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  1. KTV

Übersicht aller CRM-Änderungen

Übersicht aller Kursteilnehmerverwaltung (KTV) Neuerungen

  • Protokollierung Abrechnung von Reservierungen (08.09.2021)

    Werden über den Bereich Abrechnung für angelegte Reservierungen Rechnungen erstellt, dann wird dies im Protokoll (Kurstermin> Abrechnung> Protokoll) vermerkt.

  • Gutschriften nicht stornierbar (08.09.2021)

    Gutschriften (Stornorechnungen) können nicht stoniert werden.

    Im Rechnungsjournal unter Rechungsdaten: Erstellte freie Gutschriften (Teilstornierungen) können noch verworfen werden. Dazu auf den Button "Storno" klicken. Die verworfenen Rechungsdaten samt Rechungsnummer werden ausgegraut unter Gebuchte Rechnungen abgelegt.

    Im Rechnungsjournal unter Gebuchte Rechnungen: Erstellte freie Gutschriften (Teilstornierungen) können nicht storniert werden. Bei Klick auf den Button "Storno" erscheint der Hinweis: Eine freie Gutschrift kann nicht storniert werden!

     

  • Freie Rechnung /Gutschrift um AP ergänzt (18.08.2021)

    Bei der freien Rechnung/Gutschrift können nun bei Bedarf auch Ansprechpersonen ausgewählt und somit in die Briefvorlage übernommen werden.

  • Kurs voll - Aussetzen der automatisierten Datenübernahme im Onlinebereich (18.08.2021)

    Hinweise zu Überbuchungen nehmen wir sehr ernst. Daher arbeiten wir kontinuierlich daran die Prozesse in diesem Bereich aufgrund eingegangener Hinweise zu optimieren.

    Die aktuellen Formulare der Musterwebseiten Typo3 9.5 wurde daher auch schon mit Zusatzfunktionen ausgestattet:

    • Werden Links zur Anmeldung von Onlineanmeldung von Interessierten gespeichert und später erneut aufgerufen, so erhält der Kunden/die Kundin den Hinweis: "Es tut uns Leid, es sind keine freien Plätze mehr verfügbar."
    • Hat ein Interessent das Anmeldeformular bereits geöffnet, bearbeitet dieses und sendet es ab, so wird auf der Webseite die Info ausgegeben: "Achtung, der Kurs wurde überbucht. Eine Verschiebung auf einen anderen Kurstermin ist wahrscheinlich.", wenn der Platz zwischenzeitlich andersweitig vergeben wurde. Hier setzt die aktuelle Neuerung an.


    Der Webservice prüft sowohl in der Version 7.6 als auch 9.5. die tatsächliche noch im System hinterlegte Anzahl der freien Plätze. Stimmt diese nicht (mehr) überein, so werden diese Anmeldungen ab sofort von der Automatischen Datenübernahmen + Mailbestätigung ausgenommen. D.h. die Anmeldung verbleibt im Bereich Onlineanmeldung und wird mit einem roten Ausrufezeichen versehen.

    Sie haben nun die Wahl: Kontakt zur Ansprechperson/Interessierten aufzunehmen, alternativen Termin anzubieten, die Anmeldung ohne Bestätigung ins System zu übernehmen und dann nach Absprache die TN zu verschieben oder löschen.

  • Überarbeitung des Formular für die Abrechnung von EH-Kursen (11.08.2021)

    Ab sofort stellt die VGB ein überarbeitetes Formular für die Abrechnung von Erste-Hilfe-Kursen zur Verfügung.

    Die Standardvorlagen

    Die bestehenden Standardvorlagen werden aktualisert und umbenannt. Wenn Sie die Standardvorlagen in den Kursgrundeinstellungen undKursterminen hinterlegt haben, müsse Sie nichts weiter tun.

    Folgende Vorlagen wurden aktualisert und stehen im Bereich Briefe & Mails im Ordner Abrechnung Neu zur Verfügung.

    • TN BG 2021 BG 2021 leer
    • TN BG 2021 o ASP
    • TN BG 2021 Teilblanko
    • TN BG  2021 Teilblanko2

     

    Folgende Vorlagen wurden aktualisert und stehen im Bereich Briefe & Mails im Ordner Mail zur Verfügung.

    • eMail BG-Firma
    • eMail BG-Firma BRK

     

    Was passiert mit den eigenen Vorlagen?

    Wenn Sie eigene Vorlagen verwenden, müssen SIe diese anpassen / anpassen lassen. Bitte beachten SIe bei Änderungen der Vorlage eMail BG- Firma und eMail BG-Firma BRK die notwendige Entfernung des HTMl-codes vor Speicherung der Vorlage. Hinweise finden SIe in der Anleitung zur Bearbeitung von Funktionsbriefen hier.

     

    Was bedeutet das für das bisherige Anmeldeformular?

    Nach Rücksprache mit der VGB behält das bisherige "Anmeldeformular" aus 2018 weiter seine Gültigkeit, soll aber durch den Einsatz des neuen Vordrucks „Abrechnungsformular“ sukzessive abgelöst werden.
     

     

  • Kennzeichnung eines Kurstermins als abgerechnet in Kursübersicht (21.07.2021)

    Die Funktion, dass Kurstermine unter bestimmten Voraussetzungen in der Kursübersicht automatisch auf abgerechnet gesetzt werden, wurde nun an den aktuellen Abrechungsworkflow angepasst und steht wieder zur Verfügung.

    Hinweis: Bei Kursen die Reservierungen enthalten oder ausschließlich Paypalzahlungen greift der Automatismus nicht. Bitte setzten Sie hier nach Abrechnung des Kurses das Häkchen selbst in der Übersicht. 

  • Optmierungen bei Freier Rechnung / Gutschrift (21.07.2021)

    Auf der Briefvorlage:

    Der bisherige einfache Zusatz MwSt. in der Briefvorlage wird ergänzt durch den ausgewählten Prozentsatz.

     

    Bei der Erstellung einer neuen freien Rechnung/Gutschrift:

    Analog zu den regulären Rechnungen, wird ab sofort die Rechnungsadresse des ausgewählten Kunden angezeigt und in der Rechnung verwendet.  Ist keine abweichende Rechungsadresse vorhanden, wird automatisch die reguläre Adresse verwendet. Änderungen an der Rechnungsadresse via dem Rechungsjournal werden nicht an die Stammdaten zurückgespiegelt.

  • Optimierungen bei Rechnungsvorlage der BG-Sammelabrechnung (21.07.2021)

    Die Vorlagen der BG-Sammelvorlagen wurde aktualisert.

    • Anpassung der Vorlage an das neue Geschäftsbriefdesign in Anlehnung an den DRK-Styleguide.
    • Der Vermerk Debitorennummer ist nun eine Variable. Bleibt das Feld "Debitoren-Nr." in der Vorschau zu den Buchungsdaten leer, so erscheint auch kein enstprechender leerer Vermerk auf der Rechnung. Dieser wird nur angezeigt, wenn eine Debitorennummer vorhanden ist.
    • Ist in der BG-Liste ein Ansprechpartner hinterlegt, so wird dieser künftig in die Rechnung übernommen.

     

  • TN-Bermerkung mit Hinweis zur Zahlweise (21.07.2021)

    Kurstermin> Teilnehmer

    Bereits etabliert ist die automatische Eintragung Kursgebühr mit Paypal bezahlt im Feld TN-Bemerkung bei Selbstzahlern, die ihre Kursanmeldung mit einer der Zahlungsmöglichkeiten per Paypal abgeschlossen haben.

    Die automatische Eintragung für Lastschirft wurde nun überarbeitet. Teilnehmer, die eine Kontoverbindung bei der Onlineanmeldung angeben, erhalten automatisch der Eintrag Lastschrift.

  • Kurstermin explizit für das Firmenportal freigeben (21.07.2021)

    Neben der Websuche und Termineinspiegelung auf der Webseite können künftig auch Kurstermine für die Anzeige im  Firmenportal (FPO) deaktiviert werden.

    Hinweis: Diese Funktion bietet allen KTV-Kunden einen Mehrwert, die Optinional das Firmeportal (FPO) zur KTV dazugebucht haben. Das FPO bietet die Möglichkeit, dass Ansprechpersonen von Firmen Mitarebeiter in freie Kurstermine eintragen können. Die Darstellungen von Kurstermine im FPO ist abhängig vom Kurstyp. Kurstermine basierend auf Kurstypen, die nicht im (FPO) bearbeitet bzw. gebucht werden können, erhalten automtisch das Häcken für keine Anzeige. Dieses lässt sich auch nicht bearbeiten. Kurstermine die einer Firma zugeordnet wurden, sind ebenfalls automatisch von der Darstellung im FPO augeschlossen. Auch hier wird das Häkchen automatisch gesetzt und lässt sich nicht bearbeiten.

    Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob Ihr KV diese Option dazugebucht hat, dann wenden Sie sich bitte an support@drkservice.de.

     

  • BG-Anmeldung: Übertragung Geburstdatum per Mail (18.06.2021)

    Beim Mailversand des Anmeldeformulars f+ür die BG wird nun das Geburtsdatum der Teilnehmenden übertragen.

    Die datenschutzrechtlich zuständige Stelle ist die Firma, die die Daten an den Kreiseverband übermittelt. Als Kreisverband verarbeiten Sie die Daten im Rahmen des notwendigen Umfangs.

  • Neue Briefvorlagen und Variablen (03.06.2021)

    An die neuen Funktionen der Abrechnung werden angepasste Briefvorlagen zur Verfügung gestellt. Diese können den Kursen in den Kursgrundeinstellungen zugordnet werden bzw. stehen bei der Erstellung der Rechnungen im Dropdown zur Auswahl.

    Die Besonderheiten:

    1. Automatischer Logowechsel DRK/BRK anhand der Gliederungs-ID
    2. Die neue Variable «Rg_Bezeichnung» ermöglicht, dass die editierte RG-Bezeichnug in den Brief übergeben werden kann.
    3. Die BG-Rechnungen werden ohne das anghängte Formular erstellt.
    4. Ausfallrechunungen erhalten zusätzlichen einen entsprechenden Vermerk mit Hilfe der Variable «Rg_Titel»
    5. Bei Abrechnungen mit der BG werden (wenn Daten vorhanden) folgende Variablen befüllt:
    - Kostenstelle: «K_Kostenst»
    - Erlöskonto: «K_Erloesk»
    - Kostenzusage / Belegnr.: «FBG_Belegnr»
    - BG-Mitgliedsnummer der Firma: «FBG_nr»

    6. Bei Abrechnungen mit Selbstzahlern /Firmen werden (wenn Daten vorhanden) folgende Variablen befüllt:
    - Kostenstelle: «K_Kostenst»
    - Erlöskonto: «K_Erloesk»

    7. Designs der Briefe sind angeleht an den aktuellen Styleguide des DRK

    Hier geht es zur Auflistung der Variablen.

    Der Ordner lässt sich wie gehabt u.a. im Menüpunkt "Briefe & Mails" aufrufen > Kursteilnehmerverwaltung > Abrechnung Neu

    • RG BG
    • RG BG Firma
    • RG BG o.L
    • RG mit ÜWT
    • RG mit ÜWT o.L.
    • RG o. ÜWT
    • RG o. ÜWT o.L.
    • RG szFA
    •  RG szFA o.L.

     

  • Änderungen unter Abrechung im Kurstermin (03.06.2021)

    Überarbeitung der Ansicht im Bereich Abrechnung

    • Der Bereich Briefe wurde herausgelöst. Die Erstellung der Rechnungen (Briefe/Mails) wird aus dem Bereich gelöst und erfolgt zentral über das Rechnungsjournal.
    • Es gibt einen Abschnitt für Rechnungen Selbstzahler.
    • Es gibt einen Abschnitt für Rechnungen BG.

     

    Änderungen in der TN-Liste

    • Spalte No-Show wurde neu aufgenommen.
    • Spalte Export entfällt.
    • Bei Datensätzen, für die eine Rechnung erstellt wurde (Button: TN-Abrechnen) können die Checkboxen „erschienen“, „no-show“ sowie „abgerechnet“ nicht manuell verändert werden. Die Felder werden ausgegraut. Eine Bearbeitung ist erst nach einer Stornierung der verknüpften Rechnung möglich.
    • Teilnehmende die Online von den Zahlungsmöglichkeiten via Paypal gebrauch gemacht haben, werden automatisch als abgerechnet in das System übernommen. Das Häkchen ist hier bereits gesetzt. Allerdings sind diese Daten weiterhin bearbeitbar.
  • Über Abrechnung zusätzliche Rechnung erstellen (03.06.2021)

    Das Erstellen einer zusätzlichen Rechnung für einen TN /Kunden mit Bezug zum Kurstermin ist nun möglich. Häkchen auf die zu erstellende Rechnung. Danach Klick auf den neuen Button „Zusatz- Rechnung“. Dieser Prozess kann nur vor der Erstellung der regulären Rechnungslegung erfolgen und ersetzt diese ausdrücklich nicht.

  • Abrechnung - TN abrechnen (03.06.2021)

    1. Rechnungsdaten erstellen
    Es erfolgt ausschließlich die Sichtung und Bestätigung der Rechnungsdaten. Dazu das Häkchen setzen auf die zu erstellende Rechnung. Dann den neuen Button „TN-Abrechnung“ klicken. Es öffnet sich ein Vorschau-Fenster mit den zu bestätigenden Rechnungsdaten.

    2. Felder der Vorschau / Empfänger
    -    Rechts: Stammdaten des TN aus der TN-Maske sowie Kursbetrag aus „Teilnehmer“ und Kursnummer aus Kurstammdaten
    -    Links: Anrede /Titel sowie Rechnungsempfänger.
    -    Rechnungsadresse, editierbar. Ist in der TN-Maske keine alternative Rechnungsadresse hinterlegt, wird automatisch die reguläre Andresse verwendet. Änderungen in der Vorschau an der Rechnungsadresse führen ausdrücklich nicht zu Änderungen in der TN-Maske.
    -    Belegdatum = REchungsdatum, editierbar (Datum auf der Rechnung)
    -    Debitorennummer, wenn vorhanden
    -    Informationen zum Kurs: Bezeichnung, Nummer, von/bis
    -    RG-Bezeichnung, editierbar
    -    Kostenstelle, Erlöskonto aus den Kursgrundeinstellungen, editierbar
    -    Rechnungsnummer: wenn Nummernkreislauf aktiviert, dann fix, ansonsten editierbar. Rote Umrandung + Mouseover wenn bereits vergeben.
    -    TN-Anzahl wird jetzt angezeigt
    -    Gesamtsumme wird jetzt angezeigt

    Zusätzlich bei Firmen SZ:
    -    AP-Name als Dropdown wenn vorhanden (wenn mehrere auswählbar), Daten aus TN-Maske.

