt nach Nachnamen (Name) bzw. Firmennamen (Firma) suchen.

2. Der Dublettencheck erfolgt nun modulweise. Für das Modul KTV gilt: Es werden nur noch die Teilnehmer angezeigt, die ausschließlich Kurskundenbeziehungen besitzen.

3. Der Suchalgorithmus wurde so verändert, dass im Dublettenablgleich Kunden bzw. Firmen angezeigt werden, bei den der Name identisch ist. Somit wird die Anzahl der zuvor vielfach angezeigten Nicht-Dubletten reduziert.

Die Kriterien sind nun wie folgt:

• Kriterien unter „Name & Adresse“:
  • Name – voll
  • Vorname – erster Buchstabe
  • PLZ – voll
  • Straße – die ersten 5 Buchstaben
  • Ort – erster Buchstabe

• Kriterien unter „Name & Geburtsdatum“:
  • Name – voll
  • Vorname – erster Buchstabe
  • Geburtsdatum – voll

• Kriterien unter „Firmenname & Adresse“:
  • Name Firma – voll
  • PLZ – voll
  • Straße – die ersten 5 Buchstaben
  • Org 2 – erster Buchstabe
  • Ort – erster Buchstabe

Wiedervorlagen können nun unterstützend mit einer automatischen Mail in Erinnerung gerufen werden. Die Erinnerung wird automatisch je nach Auswahl 1 Tag, 30 Minuten und 15 Minuten vor dem gesetzten Termin automatisch versendet.

Die Wiedervorlagen können entweder über den Menüpunkt „Wiedervorlage“ im Seitenbaum erstellt werden oder in der Kundenmaske unter „Kontakt In/Out und Wiedervorlage“.

Unter Vereinsdaten können Bankverbindungen der Gliederung hinterlegt werden. Diese können nun getrennt voneinander für das Modul FMV und das Modul KTV hinterlegt werden.

Künftig werden die Bankverbindung modulweise hinterlegt. Bestehende Bankdaten werden per Migration in die neue Systematik überführt. Wenn bereits Kontodaten bei einem Kunden hinterlegt sind, dann werden diese wie gewohnt in der Kunden-/Mitglieds-/Teilnehmermaske (Maske) angezeigt. An der Darstellung ändert sich für Sie nichts.

Das bleibt wie bisher:

• Die Kontoverbindungen werden in Kunden-/Mitglieds-/Teilnehmermaske (Maske) angezeigt.
• Kontoverbindungsdaten aus Onlineanmeldungen werden in das Modul übernommen

Neu: Über die Lupe bei Banken in der Maske können Sie sich alle bestehenden Bankverbindungen anzeigen lassen.

Neu: Sie können aus dem Pool an Bankverbindungen festlegen, welche Bankverbindung in Ihrem Modul verwendet werden soll. Die Zuordnung erfolgt durch setzen eines Häkchens.

Neu: Welche Bankverbindungen einem Modul zugeordnet wurden, wird in der Spalte „Bereich“ dargestellt. Liegt eine Zuordnung vor, so können Änderungen nur aus dem jeweiligen Modul heraus vorgenommen werden. In diesen Fällen stehen sowohl das Löschsymbol als auch der Speicher-Button zur Verfügung.

Wird unter „Bereich“ keine Zuordnung zu einem Modul angezeigt, dann kann die Bankverbindung aus allen Modulen heraus bearbeitet werden.

Innerhalb der Übersicht, können Sie Bankverbindungen anderer Module für die eigene Bearbeitung kopieren aber auch neue Bankverbindungen aufnehmen.

Das System prüft im Zuge der Sammlung nach Zahlungsdaten (00:05, 13:00 und 20:00 Uhr), ob ein tagesaktuelles Kündigungsdatum vorhanden ist. Wenn ein Kündigungsdatum vorhanden, wird automatisch ein Beitragsstopp gesetzt, so dass kein offener Betrag mehr in der Beitragshistorie generiert wird.

Das System prüft im Zuge der Sammlung nach Zahlungsdaten (00:05, 13:00 und 20:00 Uhr), ob ein tagesaktuelles Kündigungsdatum vorhanden ist. Wenn ein Kündigungsdatum vorhanden, wird neben dem Setzen des Beitragsstopps, der Bez.status auf "gekündigt" gesetzt.