    Zusätzlich bei BG-Abrechnung
    -    AP-Name der BG als Dropdown, wenn vorhanden. Daten aus BG-Liste.
    -    BG-Mitgliedsnummer der Firma, zum Editieren, wenn benötigt. Daten werden in den Stammdaten der Frima ausdrücklich nicht geändert.
    -    Freifeld „Kostenzusage Belegnummer“, zum Editieren, wenn benötigt.

    4. Daten übernehmen.
    Durch Bestätigung des Buttons „Daten ins Rechnungsjournal übernehmen“ werden die Daten an das Rechnungsjournal übergeben.

    5. Hinweis zur neuen Spalte „NoShow“
    Die neue Spalte ermöglicht es, bei Bedarf Ausfallrechnungen zu erstellen. Die Datensätze erscheinen unter „Rechnungen“ grau hinterlegt. Zusätzlich erhalten die Rechnungen einen Marker und werden im Journal als Typ "Ausfallrechung" abgelegt. Bei entsprechender Verwendung der Variablen wird dann auf der Rechnung automatisch "Ausfallrechung" zusätzlich angegeben.

    6. Neu: Rechnung an Privatperson trotz Firmenzugehörigkeit
    Ein als Selbstzahler markierter Teilnehmender (Privatperson) wird nicht weiter in der Rechnung als Zugehöriger einer Firma angezeigt. Es werden die hinterlegten Adressdaten aus der Teilnehmermaske herangezogen ohne Beachtung des Feldes „Firma, Org“.

  • Rechnungsjournal - zu den Neuerungen (03.06.2021)
    • Aufteilung des Bereichs in „Rechnungsdaten“ und „Gebuchte Rechnungen“.
    • Neuer Filter zur schnellen Suche und Filterung von Rechnungen.
    • Die Buttonleiste passt sich je nach Bereich an.

     

  • Rechnungsjournal - Reiter Rechnungsdaten (03.06.2021)

    Hier werden alle aus den Kursterminen heraus erstellen Rechnungsdaten abgeleg. Die Rechnungsdaten können bei Bedarf noch einmal geprüft werden und dann endgültig gebucht und gedruckt werden.

     

  • Rechnungsjournal - Neuer Filter (03.06.2021)

    Buttonleiste mit Funktionen unter Rechnungsdaten:

    • Rechnung Buchen
    • Freie Rechnung
    • BG-Sammelrechnung
    • Storno
    • CSV-Export

     

    Buttonleiste mit Funktionen unter Gebuchte Rechnungen:

    • Freie Rechnung
    • BG-Sammelrechnung
    • Storno
    • CSV-Export
    • Briefe drucken
    • [BuHa] Export
    • Konfig. BuHa.
  • Rechnungsjournal - Neue Buttonleiste (03.06.2021)

    Die Suche nach folgenden Feldinhalten ist nun möglich:

    • Rechnungsnummer
    • Typ
    • Debitorennummer
    • Rechnungsempfänger
    • Belegzeitraum

     

  • Rechnungsjournal - zur Tabellenansicht (03.06.2021)

    Tabellarischer Aufbau mit folgenden Funktionen/Informationen (mouseover möglich):

    1. Rechungsdaten

    • Checkbox, Mit Hilfe des Häkchens in der ersten Spalte kann eine oder mehrere Rechnungen markiert und gebucht oder storniert werden.
    • „RG“, Über das Auge können die Rechnungsdaten erneut aufgerufen werden. An folgenden Feldinhalten können noch Änderungen vorgenommen werden: Rechnungsadresse, Datum der Rechnung, RG-Bezeichnung, Kostenstelle, Erlöskonto, Löschen von einzelnen TN aus dieser Rechnung. Ergebnis: Unter Kursabrechnung stehen diese TN dann erneut zur Abrechnung bereit, der Vermerk zur erstellten Rechnung wird entfernt. Änderungen abschließend „Speichern“ oder Verwerfen durch „Abbrechen“.
    • R.-Nr.--> Darstellung der Rechnungsnummer
    • Typ: Sammelrechnung, (freie) Gutschrift, (freie) Rechnung, Ausfallrechnung, Verworfene Rechnungsdaten
    • Erstelldatum
    • Belegdatum, Datum auf der Rechnung
    • Debitor-Nr., Debitorennummer
    • Kat.: BG :BG-Rechnung, FA: Firmenrechnung, SZ: Selbstzahler
    • TN, Auflistung der abgerechneten TN
    • Kursnr.,  Kursnummer
    • Mit Klick auf das Auge in den Kurs springen.
    • Kursbezeichnung, Name der Kursbezeichnung.
    • Anz.--> Anzahl der verbuchten Teilnehmenden.
    • Summe, Gesamtsumme der verbuchten Rechnung in €.
    •  Von, Kursbeginn
    •  Bis, Kursende
    •  Kostenstelle
    •  Sachkonto

     

    2. abweichend unter gebuchte Rechnungen

    • Checkbox, Mit Hilfe des Häkchens in der ersten Spalte kann eine oder mehrere Rechnungen markiert und gedruckt sowie exportiert oder storniert werden.
    • „RG“, Über das Auge können die gebuchten Daten sowie die erstellte PDF aufgerufen und gedruckt werden.
    • Druck, Checkbox für erfolgten Druck via „Übernehmen & Drucken“ oder Button „Briefe drucken“. - Automatisch
    • Export, Checkbox für Export für erfolgten Export via Button „[Name BuHa] Export“. - Automatisch
    • Exportdatum, Datum des erfolgten Exportes via Button „[Name BuHa] Export“. - Automatisch
  • Rechnungsjournal - Stornierungen (03.06.2021)

    Stornierungen erfolgen aus dem Rechnungsjournal heraus. Es ist zu unterscheiden, ob a) die Rechnungsdaten noch einmal korrigiert werden sollen oder b) eine bereits erstellte Rechnung storniert werden soll.
    a)    Storno Rechnungsdaten
    •    Eine oder mehrere Zeilen anhaken.
    •    Klick auf Button Storno.
    •    Es erfolgt ein Hinweis. Nach Bestätigung wird die Rechnung an "Gebuchte Rechnungen" übergeben. So kann weiter nachvollzogen werden, was mit einer Rechnungsnummer passiert ist und exportiert werden. Die verwendete Rechnungsnummer wird nicht wieder freigegeben. Es wird keine Gutschrift erstellt. Diese Rechnungen erhalten den Typ "Verworfene Rechnungsdaten".

    B)    Storno Gebuchte Rechnungen
    •    Eine oder mehrere Zeilen anhaken.
    •    Klick auf Button Storno.
    •    Es erfolgt ein Hinweis. Nach Bestätigung wird die Rechnung ausgegraut. So kann nachvollzogen werden, was mit einer Rechnungsnummer passiert ist und auch exportiert werden. Es wird eine Gutschrift erstellt.

  • Rechnungsjournal - Sammelrechnungen (03.06.2021)

    Sammelrechnungen

    • Die Erstellung der Sammelrechnungen erfolgt über das Rechnungsjournal. Dazu auf den Button „BG-Sammelrechnung“ klicken.
    • Es öffnet sich ein Fenster mit der Auswahl der BG sowie dem Kurszeitraum, der abgerechnet werden soll.
    • Die entsprechenden Daten werden eingegeben, klick auf „Daten übernehmen“
    • Es öffnet sich ein Vorschau-Fenster mit den Rechnungsdaten.
    • Diese Daten können nun ins Rechnungsjournal/ Rechnungsdaten übernommen werden. Von dort erfolgt die Buchung der Rechnung.

    Wechsel auf Kurs: Bei Klick auf Auge kann aus dem Rechnungsjournal in den Kurs gewechselt werden. Bei Sammelrechnungen erscheint eine Auflistung aller Kurse verknüpften Kursen, deren Daten für die Rechnung herangezogen wurde. Von hier kann wiederum über das Auge in den jeweiligen Kurs gewechselt werden.

  • Rechnungsjournal - Rechnungen exportieren (03.06.2021)

    Die Rechnungsdaten können je nach Anforderungen an die Buchhaltung exportiert werden. Der Export ist nur bei gebuchten Rechnungen möglich.
    Nachdem ein Export ausgelöst wurde, ist es möglich diesen als Zip-Datei über das Diskettensymbol herunterzuladen. Zusätzlich wird auch ein Begleitzettel erstellt, welcher über das Auge abgerufen werden kann. Dieser beinhaltet: Dateiname, Erstelldatum, Anzahl der Datensätze, Gesamtsumme sowie Auftraggeber.
    Bereits exportierte Daten können nicht erneut exportiert werden. In dem Fall erscheint ein entsprechender Warnhinweis.

     

  • 2. Vorankündigung: Tutorials, Schulungstermine und Informationen zur Umstellung der Abrechnungen ab 03. Juni 2021

    Wie in der Mail vom 06.05.2021 bereits angekündigt (Vorankündigung: Optimierter Workflow bei Abrechnungen ab 03. Juni 2021), sind ab sofort die weiteren Informationen zur Umstellung der Abrechnung verfügbar.

    Weitere Informationen finden Sie hier

  • Wichtige Vorankündigung: Optimierter Workflow bei Abrechnungen ab 03. Juni 2021 (06.05.2021)

    Wir haben in der Vergangenheit eine Vielzahl an Hinweisen und Anregungen von Kunden zum Thema „Abrechnung“ sowie „Rechnungsjournal“ in den Modulen der CRM-Webplattform Kursteilnahmeverwaltung (KTV, KTV-KiFam sowie KTV-Schulen) Abrechnung erhalten. Wir haben diese Anregungen geprüft und in einen neuen Workflow eingearbeitet. Mit diesem kann die Nutzung zukünftig noch effizienter, sicherer und eindeutiger gestaltet und somit die Arbeit insgesamt spürbar erleichtert werden.

    Die Updates werden am Donnerstag, 03.Juni 2021 zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen finden Sie hier

  • Kursräume nahtlos buchen (27.04.2021)

    Ab sofort können Räume ohne zeitlichen Abstand zwischen den einzelnen Terminen eingebucht werden.

  • Rechnungsjournal Aufnahme Export-Datum (23.03.2021)

    Im Rechnungsjournal wird eine neue Spalte aufgenommen. Diese dokumentiert ab sofort, an welchem Tag der Export ausgelöst wurde, um Daten an die BuHa-Schniittstelle zu übergeben. Die Spalte Export mit Checkbox bleibt vorläufig erhalten, wird aber mittelfristig ausgeblendet.

  • Kundenstatus entfernt (15.02.2021)

    Da der Kundenstatus in den Stammdaten immer wieder zu Verwirrungen geführt hat, wird dieser aus den Stammdaten sowie den Listen entfernt.

  • In Teilnehmermaske 4-stellige PLZ zulässig (25.01.2021)

    Künftig sind vierstellige PLZ bei manueller Anlage von Kunden z.B. aus Österreich in den Stammdaten zulässig.

  • Entire-Export weiterentwickelt (25.01.2021)

    Für den Buchhaltungsexport für Entire wurde der Bezug zur Gutschrift ergänzt.

  • Technische Überarbeitung der KTV-Satistik (25.01.2021)

    Die KTV-Statistik wurde technisch optimiert, so dass die Übersicht zu den durchgeführten Kursen Zahlen konstant aktualisiert werden.

  • Bankverbindung nun modulweise möglich (23.10.2020)

    Künftig werden die Bankverbindung modulweise hinterlegt. Bestehende Bankdaten werden per Migration in die neue Systematik überführt. Wenn bereits Kontodaten bei einem Kunden hinterlegt sind, dann werden diese wie gewohnt in der Kunden-/Mitglieds-/Teilnehmermaske (Maske) angezeigt. An der Darstellung ändert sich für Sie nichts.

    Das bleibt wie bisher:

    • Die Kontoverbindungen werden in Kunden-/Mitglieds-/Teilnehmermaske (Maske) angezeigt.
    • Kontoverbindungsdaten aus Onlineanmeldungen werden in das Modul übernommen

    Neu: Über die Lupe bei Banken in der Maske können Sie sich alle bestehenden Bankverbindungen anzeigen lassen.

    Neu: Sie können aus dem Pool an Bankverbindungen festlegen, welche Bankverbindung in Ihrem Modul verwendet werden soll. Die Zuordnung erfolgt durch setzen eines Häkchens.

    Neu: Welche Bankverbindungen einem Modul zugeordnet wurden, wird in der Spalte „Bereich“ dargestellt. Liegt eine Zuordnung vor, so können Änderungen nur aus dem jeweiligen Modul heraus vorgenommen werden. In diesen Fällen stehen sowohl das Löschsymbol als auch der Speicher-Button zur Verfügung.

    Wird unter „Bereich“ keine Zuordnung zu einem Modul angezeigt, dann kann die Bankverbindung aus allen Modulen heraus bearbeitet werden.

    Innerhalb der Übersicht, können Sie Bankverbindungen anderer Module für die eigene Bearbeitung kopieren aber auch neue Bankverbindungen aufnehmen.

  • Neue Prüfroutine bei Onlineanmeldungen bezüglich Mail bei automatischer Übernahme (06.07.2020)

    Melden sich Kunden per Onlineanmeldung für einen Kurs an und sind bereits mit einer anderen Mailadresse im System registriert, dann wird die neue Anmeldung ab sofort nicht mehr automatisch übernommen. Die Anmeldung bleibt im Bereich Onlineanmeldung rot umrandet stehen. Die Anmeldung können Sie dann nach einer Sichtprüfung und Auswahl der gültigen Mailadresse direkt im System übernehmen.

    Im Zuge dessen wird ab sofort wieder der Abgleich mit den Bestandsdaten ermöglicht. Wenn Sie einen Datensatz unter Onlineanmeldung aufrufen, dann wird sowohl der aktuelle Datensatz als auch – sofern vorhanden- Bestandsdaten angezeigt.

    Die gebuchten Plätze dieser Anmeldungen gelten bis zur Übernahme als reserviert.

  • Anpassung Kurzbezeichnung unter BG-Liste (06.07.2020)

    Folgende Kurzbezeichnungen unter BG-Liste wurden angepasst:

    UK Niedersachsen --> LUK Niedersachsen
    GUV - Verband Hannover --> GUV Hannover

  • Neue Exportschnittstelle zu FibuNet programmiert (06.07.2020)

    Neue Exportschnittstelle zu FibuNet programmiert.


    Für die neue Exportschnittstelle zu FibuNet wurde in den Kursgrundeinstellungen das Feld "Kostenträger" hinzugefügt.

  • Prüfung der Mailadresse bei Selbstzahlern (29.06.2020)

    Bei E-Mailadressen, die nicht dem Aufbau user@example.com entsprechen, wird nun das Eingabefeld unter Teilnehmer in einem Kurstermin rot markiert. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Feld und es erscheint ein entsprechender Hinweis.

    Beim Versuch einem privatem Teilnehmenden ohne Mailadresse eine Mail zu senden, öffnet sich nun ein Fenster mit einem entsprechenden Hinweis.

    Bei Teilnehmenden einer Firma wird durch das Auslösen des Mailversandes geprüft, ob beim Ansprechpartner eine Mail vorhanden ist. Ist dies nicht möglich geht die Mail an die Firma. Ist dies auch nicht möglich erfolgt auch kein Eintrag unter Kontakt out.

  • Sammeladresse aus der DLDB als Empfänger bei E-Mailantworten (29.06.2020)

    Erhalten Teilnehmende eine Bestätigung, dann lautet diese noreply@drk-intern.de. Klickt ein Teilnehmer dennoch auf Antworten, so wird der Ansprechpartner aus dem Kreisverband automatisch eingeblendet. Ab sofort kann in den Kursgrundeinstellungen je Kursbezeichnung die Sammeladresse aus der DLDB aktiviert werden, so dass Antworten an diese Adresse weitergeleitet werden.

  • Neue Mehrwertsteuersätze für die freie Rechnung (29.06.2020)


    Die neuen, temporären (01.07. bis 31.12.2020) Mehrwertsteuersätze (5% und 16%) stehen nun in der freien Rechnung zur Auswahl.


  • BG-Nummer kann nur bei BG-Kursen erstellt werden (29.06.2020)

    Bitte prüfen Sie ggf. Ihre Kursgrundeinstellungen. Nur Kurse bei denen die Checkbox BG-Kurs aktiviert ist, kann ab sofort eine BG-Kursnummer eingetragen/erstellt werden. Das Feld BG-Kursnummer in den Kurstammdaten ist andernfalls für die händische Eingabe als auch die automatische Erstellung deaktiviert.

  • Stornierung von BG-Kursnummern (29.06.2020)


    Bei Stornierung der BG-Nr.  aus den Kursstammdaten heraus, wird automatisch das Feld BG-Kursnummer geleert.


  • Hauptansprechpartner bei Firmen festlegen (29.06.2020)


    Ab sofort kann für KTV und FMV jeweils ein Hauptansprechpartner festgelegt werden.


  • Eigene Rechnungen als Rechnungen markieren (29.06.2020)

    Nach dem Erstellen einer eigenen Vorlage für Rechnungen bzw. das Speichern einer allgemeinen Vorlage unter KV-Vorlage im Serienbriefeditor, markieren Sie bitte Ihre Rechnung als solche. Nur dann können die Daten korrekt verarbeitet werden. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Briefnamen klicken und „Bearbeiten“ anklicken. Abschließend den Typ: KTV Rechnung auswählen.


  • Einstellungen zu der Kursterminanmeldung für TYPO3 9.5 und 7.6 (16.06.2020)
    TYPO3 9.5 - Extension "Onlinekursanmeldung" Version 9.8.0
    Einstellungen Allgemein
    Werkseinstellung 
    API-Schlüssel des DRK Leer
    PID der Dankseite standard
    Nur Barzahlung inaktiv
    Geburtstag anzeigen aktiv
    Telefon anzeigen aktiv
    Mobil anzeigen aktiv
    Link zu den AGB standard
    Link zur Datenschutzerklärung standard
    Mail Freigabe anzeigen aktiv
    Information für Barzahler standard
    Überschrift Barzahlung standard
    Überbuchung erlauben - für Nutzung der Warteliste aktivieren! aktiv
    Text Überbuchung nicht erlaubt standard
    Text Teilnehmner kommt auf Warteliste standard
    Text Kurs überbucht standard
    Gliederung ist BRK inaktiv
    URL des Webservice standard

    Einstellungen Firmenformular
    Werkseinstellung 
    Teilnehmeradresse inaktiv
    Mailadresse anzeigen aktiv
    Geburtstag anzeigen aktiv
    Max. Teilnehmern 22
    Min. Teilnehmer 3

    Paypal Einstellung
     
    Werkseinstellung 
    PayPal Zahlungsmöglichkeit inaktiv
    Wenn PayPal kein Barzahler inaktiv
    PayPal Schlüssel leer
    Pflichtfelder  
    BG-Nummer aktiv
    Mailadresse aktiv
    Geburtstag - Firmenteilnehmer inaktiv
    Geburtstag - Privatperson
    inaktiv
    TYPO3 9.5 - Extension "Plugin.TX_DRKCOURSEVIEW" Version 9.8.0
    URL des Webservice für Organisationen standard
    URL des Webservice für Kurse standard
    Zeige voll belegte Kurse. inaktiv
    Zeige alle Termine eines Kurses an. inaktiv
    Zeige Warteliste bei voll belegten Kursen, anstelle von Ausgebucht inaktiv
    TYPO3 7.6 - Extension "Plugin.TX_DRKCOURSEREGISTRATION" Version 0.6.11
     
    Werkseinstellung 
    API-Schlüssel des DRK Leer
    URL des Webservice  standard
    PID der Dankseite standard
    Max. Anzahl der Teilnehmer im Firme... 22
    Nur Barzahlung inaktiv
    Geburtstag - Feld wird bei Privatpe... aktiv
    Geburtstag - Privatperson müssen es... inaktiv
    Geburtstag - Feld wird bei Firmente... aktiv
    Geburtstag - Firmenteilnehmer müsse... inaktiv
    Telefon - Feld wird angezeigt aktiv
    Mobil - Feld wird angezeigt aktiv
    Mail - Feld bei Firmenteilnehmer wi... aktiv
    Link zu den AGB standard
    Link zur Datenschutzerklärung standard
    Mail Freigabe anzeigen aktiv
    Formulartext bei Barzahlung standard
    Gliederung ist BRK inaktiv
    Überbuchung erlauben aktiv
    Überbuchung Meldung standard
    Pflicht BG-Nummer

    aktiv
    Pflicht Privat-Mailadresse und Firma Ansprechpartner-Mailadresse aktiv
    PayPal für Zahlungen von privaten K... inaktiv
    PayPal Schlüssel leer
    TYPO3 7.6 - Extension "Plugin.TX_DRKCOURSEVIEW" Version 0.2.0
    URL des Webservice für Organisationen standard
    URL des Webservice für Kurse standard
    Zeige voll belegte Kurse. inaktiv
  • Brief mit direktem Ausdruck (16.06.2020)

    Die folgenden Briefe bzw. Briefvorlagen, auf Basis folgender Briefe werden direkt erstellt (ohne Exportfenster): 

    • TN-Schein A6 o.L Sport-Kind-AED
    • TN-Schein A6 DRK
    • TN-Schein A6 o.L Sport-Kind-AED
    • TN-Schein A6 DRK
    • TN-Liste Erwachsene Blanco
    • TN-Liste mit Ki Blanco
    • TN-Liste mit Ki
    • TN-Liste Erwachsene
    • TN BG LDok - KV
    • TN- Liste + UZ.
    • pdeMail BG-Firma
    • eMarketingtool 2
    • TN BG Anl. LDok Teilblanko
    • TN-Liste quer Blanko Test 01
    • TN BG Anl. LDok Teilblanko
    • RNG mit ÜWT o.L.
    • RNG o. ÜWT o.L.
    • Rechnung FFW
    • Rechnung Firma
    • TN-Schein A6 o.L Sport-Kind-AED-Pf    
    • TN-Schein A6 von bis DRK   
    • TN-Schein A6 von bis BRK   
    • TN-Schein A6 von bis o.L    
    • TN-Schein A6 BRK Sport-Kind-AED-Pf    
    • TN-Schein A6 DRK Sport-Kind-AED-Pf    
    • TN-Schein A6 BRK    
    • TN-Schein A6 DRK     
    • TN-Schein A6 o.L      
    • TN BG 2018 o ASP
    • TN BG Anl. LDok Teilblanko
    • TN BG LDok Teilblanko
    • RNG ÜWT o.H. BRK
    • TN BG LDok
    • TN BG LDok Adr
    • eMarketingtool BRK
    • TN-Liste UZ BRK
    • eMail BG-Firma Absage BRK
    • TN-Liste quer mv
    • TN-Liste quer Blanko
    • TN-Liste Gos
    • TN-Liste Marb
    • TN DOZ KV
    • eMail BG-Firma BRK
    • eMarketingtool
    • TN BG 2018
    • TN-Liste Marb m.V.
    • TN-Liste Blanko
    • eMail BG-Firma
    • TN BG Unterschriftenliste mv
    • eMail BG-Firma Absage
    • TN DOZ KV m.V.
    • eMail Firma BRK
    • eMail Firma
    • Mail BG-Firma
    • TN-Urkunde A4
    • RNG o. ÜWT
    • RNG mit ÜWT
    • RNG ÜWT o.H.
    • RNG ÜWT m.H.
    • TN BG UZ UVT
    • TN BG Unterschriftenliste
    • Abrechnung MESI
    • TN-Liste Gos m.V.
    • TN-Liste ADR.
    • TN-Liste UZ
    • TN- Liste + ADR.
    • TN- Liste + UZ.
  • Zurücksetzen von Suchergebnissen (11.05.)

    Durch Klick auf "Reset" in Suchabfragen werden ab sofort nicht nur die Suchauswahl sondern auch die Ergebnisliste geleert.

  • Neue Briefvorlage (11.05.)

    Für die Einzelabrechnung wurde eine neue Briefvorlage erstellt „RNG BG Firma“. Diese enthält im Feld Bezeichnung die zusätzliche Variable „Firma“ zur Hinterlegung des Firmennamens.

     

    Hinweis: Diese besondere Anforderung wurde bisher nur vom GUV-Verband Hannover und der UK Niedersachsen gemeldet. Daher wird bei Verwendung der Sammelabrechnung für diese UK im Editor automatisch die entsprechende Briefvorlage verwendet. Hier müssen Sie nichts weiter tun. 

  • Neue Absenderadresse bei Mails (11.05.)

    Ab sofort werden alle Mails nicht mehr in der Form "Max Mustermann" <login(at)drk-intern.de> versendet. Als Absenderadresse wird "noreply(at)drk-intern.de" eingesetzt. Im Reply-to wird die eigentliche Mailadresse des Sachbearbeitenden hinterlegt, so dass Kunden diesem direkt antworten.

  • Briefvorlagen: die Gutschriften haben nun einen Bezug zur Rechnung

    Bei Gutschriften ist ab sofort der Bezug zur Rechnung erkennbar. Sowohl im Rechnungsjournal in der Spalte „Typ“ als auch in der Gutschrift mit der Variable «GutschRechn» erfolgt der Hinweis zur gutgeschriebenen Rechnungsnummer. 

  • Infobrief an KTV-Kunden + Workflow Absage Kurstermine (17.03.2020)

    Wir haben zwei neue Briefvorlagen erstellt, die Sie ab sofort nutzen können.

    1. Schreiben [Kursabsage COVID-19]: Information für den Kunden, dass die Durchführung von Erste-Hilfe-Kursen (Erste-Hilfe-Ausbildung, Erste-Hilfe-Fortbildung, Erste-Hilfe-Schulung in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder) in Rücksprache mit der DGVU ab sofort bis 30.04.2020 ausgesetzt wird. Dieses Schreiben wird auf den Teilnehmer ausgestellt. Dafür ist eine Mailadresse beim Teilnehmer nötig.

    2. Schreiben [Hinweis COVID-19]: Wenn andere Kurse bei Ihnen weiter stattfinden, Sie aber Ihre Teilnehmer für Vorsichtsmaßnahmen sensibilisieren möchten.

    Beide Vorlagen finden Sie unter „Briefe & Mails“ -->Kursteilnehmerverwaltung --> Allgemein.

    Workflow Absage Kurstermine

    Absage bei bestehenden Anmeldungen

    Absage bei bestehenden Anmeldungen

    1. Kurse von Homepage ausblenden und für Kursterminsuche deaktivieren 
    Gehen Sie in den Kurstermin und setzen die Häkchen bei „keine Websuche“ und „keine Termineinspiegelung“ 

    2. Kunden informieren

    Sie haben die Möglichkeit Teilnehmern für einen bestimmten Zeitraum kursübergreifend eine Absage/Mitteilung zukommen lassen.

    Ein Hinweis: Der Bezug auf den gebuchten Kurstermin ist in diesen Fällen nicht möglich. Eine entsprechende Funktion war bisher nicht nötig, wird von uns aber als mögliche Weiterentwicklung in Betracht gezogen. Es erhalten die Teilnehmer eine Mail. Daher muss dort eine Mailadresse hinterlegt sein. Die Umsetzung eines differenzierten Briefes, der die Funktionalitäten von Ansprechpartnern berücksichtig, ist in der Kürze der Zeit nicht umsetzbar.

    Schritt 1: Setzen Sie die Häkchen in der Kursübersicht auf die Kurse, deren Teilnehmer Sie anschreiben möchten.

    Schritt 2: Klicken Sich auf den Button „Briefe drucken“. Es öffnet sich ein Hinweisfenster mit der Gesamtzahl an Kunden.

    Schritt 3: Klicken Sie auf „Ja“ im Hinweisfenster.

    Teilnehmer bekommen für einen bestimmten Zeitraum kursübergreifend eine Absage/Mitteilung.

    Darüber hinaus haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, aus jedem Kurstermin heraus weiterhin die regulären Vorlagen für Absagen (eMail Selbstzahler Absage/eMail BG-Firma Absage) textlich anzupassen und als eigene /KV-Vorlage abzuspeichern und anschließend an die jeweiligen Kursteilnehmer aus dem Kurstermin heraus zu versenden.