Voraussetzung: Hinterlegung Mindestbeitrag Mitgliedschaft / Jahr in den Vereinsdaten:

Ist ein Eintrag Flugdienst vorhanden, kann in der Suche danach gefiltert werden:

In den Mitgliedsstammdaten wählen Sie die Zeitschriftentitel aus, die das jeweilige Mitglied bezieht. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Anschließend „Speichern“ nicht vergessen!

In der FMV-Suche kann nach Zeitschriftentitel gefiltert werden. Eine Mehrfachauswahl bis zu 3 Zeitungstiteln ist möglich:

Da das Löschen von Mitgliedsdaten weitreichende Auswirkungen hat, die bedacht werden müssen, wird mit betätigen des Lösch-Buttons in der FMV ein eindringlicher Warnhinweis erfolgen:

Das Löschen aus anderen Modulen (KDB, KTV), von Kunden, die eine Mitglieds- und/oder Spendenbeziehung haben, wird komplett unterbunden. Beim Versuch einen Kunden, der auch eine Kundenbeziehung in der FMV hat zu löschen, erscheint folgender Hinweis:

Über den Menüpunkt Jahresquittungen werden Mitglieder/Spender mit bereits ausgestellten Bescheinigungen nicht aufgelistet. Sie haben aber die Möglichkeit, z.B. um eine Auswertung zu erhalten, Mitglieder/Spender mit bereits quittierten Bescheinigungen aufzulisten. Erstellen Sie mit den bereits quittieren Mitgliedern die Serienbriefdatei, erhalten diese die Kennzeichnung „Kopie“ im Dokument.

Bei Popup-Fenstern wie das Mitgliedsbeziehungsformular mit separatem Speicherbutton entfällt nach Speicherung von Änderungen/Eingaben/Aktualisierungen innerhalb dieses Fensters die zusätzliche Speicherung vor Verlassen des Datensatzes.

Die Ergebnisübersicht der Buchungslisten wurde um die Spalte Bez.Status (gekündigt, zahlend, beitragsfrei) erweitert

Variable/Brief:

Das Eingabefeld „Eintritt“ wird umbenannt in „Beitrittsdatum“ und in den Eingabeblock „Konto Mitgliedschaft“ aufgenommen. Das Feld „Eintritt“ bleibt als Feld als reines Darstellungsfeld in der Ansicht erhalten und zeigt stets das Beitrittsdatum einer bestehenden Mitgliedschaft an.

Damit gewährleistet ist, dass die Ausstellung der Zuwendungsbescheinigungen und die Berechnungen im Mitgliedskonto korrekt sind, richten Sie sich bitte nach folgendem Workflow:

Beispiel: 

1. Von einem gebuchten Datensatz mit 55 €, Wertstellungsdatum 28.02.2019, sollen 30 € zurück überwiesen werden.

  a.  Beitragshistorien-DS wird auf ausgebucht/storniert gesetzt

  b.  Ein neuer Buchungssatz wird manuell mit 15 € - bezahlt – ursprüngliches Wertstellungsdatum 28.02.2019 angelegt.

2.  Von einem gebuchten Datensatz soll der komplette Betrag zurück überwiesen werden.
       -  Beitragshistorien-DS wird auf ausgebucht/storniert gesetzt.

Datensätze, die in der Import-Liste fehlerhaft sind, deshalb nicht importiert werden, werden vor dem Upload mit entsprechendem Fehler angezeigt.

Somit existiert die Möglichkeit fehlerhafte Datensätze vor dem Import zu erkennen und zu korrigieren.

Um beispielsweise Buchungssätze, die mit einem bestimmten Verwendungszweck eingebucht wurden filtern zu können, wurde das Auswahl-Feld „Verw.-Zw.:" hinzugefügt.

• Demzufolge wird „Minderung oder Erhöhung“ angezeigt.
• Der Differenzbetrag wird angezeigt
• Das Datum der Änderung wird angezeigt

• SEPA-Fehlerliste
  Aus aktuellem Anlass werden keine SEPA-Einzüge ohne gültiges Mandatsdatum durchgeführt. Kunden mit Unstimmigkeiten bei der IBAN, beim Mandatsdatum und/ oder der Mandatsreferenznummer werden in der SEPA-Fehlerliste aufgeführt. Der Button für die SEPA-Fehlerliste erscheint im SEPA-Export nur, wenn für die aktuellen Fälligkeiten tatsächlich Abweichungen festgestellt werden.
  