    Hinweis: Das gilt nicht für die neuen Vorlagen. Hier gelten nach wie vor die Unterscheidungen nach Mail an SZ/Firmen SZ /Firmen BG und deren Besonderheiten.

    Schritt 1: Öffnen Sie den Kurstermin.

    Schritt 2: Gehen Sie auf „Teilnehmer“

    Schritt 3: Markieren Sie Ihre Teilnehmer /Selbstzahler

    Schritt 4: Rufen Sie Ihren Brief unter „Mail- Absage Person“ durch Klick auf das Auge aus.

    Schritt 5: Erstellen und Versenden Sie wie gehabt Ihren Brief.

    Sie können die Vorlage auch jederzeit mit Hilfe des Stiftsymbols austauschen für den aufgerufenen Kurs austauschen.

    Hinweis für neue Kursanmeldungen:

    Sie können den Brief [Hinweis COVID] in den Kursgrundeinstellungen bei „Anfahrtsskizze“ hinterlegen.

    Schritt 1: Öffnen Sie die Kursgrundeinstellungen.

    Schritt 2: Gehen Sie zu „Anfahrtsskizze für den Kursort“

    Schritt 3: Hinterlegen Sie den Brief aus der Auswahl über das Stiftsymbol.

    Schritt 4: Klicken Sie bei „Anfahrtsskizze für den Kursort an die Bestätigungsmail anhängen?“ auf „Ja“.

    Künftig erhalten alle Kursteilnehmer zusammen mit der Bestätigung den dort hinterlegten Brief.

  • Import von Kursterminen in die KTV (05.02.2020)

    Der Import von Kursterminen in die KTV ist ab sofort möglich. Menüpunkt "Kursimport".

    Hinweis:
    Es können nur die Kurstypen importiert werden, die Sie zuvor in der DLDB angelegt haben. Es steht Ihnen eine Beispieldatei zum Import in dem Menüpunkt zur Verfügung.

  • KTV - Marketingtool Änderungen (20.01.2020)
    1. Entfernung Geburtstage auf Listen im Marketingtool
    • Die Geburtstage werden entsprechend der DGSVO auf Listen nicht weiter abgebildet.
    2. Ausblenden bereits angeschriebener Teilnehmer
    • Das wiederholte Anschreiben einer Firma zu den gleichen Mitarbeitern wird vermieden. Die Teilnehmer einer Firmen werden ausgeblendet, wenn ein Brief zu diesen Teilnehmern bereits versandt wurde.
    3. Status unter Firmen und Farbgebung unter Teilnehmer
    • Der Status unter Firmen wird mit einem Ausrufezeichen für die Firmen angezeigt, wenn Daten zur Bearbeitung vorliegen, z.B. wenn Teilnehmer einen Auffrischungskurs benötigen. Liegen keine Daten vor, erscheint ein grünes Häkchen.
    4. Stapelverarbeitung unter Firmen
    • Wenn mehrere Firmen ausgewählt werden, öffnet sich ein neues Fenster zur Stapelverarbeitung. 
    • Dadurch können mehrere Briefe zeitgleich erstellt werden.
    • Die Stapelverarbeitung wird deaktiviert, wenn die Auswahl wieder auf eine Firma reduziert wird.
    5. Neue Briefvorlage für Teilnehmer, die 2-Jahresfrist überschritten haben.
    • Für Teilnehmer, deren letzter Kurs weiter als 25 Monate zurückliegt wurde eine neue Briefvorlage  "eMarketingtool 2" erstellt.
    • Diese Personen benötigen wieder eine Grundausbildung.
  • KTV - 1. LDok mit Teilnehmerliste 2. Freie Rechnungen mit Firmen und BG in Adressen 3. Herzensretter (14.11.2019)
    1. Lehrgangsdokumentation-Deckblatt – Teilnehmer- und Inkassoliste mit Firmen und BGs

    Die Lehrgangsdokumentation ist laut DGUV Grundsatz 304-001, S.22, zwingend vorgeschrieben und muss fünf Jahre aufgehoben werden. Gemäß DSGVO sollen die Listen mit Teilnehmer-Unterschriften durch Anlageblätter je Teilnehmer (Anl. LDok) abgelöst werden. Die früheren Teilnehmerlisten sind somit obsolet. Deckblatt und Anlageblatt je Teilnehmer sind aber noch nicht überall in Gebrauch, was unbedingt von Ihnen umgesetzt werden sollte, wenn man ermächtigte Stelle bleiben will.

    Das Muster der DGUV haben wir mit der KTV-Vorlage „TN BG LDok“ um eine Anwesenheitsliste erweitert, die gleich mehrere Funktionen erfüllt:

    1. Fällige Teilnehmer-Beträge werden angezeigt. Das schließt Vorabzahlungen und Gutschriften ein.
    2. Firmen und BGs werden angegeben. Da BGN, BGW und UKs eigene Anmeldelisten haben, kann der Dozent genau unterscheiden.
    3. Anwesenheit und Bezahlung können abgehakt werden.
    4. Kursdeckblatt und Anlage je Teilnehmer können für alle Kurse eingesetzt werden.

    Wir empfehlen Ihnen, nur noch „TN BG LDok“ und „TN BG Anl. LDok“ zu verwenden. Alle Vorgängerversionen an Listen sollten Sie aus dem Verkehr ziehen.

    Lehrgangsdokumentation-Deckblatt – Teilnehmer- und Inkassoliste mit Firmen und BGs

    Hier sehen Sie ein Beispiel der TN BG LDok Kursdeckblatt mit zwei Seiten und die TN LDok Anlage für die Dozenten im Einsatz:

    2. Freie Rechnungen/Gutschriften mit Firmen- und BG-Adressen

    Die Kundensuche der freien, nicht kursgebundenen Rechnungen und Gutschriften wird nun auch bei BGs und Firmen fündig und zeigt diese bei der Autocomplete-Liste an:

    1. Es wird nur das Kürzel der BG gesucht. Die BG muss vorher schon einer Firma zugeordnet worden sein.
    2. BG-Rechnung werden sowohl im Rechnungsjournal wie auch bei der BG in der BG-Liste hinterlegt.
    3. Für Gutschriften gilt dies ebenso.
    Freie Rechnungen/Gutschriften mit Firmen- und BG-Adressen
    3. Kurs Herzensretter

    Der Rotkreuzkurs „Herzensretter“ mit Gold, Silber und Bronze steht in DLDB und KTV bereit. Wenn Sie diesen Kurstyp nutzen wollen, denken Sie bitte daran, ein entsprechendes Datenblatt „Rotkreuzkurs Herzensretter“ in der DLDB anzulegen.

    Kurs Herzensretter

    Die Grundeinstellungen sollten Sie einrichten, damit es eine Kopiervorlage gibt. Bei Kursversion kann zwischen Gold, Silber und Bronze gewählt werden.

    Bei Kursversion kann zwischen Gold, Silber und Bronze gewählt werden
  • Tipps zur KTV - 1. Rechnung immer im Dreischritt 2. BG-Sammelrechnung (02.10.2019)
    1. Rechnungserstellung immer im Dreischritt

    Viele Sachbearbeiter in der KTV arbeiten im Dreischritt: 1. Wer (Teilnehmer, Rechnung) 2. Was (Vorlage „Auge“) und 3. Befehlsbutton (Briefe drucken, Mails senden). Die automatische Erstellung der Rechnungen verführt dazu, nur noch die Rechnung anzuklicken und das Auge zu vergessen. Folge: Die Vorlage füllt sich nicht mit den aktivierten Daten, es bleibt bei den Vorgängerdaten. Ein Warnhinweis macht künftig auf den Bedienungsfehler aufmerksam: „Es wurde keine Vorlage („Auge“) ausgewählt. Bitte wiederholen Sie die Rechnungserstellung mit Vorlagenauswahl!“

    Rechnungserstellung immer im Dreischritt
    2. BG-Sammelrechnung

    Wir mussten die BG-Sammelrechnung vorübergehend u.a. deshalb ausblenden, weil auffiel, dass je nach Kursbezeichnung unterschiedliche Kosten- und Erlöskonten existieren konnten, die BG-Sammelrechnung aber jeweils nur einem Kosten- und Erlöskonto gutgeschrieben werden kann.

    Wer unterschiedliche Kosten- und Erlöskonten je Kurstyp hat, sollte daher je Kurstermin abrechnen, damit die Kosten- und Erlöskonten dieses Kurses bedient werden. Auch wegen der verkürzten Abrechnungsfristen der VBG empfehlen wir die kursweise Abrechnung mit den BGs.

    BG-Sammelrechnung
  • KTV - 1. Storno 2.freie Gutschriften 3.Vorlagen für RNG (13.09.2019)
    1. KTV - Gutschriften bei Storno

    Bislang konnte man Rechnungen stornieren und es war so, als ob es die Rechnung nie gegeben hätte. Das ist aber aus Buchhaltersicht nicht korrekt. Die Rechnungsnummer ist vergeben, eine stornierte Rechnung kann nur mit einer Gutschrift aufgehoben werden, bevor eine korrigierte Rechnung erstellt wird. Das macht die KTV nun genau so.

    Dies haben wir umgesetzt:

    1. Jede Rechnung, die storniert wird, ist ausgegraut und auf storniert gesetzt,
    2. es wird automatisch eine Gutschrift mit gleichem Betrag erzeugt,
    3. alles fließt ins Rechnungsjournal und auf Wunsch in die BuHa-Schnittstelle ein,
    4. in der Beitragshistorie des Kursteilnehmers sieht man stornierten und gutgeschriebenen Betrag, siehe Bild 1,
    5. für alle Kursteilnehmer der stornierten Rechnung kann nun eine neue Rechnung erstellt werden,
    6. das gilt auch für BG-Sammelrechnungen.
    KTV - Gutschriften bei Storno
    2. KTV - frei erstellbare Rechnungen

    Mit einem neuen Eingabefenster, siehe Bild 2, können Sie nun freie Gutschriften oder Rechnungen, die nicht mit Kursen verknüpft sind, erstellen. Alles erscheint im Rechnungsjournal.

    Gehen Sie dazu in den Menüpunkt „Briefe & Mails“. Unter „Allgem. Vorlagen“, finden Sie die Vorlage „freie Gutschrift/Rechnung“. Wählen Sie aus, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt werden soll. Den Rechnungsempfänger – Person oder Ansprechpartner einer Firma – finden Sie über Kundensuche. Füllen Sie dann die weiteren Formularfelder aus.

    Erst nachdem der Button „Brief(e) drucken“ aktiviert wurde, wird die Rechnung/Gutschrift abgelegt. Die freie Rechnung/Gutschrift wird mit dem Gesamtbetrag in das Rechnungsjournal übertragen

    KTV - frei erstellbare Rechnungen
    3. KTV - alle Rechnungsvorlagen optimiert

    Wir haben die Kurs-Rechnungsvorlagen grundlegend überarbeitet.

    • alle Netto-Brutto-Bezeichnungen haben wir entfernt,
    • der Hinweis auf MwSt-Befreiung findet sich auf allen Kursrechnungsvorlagen,
    • Artikel wurde zu Position,
    • Anzahl wurde zu Anzahl Teilnehmer,
    • Zahlungshinweis 14 Tage blieb,
    • Debitorennummer wurde ergänzt,
    • Alle Vorlagen-Namen beginnen mit RNG.

    Wichtig für BRK-Kreisverbände:

    BRK-Vorlagen sind nicht mehr nötig, da alle BRK-Kreisverbände aufgrund des Logins automatisch die BRK-Rechnungsmuster erhalten. Eine Weiche sorgt hier automatisch für das richtige Logo in der Rechnungsvorlage.

    Kleine Abkürzungshilfe:

    • ÜWT Überweisungsträger
    • RNG Rechnung
    • o.L. ohne Logo
    • szFa Selbstzahler-Firmen z.B. Arztpraxen
    • BG Berufsgenossenschaften

    Eine Übersicht aller Rechnungsvorlagen zum Durchblättern finden Sie hier: Link

  • KTV - Begriffe (27.05.2019)
    KTV-Begriffe
  • KTV - 1. Einzeltermineinladung an Dozenten – in „Dozenten-Tage“ 2. Dozenteninfo: LDok als „Laufzettel“ (20.05.2019)
    1. Einzeltermineinladung an Dozenten – in „Dozenten-Tage“

    Wie die Liste der Jahres-Kurstermine an die Dozenten versendet wird, haben wir in der KTV-Entwicklungsübersicht unter Punkt 6.1 bis 6.4 auf den Seiten 79 bis 83 beschrieben. 

    Wie aber kann man schnell mal einen Dozenten für einen Einzeltermin anfragen? Dazu finden Sie im Funktionsmenü „Dozententage“ eine neue Mail­vorlage „eDoz Mail Einzeltermin“ und eine Auswahl der Dozenten mit der benötigten Lehrscheinberechtigung. 

    Vorgehensweise

    •   Funktionsmenü „Dozententage“ aufrufen,
    •   mindestens ein Dozententermin muss eingetragen sein,
    •   bei mehreren Terminen den gewünschten anhaken,
    •   den gewünschten Dozenten anhaken,
    •   Auge drücken bei Einzeltermin-Mail, Editor zeigt „Dozent/in gesucht“,
    •   Vorschau zur Kontrolle drücken,
    •   Button „Mail(s) senden“ zum Abschluss.
    Neue Mail-Funktion „Einzeltermin-Mail"
    Mail-Ansicht in der Vorschau
    2. Dozenteninfo: LDok als Orgahilfe („Laufzettel“)

    Die neue Lehrgangsdokumentations-Vorlage „TN BG LDok" sollte einheitlich als Organistionshilfe für Dozenten verwendet werden. Statt Unterschriftenlisten muss nun jeder Teilnehmer sein Datenblatt „TN BG Anl. LDok" kontrollieren und unterschreiben - so schreibt es die DGUV infolge DSGVO vor

    Damit der Dozent die LDok-Vorlage als „Laufzettel“ nutzen kann, wurden zahlreiche Zusatzinfos auf Seite 2 eingefügt:

    • Übersicht aller Teilnehmer als Anwesenheitsliste oder Abkassierliste,
    • Abkassierliste - so weiß der Dozent, wer bar bezahlen muss, ob schon online bezahlt wurde, usw.
    • Teilnehmer und Bemerkungsfeld: hier kann man aus dem Funktionsmenü „Teilnehmer“ unter 
      TN-Bemerkung noch Infos einfließen lassen, Beispiel „Kostenstelle 4145“ usw.
    • Kursort mit Zusatzangaben,
    • bei Firmenkursen Kontaktdaten des Firmenansprechpartners,
    • Bemerkungsfeld, wird gespeist aus Bemerkungsfeld aus den Kurs-Stammdaten,
      Beispiel: Der Kursort hat einen firmeneigenen Parkplatz für zwanzig PKWs,
    • die Anzahl der gefahrenen Kilometer kann eingetragen werden.
    TN BG LDok, Seite 2 in der Vorschau
  • KTV - Firmenkurs mit abweichendem Kursort (09-05-2019)

    Die neue Funktion für externe Lehrgangsorte kann schnell und einfach in unserem System hinterlegt werden und erscheint dann auf Bescheinigungen oder können der VBG übermittelt werden. Wie das geht zeigen wir Ihnen hier:

    1. Kurstammdaten "Kursort in"

    Unter Kursort in tragen Sie die Straße, PLZ und Ort des externe Veranstaltungsortes ein. Diese Daten werden nach dem Speichern in der Menüleiste im oberen Bereich angezeigt.

    2. Daten an die VGB übermitteln

    Übermitteln Sie wie gewohnt die Daten durch Klick auf BG-erstellen. Dabei werden automatisch die Adressdaten aus Kursort in sowie der Firmenname übernommen.

    3. Anzeige in den Briefen

    In den Briefen und Bescheinigungen wird der externen Veranstaltungsort automatisch übernommen und in den entsprechenden Felder angezeigt. 

    Beispiel Briefe TN BG LDok Adr und TN BG Unterschriftenliste zeigen nun auch unter Lehrgangsort den Ort des Kurses.

    Beispiel Brief TN BG LDok Adr zeigt nun auch unter Lehrgangsort den Ort des Kurses
    Kurstammdaten "Kursort in"
    Daten an die VGB übermitteln
    Anzeige in den Briefen
  • KTV - Reservierungsplätze für mehrere Firmen (07-05-2019)

    Eine Firmenkurs-Reservierung mit Link zum Anmeldeformular hat die KTV schon lange. Was macht man aber, wenn man mehrere Firmen mit unterschiedlich vielen Plätzen hat, die erst in letzter Minute ihre Mitarbeiter anmelden wollen?

    Manche Betriebe arbeiten im Schichtbetrieb und melden die betrieblichen Ersthelfer daher erst kurz vor dem Kursbeginn an. Damit dies elegant möglich ist und auch keine BG-Blanko-Anmeldeformulare mehr nötig sind, kommt unsere neue Lösung der Firmenreservierungen.

    1. Firmen-Reservierung in der KTV

    Es gibt im KTV-Funktionsbereich „Teilnehmer“ einen neuen Button „Firmen-Reservierung“.

    2. Firmenreservierung eingeben

    Drückt man den Button „Firmen-Reservierung“, kann man eine Firma aussuchen und mit einer Anzahl reservierter Plätze anlegen, hier 4 Reservierungen für Firma Neumond AG SW.

    Beim Speichern tragen sich die Reservierungen in die Teilnehmerliste ein.

    Folgende Daten können eingegeben werden:

    •   Firma, Suchmöglichkeit von vorhandenen Firmen
    •   Anzahl der zu reservierenden Plätze
    •   Teilnahmegebühr wird eingeblendet
    •   Bemerkung
    •   Interne Notiz
    •   Kostenträger, Praxen und Firmen als Selbstzahler oder BG
    •   Link zum Anmeldeformular der Firma, der individuell erzeugt und angezeigt wird.
    1. Firmen-Reservierung in der KTV
    2. Firmenreservierung eingeben
    3. Mail an Firmen-Ansprechpartner oder Firma

    Die Firma soll uns die Anmeldearbeit abnehmen. Dazu schicken wir eine Mail an den Firmen-Ansprechpartner oder die Firma, die einen automatisch gesetzten Anmeldepfad enthält.

    Die passende Mailvorlage „Res Firma“ ist bereits in der Briefauswahl, nur die BRK-Verbände müssen noch auf die BRK-Version „Res Firma BRK“ umstellen. In der Vorlage ist der Link enthalten, womit die Firma die Teilnehmer anmelden kann.

    4. Webseitenfad zur Anmeldung und Darstellung auf externer Seite

    Der Link zur Anmeldung wird in der Kursteilnehmerverwaltung automatisch erstellt und in die Mail an der Firmenansprechpartner automatisch eingetragen.

    Auf der Seite sind alle relevanten Daten zu sehen (s. Screen):

    5. Bearbeitung der Teilnehmer
    • Als Standardwert bei den Nachnamen „Reserviert“ bereits hinterlegt. Dieser Wert ist veränderbar.
    • Nach der Aktivierung der Teilnehmerfelder können diese bearbeitet werden. 
    6. Speichern und Absenden der Teilnehmer 

    Wurden die Teilnehmerdaten zum Teil oder komplett ausgefüllt, können diese gespeichert werden.

    7. Darstellung in der KTV (Teilnehmer)

    Neuer Teilnehmer "Rene Vollbrecht" wurde als neuer Kunde gespeichert. 

    8. Reservierung verringern oder erhöhen
    • Soll eine Reservierung entfernt werden, setzt man einfach den Wert der Plätze auf null, dann kann keine Reservierungen für diese Firma gebucht werden.
    • Sollen noch weitere Teilnehmer durch die Firma eingetragen werden, muss die Anzahl der Plätzeerhöht werden.
    Auf der Seite sind alle relevanten Daten zu sehen
    6. Speichern und Absenden der Teilnehmer
    8. Reservierung verringern oder erhöhen
    3. Mail an Firmen-Ansprechpartner oder Firma
    3. Mail an Firmen-Ansprechpartner oder Firma
    4. Webseitenfad zur Anmeldung und Darstellung auf externer Seite
    5. Bearbeitung der Teilnehmer
    7. Darstellung in der KTV (Teilnehmer)
  • KTV - 1. Neue Teilnahmebesch. nach DGUV 2. Lehrgangs-Dokumentation - Deckblatt mit Teilnehmerliste (03.04.2019)

    Zur KTV gibt es Neuerungen, die alle DRK-Gliederungen betreffen.

    Wichtige Hinweise

    Die DGUV hat die Teilnehmer-Bescheinigungen verpflichtend für alle geändert. Vorteil: Ein Formular deckt EH-Ausbildung, Fortbildung und Bildungs- und B.-Einrichtungen ab. In der KTV ist bereits alles umgesetzt. Ihr Formular ist bis zum 1.7.2019 der QSEH in Würzburg vorzulegen.

    Das Deckblatt zur Lehrgangsdokumentation haben wir auf Seite 2 um eine Teilnehmer-Übersicht und Abkassierliste erweitert. So dient es zugleich der Organisationshilfe oder Laufzettel für Dozenten.

    1. KTV-Kursbescheinigungen
    • TN-Schein A6 ohne Logo, DRK oder BRK
    • TN-Schein A4 DRK oder BRK
    • TN-Schein A5 MONA
    • TN-Schein A6 Karte

    DGUV Grundsatz 304-001 wurde aktualisiert und steht ab sofort zur Verfügung.

    Die Teilnahmebescheinigungen reichen ermächtigte Stellen bitte bis zum 01.07.2019 als Muster bei der QSEH ein.

    Um dies schon jetzt zu ermöglichen, haben wir alle DIN-Formate erneuert.

    DGUV Grundsatz 304-001 wurde aktualisiert und steht ab sofort zur Verfügung.
    TN-Schein A6

    Den TN-Schein A6 gibt es ohne Logo oder mit DRK- oder BRK-Logo. Er deckt die drei Kurstypen Ausbildung mit § 19-Hinweis, Fortbildung und Bildungs- und Betreuungseinrichtungen ab. Sie brauchen nicht mehr zwischen den Varianten hin- und herschalten, das Kreuzchen wird entsprechend dem Kurstyp automatisch gesetzt. Unser großes Bild zeigt die TN-Schein DRK-Version, darunter BRK-Version und die Version ohne Logo.

    Den TN-Schein A6 gibt es ohne Logo oder mit DRK- oder BRK-Logo.
    Den TN-Schein A6 gibt es ohne Logo oder mit DRK- oder BRK-Logo.
    TN-Schein A4

    Den TN-Schein A4 gibt es in drei Varianten mit DRK-Logo oder BRK-Logo und bei mehrtägigen Kursen in der „TN-Schein A4 von bis“-Version. Das DGUV-Logo, das bislang Verwendung fand, soll nicht mehr verwendet werden, wenn es als Bescheinigung mit eigenem Logo verwendet wird.

    TN-Schein A5 MONA

    TN-Schein A5 MONA ist ein verstärktes A5-Kartonblatt mit vorgefertigtem Logoeindruck und perforierter Reißlinie. Es ergibt zwei A6-Teilnahmebescheinigungen. Erhältlich ist diese über den Rotkreuzshop.de unter der Artikel-Nr.: 01220, 100-g-Papier DIN A5, horizontal mittig perforiert, 1.000 Stück für 21,50 Euro. Hierbei muss der Drucker auf DIN-A5-Format gestellt werden.

    TN-Schein A6 Karte
    Es gibt noch weitere überarbeite Versionen, zum Beispiel TN-Schein A6 Karte zum Einzeldruck.

    Es gibt noch weitere überarbeite Versionen, zum Beispiel TN-Schein A6 Karte zum Einzeldruck.

    Hinweis zu Kurs-Grundeinstellungen

    In den Kurs-Grundeinstellungen tragen Sie zu jeder Kursbezeichnung das Vorlagen-Setting ein. So wird jeder neugezogene Kurstermin automatisch mit diesen Vorlagen bereitgestellt. Um Ihnen Arbeit abzunehmen, werden wir die nicht mehr brauchbaren Vorlagen durch die neuen gültigen weitestgehend ersetzen.

    Hinweis zu eigenen TN-Schein-Vorlagen

    Wenn Sie bislang selbstentwickelte TN-Schein-Vorlagen genutzt haben, sollten Sie diese durch die Standard-Vorlagen ablösen. Nur so stellen Sie sicher, dass weitere Änderungen automatisch auch Ihnen zugutekommen.

    Hinweis zu Blanko-TN-Schein

    Wenn Sie Blanko-TN-Bescheinigungen benötigen, die per Hand ausgefüllt werden, gehen Sie in den Briefmodus, rufen die Vorlage auf, löschen alle Variablen, die nicht benötigt werden, wechseln in die Vorschau und drucken sich die benötigte Zahl aus. Die Blankovorlage können Sie unter eigene Vorlagen speichern.

    2. Lehrgangs-Dokumentation - Deckblatt mit Teilnehmerliste

    Viele Gliederungen nutzen selbst erstellte Orgazettel, um den Kursleitern und Dozenten die Infos an die Hand zu geben,

    • wo der Kurs stattfindet,
    • wer teilnimmt, was abzukassieren ist,
    • wer bei Firmenkursen der Ansprechpartner ist.

    Das übernimmt ab sofort das Lehrgangsdokumentation-Deckblatt „eTN LDok“. Testen Sie bitte das zweiseitige Formblatt mit Teilnehmerübersicht, Abkassierliste und Angaben zum Firmen-Ansprechpartner. 

  • KTV - 1. Absage 2. BG-Blanko 3. Briefe und Mails ausgeblendet (12.03.2019)
    Absagebriefe unter „Teilnehmer“
    Um die Absage eines Kurses zu erleichtern, haben wir unter dem Funktionsbutton „Teilnehmer“ die Mailauswahl um die Absagevorlagen „Selbstzahler“ und „Firmen“ erweitert.

    Um die Absage eines Kurses zu erleichtern, haben wir unter dem Funktionsbutton „Teilnehmer“ die Mailauswahl um die Absagevorlagen „Selbstzahler“ und „Firmen“ erweitert.

    Bitte beachten: Es muss jede Firma einzeln abgesagt werden. Selbstzahler können alle angeklickt und erhalten dann einzelne Absagemails. Absagen Person und Absage Firma dürfen nie vermischt werden.

    BG-Blankoformular unter „Teilnehmer“

    Wenn Firmen die BG-Kursteilnehmer noch nicht festlegen können, helfen sich manche KTV-Anwender mit dem BG-Blankoformular. Die Kursdaten sind bereits eingetragen, aber noch keine Teilnehmer. Das BG-Blankoformular steht künftig direkt im Funktionsbereich „Teilnehmer“ bereit.

    Hinweis: Wir erstellen zurzeit eine Reservierungsmöglichkeit für mehrere Firmen, die auch eine eigene Anmeldung per Link ermöglichen.

    „Briefe & Mails“ ausgeblendet
    „Briefe & Mails“ ausgeblendet

    Wie in unserer Mail vom 18. Januar 2019 unter Praxishinweis dargestellt, sollen bei den Kurs-Funktionsbuttons die vorhandenen Vorlagen genutzt werden. Ein Wechsel in „Briefe & Mails“ führte zu einem Datenbruch, den wir hiermit unmöglich machen.

    So sieht nun der komplette Funktionsbereich „Teilnehmer“ aus:

  • KTV - TN-Schein A6 Adito drucken (30.01.2019)
    TN-Schein A6 Adito drucken

    Die KTV-Vorlage "TN-Schein A6 Adito" kann auf das A6->Papierformat in folgenden Schritten und mit folgenden Druckeinstellungen gedruckt werden:

  • KTV - Debitorennummer (29.01.2019)
    Debitorennummer
    Die Debitorennummer wurde auf 8 Zeichen unter Einstellungen erweitert

    Die Debitorennummer wurde auf 8 Zeichen unter Einstellungen erweitert.  