  Bitte prüfen Sie die diese Angaben beim Kunden. Sobald Sie die Daten aktualisiert haben, wird die fällige Lastschrift-Zahlung an die SEPA übergeben. Unterlassen Sie die Prüfung, können Ihnen Mitgliedsbeiträge entgehen.               
• Bezugsdatum
  Bezugspersonen (BZP) sind Personen, die als Kontakt bei einem Kunden hinterlegt werden können. BZP wie z.B. Betreuungsvereine können unterschiedlichen Kunden zugeordnet werden. Bei einem Kunden können selbstverständlich mehrere BZP hinterlegt werden.
  
  Das neue Feld „Bezugsperson“ finden Sie in den Stammdaten.
  
  Wichtig: Das bisherige Feld „Familie“ sowie die beiden Felder bei „prim. Kont.person“ entfallen. Die Daten werden zur Sicherung in das Feld „Bemerkung“ verschoben. Bitte führen Sie die Verknüpfung selbständig nach.
  
  Hinweis: Bezugspersonen erhalten bei Anlage in der FMV automatisch den Status „Mitgliedschaft“. Wenn die BZP selbst kein Mitglied ist, setzen Sie die Beziehung ggf. passiv.
  
  Eine Anleitung zur Erstellung von Bezugsperson finden Sie ab nächster Woche in unserem Pflichtenheft.

• Liste der Buchungen
  Unter Buchungen können die Zahlungen nun auch nach Ortsvereinen selektiert werden. Ein zusätzliches Kontrollfenster bezüglich der Anzahl und der Gesamtsumme der selektierten Kunden wurde hinzugefügt.
• Debitorennummern für Mitglieder und Spender
  Jedes Mitglied und jeder Spender erhält, wenn gewünscht, eine Debitorennummer. Die Aktivierung des Automatismus erfolgt über den Menüpunkt "Einstellungen" in der linken Menüleiste. Anschließend wird bei neuen Kunden automatisch eine Debitorennummer angelegt. Das gilt sowohl für manuell angelegte Kunden als auch Kunden die per Excel ins System importiert werden. Anhand bestehender Debitorennummern werden die Aktualisierungen von Stammdaten möglich. Debitorennummern werden vom System erstellt und können daher nicht importiert werden.
• Mitgliedsnummern werden über Mitgliedsbeziehungsdaten verwaltet
  Ab sofort wird die Mitgliedsnummer in den Mitgliedsbeziehungsdaten eingetragen. Das neue Feld in der Mitgliedsbeziehung lautet „Kundennummer“. Ist der Automatismus in den Vereinsdaten zur Erstellung der Mitgliedsnummer aktiviert, erhalten neue Mitglieder automatisch eine Mitgliedsnummer. Das bisherige Feld "Mitgliedsnr." in den Stammdaten dient weiterhin zur Ansicht.

• Projekt Jubiläumsliste
  Wer 10, 25 oder 40 Jahre Mitglied im DRK ist, freut sich über eine Urkunde. Besonders Ortsvereine arbeiten gerne damit. Die spezielle Suche und hinterlegte Urkunden machen dies leicht.
• Erstellung Mandatsreferenz
  Prüfung auf neue Zahlungen für die SEPA erfolgt jetzt um 13.00 Uhr und um 00.00 Uhr täglich. Das bedeutet, dass neue Mitglieder, die vor 13.00 Uhr im System angelegt werden, bereits ab 13.15 Uhr eine Mandatsreferenz erhalten und bei Fälligkeit in der SEPA erscheinen.
• Jahresquittungen
  Neue Vorlagen mit auswechselbarer blauer Unterschrift.