    1. Aktivieren der automatischen Debitorennummernvergabe
      Im Menü „Einstellungen“ werden durch Setzen eines Häkchens und Speichern Debitorennummern an alle neuangelegten Kunden der KTV vergeben.
    2. Nummernkreis
      Sie können vorgeben, ab welcher Nummer, hier 100.000, die Debitorennummer hochgezählt wird.
    3. BGs und Debitorennummer
      Berufsgenossenschaften usw. vergeben Sie Debitorennummer einzeln unter BG-Liste.
    4. Import von Debitorennummern
      Wenn Sie zu Kundenbeständen Debitorennummern importieren wollen, so kann die der Technische Dienstleister gegen ein geringes Entgelt übernehmen. Dazu die Kunden aus der KTV exportieren, Spalte Debitorennummer einfügen und ausfüllen, Datei passwortverschlüsselt an DDM senden mit entsprechender Beauftragung. Bitte Rechnungsempfänger angeben. 
  • KTV - Abrechnungslisten-Vorlage für Dozenten "eTN DOZ KV" (25.01.2019)

    Abrechnungslisten-Vorlage für Dozenten "eTN DOZ KV" wurde überarbeitet:

    • gestrichen: Unterschriftenspalte (das übernimmt eTN BG Anl. LDok)
    • neu: Bemerkungs-Spalte und Bezahlt-Spalte

    Hintergrund: Immer mehr DRK-Gliederungen nutzen den Direkteinzug per Paypal. Wenn nun per Paypal bereits gezahlt wurde, erscheint der Eintrag in der Bemerkungsspalte. D.h. der Dozent braucht nichts mehr abzukassieren.

    In der neuen Spalte "Bemerkung" werden die Einträge aus dem Bemerkungsfeld aus dem Funktionsmodul "Teilnehmer" angezeigt. Liegt eine PayPal-Zahlung vor, wird in die Bemerkungs-Spalte des Teilnehmers "Onlineanmeldung mit Paypal bezahlt" eingetragen. Der Dozent muss also nicht mehr diesen Betrag kassieren und setzt das Häkchen in der Spalte "bezahlt".

    Abrechnungslisten-Vorlage für Dozenten "eTN DOZ KV" wurde überarbeitet
    Abrechnungslisten-Vorlage für Dozenten "eTN DOZ KV" wurde überarbeitet
  • KTV - Rechnungsjournal – alle Rechnungen im Überblick (17.01.2019)
    KTV-Rechnungsjournal – alle Rechnungen im Überblick

    Rechnungen werden beim Selbstzahler, bei den selbstzahlenden Firmen oder den BGs abgelegt. Damit man alle Rechnungen im Überblick hat, gibt es jetzt das Rechnungsjournal. Man kann die Rechnungen aufrufen oder in den Kurs, Abrechnung, wechseln.

    Summen: Werden ab Ende November 2018 ausgelesen und aufgelistet.

    Export: Die Spalte dient der passiven Anzeige. Exporte sind im Kurs unter „Abrechnung“ oder in der Kursübersicht unter „abgerechnete Kurse“ möglich.

    KTV-Rechnungsjournal – alle Rechnungen im Überblick
    Firmen im Kundentelefonat anlegen

    Damit Sie auf die Schnelle Firmen anlegen können, ohne wie bisher in die Teilnehmermaske wechseln zu müssen, nutzen Sie den Button  Firma suchen und legen mit dem grünen Plus Firmendaten neu an. Zum Schluss speichern und Firma zu Teiln. drücken.

    Der Firmen-Ansprechpartner kann dann abgespeichert werden, wenn er bereits vorhanden ist und durch die Autocompletefunktion ausgesucht werden kann. Ein neuer Ansprechpartner muss allerdings auch weiter über eine neue Teilnehmermaske angelegt werden.

    Firmen im Kundentelefonat anlegen
    Der Firmen-Ansprechpartner kann abgespeichert werden
    Praxishinweis

    Kurs-Sachbearbeiter arbeiten vorrangig mit den Funktionsbuttons „Dozententage“, „Teilnehmer“, „Kursunterlagen“ und „Abrechnung“. Die KTV ist so aufgebaut, dass alles mit

    1. wer“          hier TN 9 bis11,
    2. was“         hier  Auge bei eMail BG Firma und
    3. Button“     hier Mail drucken oder Vorschau

    verlässlich abgearbeitet werden kann. Wichtig ist, die passenden Vorlagen unter Kursgrundeinstellungen einzustellen, so dass sie bei jedem Termin fertig vorliegen.

    Praxishinweis
  • KTV - Dozentenrechte, Kursnummernautomatik, Übersicht aller KTV-Änderungen, Hilfen zur KTV, ... (17.11.2017)

    Übersicht aller KTV-Änderungen

    Bei der KTV erfolgen zur Zeit zahlreiche Verbesserungen und Erweiterungen. Damit Sie den Überblick jederzeit behalten, haben wir unter DRK-intern.de/rollout.html alle jüngsten Änderungen des DRK-CRM-Systems dokumentiert, die Übersicht zur KTV finden Sie hier: www.drk-intern.de/rollout/ktv.html

    Hilfen zur KTV

    Aktuelle Infos zur KTV finden Sie unter https://www.drk-intern.de/kdb/kursteilnehmerverw-ktv.html, so eine Einführung und das Pflichtenheft, das mit seinen 140 Seiten ständig fortgeschrieben wird. Beides ist auch aus der KTV direkt über den Button „Über KDB“, „KTV Hilfe“ aufrufbar. 

    Hilfen zur KTV
  • KTV - Kontrollmail für Kursanmeldungen an den Sachbearbeiter, Erweiterung, ... (03. und 07.11.2017)
    Kontrollmail für Kursanmeldungen an den Sachbearbeiter

    Kontrollmail für Kursanmeldungen an den Sachbearbeiter

    Ab sofort ist zur Kontrolle von Kursbestätigungsmails eine BCC-Mail an den Sachbearbeiter möglich. In den Kursgrundeinstellungen kann die Kontrollmail aktiviert werden. Wenn ein Sachbearbeiter eine korrekte Mailadresse hinterlegt hat, wird an ihn eine Kopie der Kursanmeldung versendet.

    Erweiterung der Kursstammdaten um Ortsvereine

    Erweiterung der Kursstammdaten um Ortsvereine 

    Bei Bedarf kann einem Kurstermin ein Ortsverein zugeordnet werden. Dies dient perspektivisch den derzeit in Vorbereitung befindlichen Erweiterungen zur statistischen Auswertung.

    Briefvorlagen zum Editieren

    Briefvorlagen zum Editieren 

    Ab sofort lassen sich auch Briefe editieren, die bisher direkt vom System erstellt und mit Daten befüllt wurden. Diesen Briefen ist im Menüpunkt „Briefe Mails“ Briefvorlagen ein „e“ (=editierbar) vorangestellt. Damit können diese Vorlagen leichter als eigene Vorlagen bearbeitet und abgespeichert werden.

    Bitte beachten Sie, dass speziell verknüpften Funktionen, wie z.B. die automatische Erweiterung von Zeilen bei einer entsprechenden Anzahl der Datensätze nicht automatisch übernommen werden. So, wie Sie die Briefe abspeichern, stehen diese dann zur Verfügung. Speichern Sie daher prophylaktisch bei Listen die maximale Anzahl an Seiten ab, die Sie benötigen.

    Erweiterte Funktion für BG-Rechnung unter Abrechnung

    Erweiterte Funktion für BG-Rechnung unter Abrechnung 

    Ab sofort lassen sich Teilnehmer einer Firma innerhalb eines bestimmten Zeitraumes für eine BG-Rechnung zusammenfassen. Dafür stehen unter „Abrechnung“ folgende neuen Felder zur Auswahl:

    • nur diesen Kurs in Rechnung stellen
    • alle Teilnehmer aus allen Kursen in Rechnung stellen; Zeitraum von/bis

    Kursnummernvergabe typenweise wird am Dienstag, den 07.11.2017, abds. veröffentlicht

    Kursnummernvergabe typenweise möglich

    Kursnummernvergabe typenweise möglich

    Ab sofort werden in den Kursgrundeinstellungen die Nummernkreisläufe für jeden Kurstyp individuell festgelegt. Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Nummernschemas und können die laufende Nummer selbst festlegen. 

  • KTV - Versand eines BG-Blankoformulars, Onlineformular für Praxen und Firmen als Selbstzahler, ... (29.09.2017)
    Versand eines BG-Blankoformulars

    Versand eines BG-Blankoformulars

    Ab sofort ist es möglich den Teilnehmern eines Kurstermins ein Blanko-BG-Formular zusammen mit der Terminbestätigungsmail zukommen zu lassen. Das Formular finden Sie unter Einzel- und Serienbriefe\ Kursteilnehmerverwaltung\ Abrechnung\ TN BG 2017 Leer. 

    Anwendungsbeispiel:
    Sie erhalten eine Anmeldung für einen Selbstzahler. Im Telefonat und anhand der Firmen-Mailadresse stellt sich heraus, dass es sich um einen Mitarbeiter einer Firma handelt, dessen Kurs über die BG abgerechnet werden soll.

    Im Kurstermin unter „Teilnehmer“ wird der angemeldete Mitarbeiter manuell von „Selbstzahler“ auf „BG Teilnehmer“ geändert.

    Da Details zur Firma noch nicht bekannt sind, erfolgt noch keine Zuordnung zum Teilnehmer. Das Feld Firma bleibt vorerst leer.

    Da Details zur Firma noch nicht bekannt sind, erfolgt noch keine Zuordnung zum Teilnehmer. Das Feld Firma bleibt vorerst leer.

    In der Teilnehmerliste steht beim Teilnehmer in der Spalte Firma nur „BG“

    In der Teilnehmerliste steht beim Teilnehmer in der Spalte Firma nur „BG“.

    Anschließend den Mitarbeiter anklicken und per Auge die „Mail an Firma“ erstellen und versenden.

    Die Besonderheit: Da weitere Informationen zur Firma fehlen, wird das BG-Anmeldeformular ohne vorausgefüllte Inhalte als Anhang versendet. Am Tag der Schulung erhalten Sie das ausgefüllte Formular zurück und können die Daten im Nachgang in Ruhe ergänzen. 

    Anschließend den Mitarbeiter anklicken und per Auge die „Mail an Firma“ erstellen und versenden.

    Neues Onlineformular für Praxen und Firmen als Selbstzahler

    Das neue Onlineformular Firmen (Selbstzahler) ist für Praxen und Firmen als Selbstzahler gedacht und wird neben "Person" und "BG-Firma" als dritte Variante angeboten.

    Die Besonderheit:
    Zum einen entfallen die Felder BG Nr. und Kostenträger. Ferner kann für diese Firmen eine individuelle Mailbestätigung in den Kursgrundeinstellungen hinterlegt werden. Es gilt der normale Beitrag. Selbstverständlich können Sie wie gewohnt die Mailvoreinstellung zum automatischen, halbautomatischen und manuellen Versand vornehmen.

    Das Schreiben geht an den Ansprechpartner der Firma und enthält Angaben zum Kurs sowie zum angemeldeten Teilnehmer.

    Neben den Kursgrundeinstellungen können Sie das Schreiben wie gehabt bei jedem Kurs individuell bearbeiten und versenden.

    Mailvoreinstellung zum automatischen, halbautomatischen und manuellen Versand
    Neues Onlineformular für Praxen und Firmen als Selbstzahler
    Das Schreiben geht an den Ansprechpartner der Firma und enthält Angaben zum Kurs sowie zum angemeldeten Teilnehmer.
    Neben den Kursgrundeinstellungen können Sie das Schreiben wie gehabt bei jedem Kurs individuell bearbeiten und versenden.
  • KTV - Bezugsdatum (08.09.2017)

    Bezugsdatum
    Bezugspersonen (BZP) sind Personen, die als Kontakt bei einem Kunden hinterlegt werden können. BZP wie z.B. Betreuungsvereine können unterschiedlichen Kunden zugeordnet werden. Bei einem Kunden können selbstverständlich mehrere BZP hinterlegt werden.

    Das neue Feld „Bezugsperson“ finden Sie in den Stammdaten.

    Wichtig: Das bisherige Feld „Familie“ sowie die beiden Felder bei „prim. Kont.person“ entfallen. Die Daten werden zur Sicherung in das Feld „Bemerkung“ verschoben. Bitte führen Sie die Verknüpfung selbständig nach.

    Hinweis: Bezugspersonen erhalten bei Anlage in der KTV automatisch den Status „Kursangebote“. Wenn die BZP selbst kein Kursteilnehmer ist, setzen Sie die Beziehung ggf. auf passiv.

    Eine Anleitung zur Erstellung von Bezugsperson finden Sie ab nächster Woche in unserem Pflichtenheft.

  • KTV - Kundennummern für Dienstleistungen, Optischer Hinweis bei fehlenden Dozenten, ... (10.08.2017)

    KTV 10.08.2017

    • Kundennummern für Dienstleistungen
      Ab sofort kann zu jeder Kursbeziehung eine Kundennummer hinterlegt werden.
    • Optischer Hinweis bei fehlenden Dozenten
    • In der Kursübersicht Spalte "Ausbilder" erscheint ein Ausrufezeichen, wenn zu einem Kurstag noch kein Dozent hinterlegt wurde.
    • Kursgrundeinstellung neue Vergütungsart für Dozenten
      Unter Vergütung der Dozenten stehen mit der neuen Kurspauschale insgesamt vier Abrechnungsarten zur Auswahl.
    • Laufende Kursnummer unter Vereinsdaten
      Die laufende Nummer wird ab sofort zentral in dem Menüpunkt „Vereinsdaten“ festgelegt. Die Darstellungsweise der Kursnummern wird nach wie vor in den Kursgrundeinstellungen bei der jeweiligen Kursbezeichnung vorgenommen.
    • Optimierung der Ansicht Kurstammdaten
      Das Bemerkungsfeld unter Kursstammdaten ist nun größer. Die Checkboxen, ob ein Kurs abgerechnet und Unterlagen gedruckt wurden, werden in der Kursübersicht abgebildet.
    • Zuordnung eines Dozenten durch Doppelklick
      Die Zuordnung eines Dozenten unter Dozenten-Tage kann nach Auswahl des Dozenten als Alternative zum bestehenden Button „Dozentenzuordnung“ mit Hilfe des Doppelklicks erfolgen.
    • Diverse Hinweise zur leichteren Anwendung
      Kurstammdaten: i-Point (Infozeichen) zur Eintragung der Kurszeiten. Kursmaterialien: Kursmaterialien: Hinweis zur Stapelverarbeitung, wenn mehr als zwei Materialien einem oder mehrere Kurse zugeordnet werden sollen. Dozenten-Tage: Hinweis zur Anzeige von Kurs- und Dozententagen.
  • KTV - Vollautomatische Terminbestätigungsmail mit Parkplatzskizze, Anzeige der Kursnummern, ... (16.06.2017)

    KTV 16.06.2017

    • Projekt: Vollautomatische Terminbestätigungsmail mit Parkplatzskizze
      Auf Wunsch unserer Kreisverbände aus BaWü soll die Datenintegration der Kursteilnehmer – Einzel- oder Sammelanmeldung – vollautomatisch ablaufen. Erst zwei Wochen vor dem Kurs werden die Daten geprüft und Falschanmeldungen gelöscht. Die automatische Bestätigung umfasst Terminbestätigung, Anfahrts- und Parkplatzskizze sowie ausgefüllte BG-Unterschriftenliste. Somit gibt es drei Lösungen für die Mailbestätigungen: vollautomatisch, halbautomatisch nach Sichtung oder einzeln per Hand.
    • Anzeige der Kursnummern
      Die Kursnummer wurde ins Kursonlineformular aufgenommen.
    • Manuelle Anlage von Firmen
      Betrifft die Zuordnung von einer manuell erfassten Firma zu einem Teilnehmer.
  • KTV - Marketingtool, fortlaufende Nummer - (automatische Kursnummerngenerierung), ... (15.05.2017)
    • Marketingtool
      dient zur halbautomatischen Einladung von Betrieblichen Ersthelfern, die seit zwei Jahren nicht geschult wurden.
    • Fortlaufende Nummer - (automatische Kursnummerngenerierung)
      • Keine automatische Nummernvergabe 
      • Jahr /lfd Nummer 
      • Lfd Nummer 
      • Jahr /Lehrgangstyp /lfd Nummer 
      • Lehrgangstyp /Jahr/lfd Nummer 
      • Eigene Maske 
    • Zeitstempel bei Änderungen Bankverbindung und Stammdaten. 
    • Kursübersicht lässt Druck aller Teilnehmerlisten zu. 
    • Kurse löschen – nur ohne Teilnehmer möglich (Verschiebefunktion steht bereit)
    Marketingtool
  • KTV - Wechsel zwischen den Reitern Kursstammdaten, Dozenten-Tagen, Teilnehmer, ... (03.03.2017)
    • Beim Wechsel zwischen den Reitern Kursstammdaten, Dozenten-Tagen, Teilnehmer, Kursunterlagen und Abrechnung erfolgt auf Wunsch keine automatische Speicherung mehr.
    • In der Übersicht zu den Online-Anmeldungen wurde die Spalte Kurs verbreitert.
  • KTV - Kursmaterialien, Kontakt Out, Kursbeziehung, ... (02.12.2016)
    1. Kursmaterialien Kursstammdaten (nicht Materialverwaltung): bei Kursmaterial soll das Plus entfernt werden - Materialien sollen an dieser Stelle nicht hinzugefügt werden können. Kursmaterialien
    2. Kontakt Out Button "Leeren" funktioniert wiederBeim Klick auf Leeren, wurden die Felder „Thema“ und „Ergebnis“ nicht zurückgesetzt.Kontakt Out
    3. Kursbeziehung Darstellung der Optionen Die Kontakterlaubnis kann wieder bearbeitet werden. Kursbeziehung Darstellung der Optionen
    4. Abrechnung Dozenten Abrechnung: Kosten des Dozenten ergänzt Abrechnung Dozenten
    5. Textanpassung Abrechnung: Spaltenüberschrift AP für Ansprechpartner ergänzt Textanpassung
    6. Kursbetrag Teilnehmer: Kursbeitrag Praxen/Firmen wird richtig angezeigt. Automatische Übernahme aus den Kursgrundeinstellungen. Kursbetrag
    7. Bildupload Bildupload in KTV-Teilnehmermaske korrigiert Bildupload
    8. Selbstzahler PDF Anhang "Mailbest. Versand & Datenübernahme" Selbstzahler erhalten eine Mail mit allen Inhalten, PDF war leer und ist jetzt korrigiert. Selbstzahler PDF  Anhang
    9. Geburtstage Smiley-Tortengrafik + Liste war fehlerhaft Geburtstage
    10. Mailversand - Aktiververwaltung Mailversand: - Aktivenverwaltungscode - Mailversendung geht
    11. Kursunterlagen - bestehende Liste erweitern Hinter Spalte "BG" - wird ein Zeitstempel gesetzt, wer Unterlagen für diese Firma oder Selbstzahler zuletzt gedruckt hat. KTV - Kursunterlagen - bestehende Liste erweitern
  • KTV - Dozentenverwaltung, Berechtigungsmatrix, Sammel-Mail, ... (12.10.2016)

     

    Kursteilnehmerverwaltung (KTV) - Dozentenverwaltung

    • komplett neu programmiert,
    • Anbindung an Planungstools (Kurstermine, Räume, Personal)
    • Rechte der Dozenten wurden eingeschränkt, Beispiel: Dozenten sehen keine Abrechnungsdaten
    • Neuer Abschnitt „Schulungen bearbeiten“

    Kursteilnehmerverwaltung (KTV) – Berechtigungsmatrix umgesetzt 

    • 5 Rollen sind mit Unterpunkten einstellbar
      • Keine Berechtigung für KTV (Standardeinstellung)
      • Mitarbeiter (Leserechte mit/ohne Schreibrechte, mit/ohne Kontendaten)
      • Dozenten (kein Zugriff auf Abrechnungsdaten, Schreibrechte für eigene Kurstermine oder auch fremde Kurstermine)
      • Sachbearbeiter Kursteilnehmer (Mailversand, Serienmails), Onlineformulardaten (Datenintegration) bearbeiten, Statistik, Dozentenverwaltung, Kursverwaltung, Abrechnung)
      • Ausbildungsleiter, Datenpfleger, Geschäftsführer (mit/ohne Exportberechtigung)

     Kursteilnehmerverwaltung (KTV) – Onlineanmeldung mit Sammel-Mail 

    • Sammelversand der Bestätigungen
      Mails können im Sammelversand verschickt werden, je nach Typ „Selbstzahler“, „Praxen und Firmen“ und „BG-Teilnehmer“ mit der korrespondierenden Mail.

     

  • KTV - Generationswechsel der Programmbasis, Exportfunktionen unter Excel erneuert, ... (07.09.2016)
    • Generationswechsel der Programmbasis
    • Sicherstellung des Einsatzes auf aktueller Serverhardware
    • Beschleunigung der Arbeitszeiten
    • Exportfunktionen unter Excel erneuert
  • KTV - UI Optimierungen (29.06.2016)

    Die Oberfläche und Funktionen der KTV wurden optimiert.

  • KTV - Neue Statistik (30.04.2016)

    KTV-Statistik (neu)

    • Bereich: Kurs- und Teilnehmer
    • Bereich: Alterskategorien je Kurs
    • Bereich: Dozenten je Kurs
  • KTV - Datenintegration aus Onlineformularen, Kursanmeldung, ... (29.05.2015)
    • Datenintegration aus Onlineformularen (Kursanmeldung Person und BG-Firmenliste) – eigener Webservice
    • Kursübersicht – alle Kurstermine im Überblick, Filter nach Kurstyp 
  • KTV - Verknüpfung KTV mit Kursanmeldeformularen Online (26.04.2015)

    Verknüpfung KTV mit Kursanmeldeformularen Online

    • Automatische Termineinblendung auf der Kurswebseite
    • Anmeldeseite zum Kurstermin
    • Bestätigungsseite
    • Datenintegration der Anmelde- und Termindaten

    KTV-Rollenerweiterung

    • Neue Rollen
    • Dozent
    • Ausbildungsleiter
  • KTV - Serverumstellung (06.03.2015)

    Dev-Version wird vom Entwickler- auf Live-Server gestellt.

  • KTV - 1. Ablage (Dokumentation) von Reservierungsmails, Kursterminen und Rechnungen (25.11.2018)
    Ablage (Dokumentation) von Reservierungsmails, Kursterminen und Rechnungen

    Für die Ablage von BG-Rechnungen gibt es nun unter "BG-Liste" einen neuen Reiter "Rechnungen". Ferner werden Firmenrechnungen nicht mehr beim Ansprechpartner (ASP), sondern der Firma selbst abgelegt. Nimmt der ASP selbst am Kurs teil, erhält er eine zusätzliche Teilnehmermaske, damit Kurstermine und Dokumente richtig abgelegt werden.

    Hier die neue Ablagesystematik im Überblick:

    Rechnungen
    Selbstzahler-Person   beim Teilnehmer
    Selbstzahler-Firma   bei der Firma
    BG-Firma   bei BG-Liste, Reiter „Rechnungen“
     
    Terminbestätigungsmails
    Selbstzahler-Person   beim Teilnehmer
    Selbstzahler-Firma   beim Ansprechpartner der Firma
    BG-Firma   beim Ansprechpartner der Firma
     
    Kurstermine
    Selbstzahler-Person   beim Teilnehmer
    Selbstzahler-Firma   beim Teilnehmer der Firma
    BG-Firma   beim Teilnehmer der Firma
    Ansprechpartner   nimmt selbst am Kurs teil, ASP erhält neue Teilnehmermaske als Privatperson
     
    TN-Scheine
    Selbstzahler-Person   beim Teilnehmer
    Selbstzahler-Firma   beim Teilnehmer der Firma
    BG-Firma   beim Teilnehmer der Firma
    Ansprechpartner   nimmt selbst am Kurs teil, ASP erhält neue Teilnehmermaske als Privatperson
    2. Buchhaltungsschnittstellen

    Folgende Schnittstellen wurde von Kreisverbänden erfolgreich getestet:

    • Datev: Hr. Schrader / KV Goslar e.V.
    • Entire: Fr. Zellner / KV Freyung-Grafenau
    • Sage: Hr. Weiß / KV Bad-Hersfeld
    • Navision und Diamant: Hier fehlen uns noch Tester, wer möchte?

    2.1 Auswahl Buchhaltungsschnittstelle in Vereinsdaten:

    Die Auswahl der Buchungsschnittstelle für die Übergabe von Teilnehmern aus der KTV.
       -  Kursübersicht --> Vereinsdaten --> „TN-Rechnung“

    2.2 Darstellung im Bereich „Abrechnung“ und in der „Kursübersicht“:

    a. unter Abrechnung

    b. unter Kursübersicht

    2.3 Selektion der Teilnehmer mit den Checkboxen „Export zur Schnittstelle“:

    Nur durch die jeweilige Auswahl werden die Teilnehmer zur Buchungsschnittstelle übergeben. 


    3. Externer Firmenkurs jetzt auch mit DRK-Raum

    Eigentlich ein Wiederspruch in sich: Ein externer Firmenkurs in den eigenen DRK-Räumlichkeiten. Aus der Praxis geboren, haben wir dies auf vielfachen Wunsch hin möglich gemacht. Der Screen zeigt, wie der BG-Webservice dies umsetzt, unter Name läuft der Firmenname, aber die Adressdaten sind der DRK-Raum. Entsprechend erscheinen als Kursort auch die Adressdaten des DRK-Raums. 

    Neu ist auch die Anzeige und Eintragmöglichkeit der BG-Gebühr und Kursgebühr. 

    Externer Firmenkurs jetzt auch mit DRK-Raum
    4. Raum-Terminkonfliktanzeige und Dozenten mit Sperrzeiten und Honorarsumme

    Raum-Terminkonfliktanzeige

    Was in den Planungstools schon lange gang und gäbe ist, gilt nun auch bei Kursterminen. Wenn Sie in den Kursstammdaten einen Raum anlegen, erscheint ab sofort beim Speichern ein Warnhinweis, wenn dieser Raum bereits reserviert wurde.

    Sperrzeiten von/bis (Eintrag)

    Beim Dozenten kann eine neue Sperrzeit von Beginn (Datum) bis Ende (Datum) eingetragen werden. Hierzu bitte den Button „neue Sperrzeit“ aktivieren. Das gilt zum Beispiel bei Urlaub, Erkrankung oder Ausfallzeiten. Die Bezeichnung kann individuell im Feld „Bezeichnung“ eingetragen werden.

    Nachdem die Speicherung vollzogen wurde erscheint das Ereignis der Sperrung in der darüber liegenden Auflistung („Sperrzeiten vom Dozenten“). Die einzelnen Sperrzeiten können per Mausklick Selektiert und im unteren Feldern angezeigt, bearbeitet und gespeichert werden. 

    Sperrzeiten von/bis (Löschung)

    Wird der Papierkorb aktiviert, können Sperrzeiten entfernt werden.

    Generelle Sperrzeiten an Wochentagen (Eintrag)

    Beim Dozenten können Wochentage einzeln per Checkbox aktiviert werden. Die Eintragung ist unabhängig von den Sperrzeiten (von/bis). Wählt man alle Checkboxen von Mo-So aus kann der Dozent zu keinem Zeitpunkt einem Kurs zugeordnet werden, er ist somit an jedem Tag gesperrt.

    Auswirkung der Sperrzeiten:

    Existieren Einträge bei Sperrzeiten oder der Wochentage wird anhand dieser Tage die Anzeige der Dozenten verhindert. Es können somit keine Dozenten mit Sperrzeit ausgewählt werden und einem neuen Kurs zugeordnet werden. Existiert schon ein Dozent bei einem Kurs wird keine Änderung durchgeführt, da die Sperre erst nachträglich eingetragen wurde. Nur eine neue Zuordnung wird verhindert.

    Dozenten mit Honorarsumme

    Bei den Dozenten werden unter Kurse die Summen der bisherigen Honorare im aktuellen Jahr angezeigt, damit die steuerfreie 2.000-Euro-Grenze nicht überzogen wird. Zugleich sieht man dort die Sperrzeiten. 


    5. Abweichende Rechnungsadresse

    Soll die Rechnung bei Firmen auf eine abweichende Adresse lauten, so kann in den Firmendaten eine abweichende Rechnungsadresse eingetragen werden. Die gilt dann bei allen Rechnungen.

    Beispiel: Gasprom Schweiz AG mit Sitz in Mustertal soll als Nebenadresse den Adresszusatz: Musterstr. 32, Haus 1 15230 Frankfurt (Oder) erhalten.

    Wird der Formular-Bereich befüllt, wird statt der normalen Firmenadresse, die abweichende Rechnungsadresse verwendet (nur bei „RNG ÜWT" und „BRK RNG ÜWT" mit und ohne Hintergrundbild).

    Neue Rechnungsvariablen wurden hinzugefügt („Re_FAP_ort“, „Re_FAP_str“,“ Re_FAP_plz“,“ Re_FAP_zusatz“).