1. FMV – Beitragshistorienimport Zahlung Nachkomma
   Import: Beitrag = 2,5
2. FMV – Beitragshistorie
   Detailanzeige Bei allen Einträge in der BHI wurde der Zahlungs-Rhythmus einmalig angezeigt.
3. FMV – Fehlerliste um Spalte "Fälligkeit" ergänzt FMV:
   SEPA: Fehlerliste um Spalte "Fälligkeit" ergänzen
4. FMV – Statistik:
   OV Übersicht + OV Bericht Statistik: OV Übersicht + OV Bericht In der Statistik Übersicht als auch im OV-Bericht wird für den Vormonat das realisierte Beitragsaufkommen korrekt angezeigt wird. In jedem OV Bericht werden Austritte korrekt angezeigt.
5. FMV – Einmalzahlungen
   Codesegment von Herrn Dost für die Einmalzahlungen hinzugefügt. Nach Einmalzahlung wird Beitragsstopp hinzugefügt, somit wird keine erneute Zahlung ausgelöst. INFO: Beitragstopp wird nach Eintragung in Beitragshistorie automatisch gesetzt.
6. FMV – Beitraghshistorie
   FMV / KTV Beitragshistorie FMV sieht nur Spenden/MitgliedschaftKTV sieht alle Kurse, aber keine Spenden und Mitgliedschaft
7. FMV – OV-Bericht
   Titel anpassen PDF Titel ergänzen mit Monat = Monatsbericht ("Monatsname") Mitgliederstatistik ….
8. FMV – Weiteres Bemerkungsfeld hinzufügen Wunsch von KV Goslar:
   Es soll ein weiteres Bemerkungsfeld für vertrauliche Notizen bei den FMV-Zahlungsdaten hinzugefügt werden. Textarea hinzugefügt "Bemerkungsfeld/ Vertraulich"
9. FMV – Statistik Grafik erweitert Durchschnitt Spender + Mitgliedsbeiträge in der Grafik hinzugefügt
10. FMV – Statistik
    Nacharbeiten FMV Statitisk 16.11.2016
• Grafik der Neuzugänge prüfen und mit den Zahlen der Mitglieder/Neuzugänge innerhalb der Liste abgleichen
• CSV-Export prüfen, es kam zu einem Javascriptfehler beim Öffnen
• OV Bericht / KV Bericht - Jahreszahlen prüfen und korrigieren
• In Spendenliste / Spendenbeitrag Durchschnitt hinzufügen
• zwei Balkendiagramme hinzufügen - Durchschnitt Mitgliedsbeitrag und Spende (für die letzten drei Jahre), diese nebeneinander setzen (unter Beitragsvolumen realisiert)
• Aktualisierung prüfen
• Übersicht: Mitgliedsbeiträgen: „Beitragsvolumen realisiert“ = „durchschnittlicher Beitrag pro Mitglied“.

• Beitragshistorie
  • alle manuellen Einträge werden im Protokoll erfasst
  • Vorjahreswert für Mitgliedschaft und Spenden korrigiert
• SEPA-Warnhinweis
  Nichthinterlegte Gläubiger-ID führt zu Warnhinweis
• Beitragszahlungsimport:
  Import von Erstattungen/Minusbeiträgen nun möglich, Bsp: "-50,00"
• Kontakthistorie Out
  Eintrag „Besuch“ manuell eingebbar
• Eigene Vorlagen
  Einbindung von eigenen Bildern: Bild wird angezeigt, führt nicht mehr zum Zwei-Seitenausdruck
• Importtabelle
  Partnerdaten mit Status möglich
• Buchungen
  Liste der Buchungen: bei Zurücksetzen werden alle Felder geleert

• Generationswechsel der Programmbasis
• Sicherstellung des Einsatzes auf aktueller Serverhardware
• Beschleunigung der Arbeitszeiten
• Exportfunktionen unter Excel erneuert

• Beitragshistorien können mit Hilfe des Imports für die Beitragshistorie in das System übernommen werden.
• Bei manueller Eingabe von Rücklastschriften, wird automatisch ein Beitragsstopp gesetzt, so dass bis auf weiteres keine weitere Lastschrift automatisch generiert wird.

• Statistik: Neumitglieder-Zugänge präzisiert (Beitrittsdatum, Status, Zeitraum)
• Statistik: Neumitglieder Jahresbeitragsvolumen (1. Fälligkeit, Status aktiv, Zeitraum)
• Kündigung: Workflowverbesserung durch Blinken der vier zusammengehörigen Eingabefelder (Beitragstopp, Austritt, Status, Grund) 

• Dev-Version (vom Entwicklerserver) wird Live gestellt (auf Liveserver)
• Beitragshistorie um Payment method erweitert werden sowie ein Bemerkungsfeld

• Suchen: gezielte Suche nach Spendenquittungsempfänger möglich (Mitglieder, bezahlt, Dez. 2014)
• Buchungen: Übergaben an Serienbriefe möglich
• Spendenquittungsausdruck: Basisjahr 2014
• Mitgliedsnummer: komplizierte Nummernkreise werden möglich mit Präfix etc.