    Wird nichts in den Feldern der „Rechnungsadresse“ eingetragen, wird stattdessen die normalen Adressdaten in den Variablen verwendet.


    6. Stornierung der Rechnungsnummern

    Werden Rechnungen erstellt ist eine Rechnungssperre aktiv.

    Nachdem versucht wurde erneut eine Rechnungen mit den gleichen Kunden zu erstellen wird eine Übersicht der Rechnungen dargestellt. Hierbei können schon erstellte Rechnungen schneller heruntergeladen oder ausgedruckt werden.

    Nun ist es auch möglich, diese Rechnungssperre zu umgehen (über die Stornierung oder der Rechnungsliste) durch eine manuelle Löschung.

    Über die (Checkbox) Stornierungen:

    Über die Rechnungsliste (Icon Mülleimer):

    Wurde die Rechnungsnummer entfernt, kann erneut eine neue Rechnung erstellt werden. 


    7. Teilnehmer: Statt Kurstyp Geburtsdatum

    Die bisherige Spalte LG-Typ wurde entfernt, durch die neue Spalte Geburtsdatum in der Teilnehmerliste ersetzt und Live gestellt.

      1.  In der Liste ist das Format YYYY-MM-DD
      2.  Im Tooltip (Mouseover) das Format DD-MM-YYYY

    Teilnehmer: Statt Kurstyp Geburtsdatum


    8. Logdaten bei Rechnungen entfernen/stornieren

    Es wird protokolliert, wer welche Rechnung entfernt hat.

     

    Es wird protokolliert, wer welche Rechnung entfernt hat.


    9. Pauschalbetrag von 0,00 Euro ermöglichen
    • Pauschalbetrag von 0,00 Euro ermöglichen.
    • Verschieben von Teilnehmern zu Kursen - Hinweis über den Status einblenden = "fällt aus" -         "wird durchgeführt".

     

     

    Pauschalbetrag von 0,00 Euro ermöglichen


    10. Mehrere Teilnehmer in einen Kurs verschieben

    Teilnehmer lassen sich einzeln von einem Kurs in einen anderen kopieren. Mehrere oder alle Teilnehmer eines Kurses können in einen weiteren Kurs verschoben werden. 

     

    Teilnehmer lassen sich einzeln von einem Kurs in einen anderen kopieren. Mehrere oder alle Teilnehmer eines Kurses können in einen weiteren Kurs verschoben werden.


    11. Berufsgenossenschaften

    "Unfallkasse Berlin" wurde hinzugefügt.

    Neue Unfallkasse "UK Berlin" wurde hinzugefügt.
    12. Liste der Abrechnung mit BG

    Listendarstellung wurde optimiert. 

    Listendarstellung wurde optimiert.
    13. Kursübersicht - Textänderungen

    Textänderungen bei der Kursübersicht wurden gemacht. 

    Textänderungen bei der Kursübersicht wurden gemacht.
    14. Neue Briefvorlagen "BRK eTN-Schein A5 H+DG" und "eTN-Schein A5 H+DG" für H+DG - Formular

    Viele BRK-Kreisverbände nutzen für die Kurs-Teilnahmebestätigung das "Universalformular" für alle Kursarten von H+DG.

    Ab sofort finden Sie die neue zweiseitige Briefvorlage im A5-Querformat in der Kursteilnehmerverwaltung zum Selbstausdrucken auf dem vorgedruckten H+DG-Formular. 


    15. „Windhund-Prinzip“ oder „Kurs-SB vergibt die Termine-Prinzip“

    Jede DRK-Gliederung kann die Terminvergabe an Dozenten nach dem „Windhund-Prinzip“ oder dem „Kurs-SB vergibt die Termine-Prinzip“ vornehmen. Hat man nur wenige Termine oder Ausbilder, wird der Kurs-Sachbearbeiter die Vergabe durch sich bevorzugen. Sind es hingegen viele, schätzt man die Entlastung durch das Windhundprinzip.

    Bei dem „Windhund-Prinzip“ tragen sich die schnellsten Dozenten zuerst ein, ganz nach der Regel „Wer zuerst kommt…“. Dazu wird eine Serienmail an alle Dozenten verschickt. Im Menü „Dozenten“ wird eine Serienbrief-Adressliste erstellt, indem alle oder einzelne Dozenten anhakt werden. Dann drückt man auf den Serienmail-Button und wählt die Vorlage „eDoz Mail Termine“ aus und verschickt ihn. Mit den Dozenten sollte vorher die Regel vereinbart werden, dass nur freie Termine belegt werden dürfen, wenn es nicht im Ausnahmefall ausdrücklich anders vereinbart ist (Beispiel: kurzfristiger Ausfall eines Dozenten oder wechselseitiger Termintausch zweier Dozenten). Wer belegte Termine überschreibt, kann dies zwar machen, fällt aber durch die Protokollierung auf. Das sollte beim Regelbruch eine Zurücksetzung oder eine Sperrung zur Folge haben.

    Beim „Kurs-SB vergibt die Termine-Prinzip“ vergibt der Kurs-Sachbearbeiter die Termine. Sind Dozenten zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar, Beispiele: Urlaub, kann nie donnerstags usw., können Dozenten mit Sperrvermerken versehen werden und stehen dann nicht zur Auswahl.

    Die Rechtevergabe der Benutzerverwaltung lässt große Gestaltungsmöglichkeiten zu und bedarf nicht einmal zusätzlicher Userlizenzen, da in der Vereinslizenz auch alle Dozenten enthalten sind. Dies ermöglicht nicht nur die selbstständigen Termineinträge. Der Dozent kann sogar während des Kurses – wenn gewünscht – noch Nachzügler als Teilnehmer eintragen und die Kursunterlagen korrigieren und ausdrucken.

    16. Neue Briefvorlage "eDoz. Mail Termine"
    Neue Briefvorlage "eDoz. Mail Termine"

    Ab sofort können sich die Dozenten in die neue Kurstermine eintragen. Dazu belegen Sie die noch freien Kurstermine entsprechend Ihren Lehrbefähigungen. Es gelten die vereinbarten Regeln. 

    17. Praxistipps: „F5-Taste“ oder „Strg+Shift+Entf" für Cache-Löschung
    Praxistipps: „F5-Taste“ oder „Strg+Shift+Entf" für Cache-Löschung

    Wenn Sie das Gefühl haben, dass die KDB, FMV,KTV oder Planungstools nicht mehr mit dem Webserver in Falkenstein/Vogtland verbunden sind, drücken Sie die F5-Taste. So erzwingen Sie eine neue Kontaktaufnahme zum Datenbankserver.
    Wenn Sie beobachten, dass gestern noch Dinge gingen, die heute nicht mehr gehen, und nichts in der BVw geändert wurde, dann löschen Sie bitte den Browser-Cache, indem Sie per Klammergriff „Strg-Taste + Shift-Taste + Entfern-Taste“ gleichzeitig drücken. Beim Firefox und beim Internet Explorer erscheinen dann Fenster, wo Cache und Cookies angehakt sein sollten. Dann bitte auf „Löschen“ oder „Jetzt löschen“ drücken. Das Cache-Löschen löst Blockaden auf.

KTV-28.06.2018

Direktzahlung durch sofortige Lastschrift, Kreditkarte, PayPal

Um auch bei Nichterscheinen von Kursteilnehmern immer auf der sicheren Seite zu sein, hat das Kursanmeldeformular bei „Person“ den Direkteinzug erhalten. Innerhalb von 90 Sekunden kann der Kursinteressent durch Eingabe der IBAN oder Kreditkartennummer direkt zahlen. Ein Paypalkonto ist nicht nötig, aber wer will, kann auch per Paypal zahlen. Wer sich dafür interessiert, sollte die Onlineformularextension, WB-Doc 29 577, auswechseln und die Anleitung zur Paypal-Einrichtung, WB-Doc 30 959, befolgen.

Das direkte Zahlungsverfahren mit PayPal ist nur Personen gedacht, nicht für Firmen. (s. Screen)

Darstellung der Kunden innerhalb der KTV im Bereich „Teilnehmer“. (s. Screen)

Nach der Datenübernahme werden beim Teilnehmer folgende Daten ergänzt:

  • Bereich „Teilnehmer“ - Bei dem Teilnehmer wird innerhalb vom Bemerkungsfeld der Text ergänzt. „Kursgebühr mit PayPal bezahlt“
  • Bereich „Abrechnung" - Bei dem Teilnehmer wird automatisch die Checkbox „bezahlt“ gesetzt.

Teilnehmermaske - Bei dem Teilnehmer wird automatisch innerhalb der Teilnehmerbeitragshistorie der Datensatz ergänzt, dass dieser den Betrag am Datum der Anmeldung bezahlt hat.

Übersicht „Rechnungserstellung“, Infospalte und Protokoll
Erschienen, abgerechnet, Rechnung vom - bar vom…- paypal-Onlineeinzug vom…, storniert - mit diesem Vierklang wollen wir mehr Übersichtlichkeit in den Abrechnungsteil bringen.

a.  Erstellung einer Rechnungsnummer mit den Briefvorlagen
(Rechnung BG, RNG ÜWT m.H., Sammelrechnung BG) über den Button „Brief(e) drucken“

b.  Nur unter „Abrechnung“ werden Briefe mit Rechnungsnummer erstellt.

  • Briefe wie: „Rechnung BG“, „Sammelrechnung BG“, „RNG ÜWT m.H.“
  • Wird von einer anderen Stelle der Brief geöffnet (Vorschau/Briefe drucken) erscheint der Hinweis: „Achtung Rechnungen können nur im Bereich ‚Abrechnung‘ erstellt werden!“ 

c.  Protokoll
Wird eine Änderung der Checkbox „abger.“ durchgeführt, wird dies im Protokoll angezeigt.

  • Eintrag: – wurde die Checkbox „abger.“ manuell gesetzt.
  • Druck: – Button „Briefe drucken“ wurde mit einem Rechnungsbrief aktiviert.
  • Online: – Zahlung wurde direkt per Paypal mit der Onlineanmeldung bezahlt. 

d.  Mouse-Over
Anhand der neuen Spalte „was/wann“ wird die Rechnungsnummer und wer diese erstellt hat per Mouse-Over angezeigt. 

e.  Hinweis von schon vorhandene Rechnungen bei Teilnehmern
Das System erkennt automatisch das bei einem Teilnehmer zum aktuellen Kurs schon eine Rechnung zugewiesen wurde und zeigt ein Hinweis „Die folgenden Teilnehmer haben schon eine Rechnung“.

Es können nur Teilnehmer für eine Rechnung übernommen und erstellt werden die noch keine Rechnungsnummer für diesen Kurs besitzen. Wurde das Häkchen „Abgerechnet“ aktiviert, wird auch dieser Teilnehmer nicht für die Rechnung übernommen.


Export der Daten eines Kurses

Im Bereich Kursstammdaten befindet sich ein neuer Button „CSV des Kurses“ Nach Aktivierung werden alle relevanten Daten vom Kurs als CSV-Datei exportiert. 

Folgende Spalteninhalte werden exportiert: Kursnummer, kursbezeichnung, datum_von, datum_bis, dozent, kursort, tn_anrede, tn_titel, tn_name, tn_vorname, tn_geburtstag, tn_strasse, tn_plz, tn_ort, tn_telefon, tn_mail, tn_gebuehr, tn_zahlart, tn_datum_kurszuordnung , fa_name, fa_strasse, fa_plz, fa_ort, fa_telefon, fa_mail, fa_bg, fa_bg_nr

Onlineanmeldungen erhalten Datumseintrag
Nach Übernahme Onlineanmeldung werden die Teilnehmer in der KTV nun mit Datum angezeigt.

e.  Hinweis von schon vorhandene Rechnungen bei Teilnehmern

Mail Absenderadresse überprüfbar für Spamfilter

Alle Mails werden von folgendem Absender versendet: login(at)drk-intern.de Auf diese Weise ist die Absendeadresse echt und überprüfbar. Antworten gehen aber an den angemeldeten Kurssachbearbeiter. (FROM:login@drk-intern.de, REPLY-TO: eigentliche Empfänger).

Diese Maßnahmen waren notwendig geworden, da zunehmend Spamfilter von Firmen eine „echte“ Absendeadresse erforderten und bei Mailadressen von Kurssachbearbeitern diese als „Spam“ klassifizierten. Nur bei der Antwort kommen diese Kurssachbearbeiter-Mailadressen zum Einsatz.

Dozentenberechtigung wurde um Teilnehmerbearbeitung erweitert

Die Dozenten haben die Schreibrechte für ihre eigene Kurse bekommen, um die Kursteilnehmerdaten bearbeiten zu können.

Kursanmeldeformular – Pflichtfelder auswählbar

Erweiterte Kursterminanmeldung Person, Fa. Selbstzahler und BG-Firma:

  • Geburtsdatum Pflichtfeld ja oder nein einstellbar
  • BG-Nr. Pflichtfeld ja oder nein einstellbar
  • Mail-Adresse Pflichtfeld ja oder nein einstellbar

 

 

Firmenportal zeigt Firmenkurse und freie Kurse

  • Es werden nur freie Kurse oder Firmenkurs der identischen Firma angezeigt.
  • Spalten wurden ergänzt wo der Kurs stattfindet.

Die Rechnungsnummer wurde aufgenommen.Die Rechnungsnummer kann nun nur 1x pro Kunden und Kurs erstellt werden.

Existiert schon eine Rechnungsnummer für einen Kunden wird diese als Hinweis angezeigt.

Erst nachdem eine Rechnungsnummer erstellt wurde, wird diese zu DATEV übermittelt.

Rechnungsnummern werden hinter jedem Kunden angezeigt (Spalte was/wann).

 

Kursanmeldeformular – Pflichtfelder auswählbar


BG-Liste zeigt nur Abrechnungsstellen mit Adresszusatz

Es befinden sich jetzt 25 Berufsgenossenschaft im System jeweils mit „Abrechnungsstelle“:

Kursübersicht mit Wochentag, Kürzel und Raum

  • Filtereigenschaft wurde um „Kurstypen“ erweitert
  • Neu: „Kürzel“ , „Raum“ und „Wochentag“ wurden ergänzt.


Dozenten können per Serienbrief angeschrieben werden.

BG-Webserviceanmeldung zeigt Übertragungsdaten an

Hinweis welche Daten zur VBG übermittelt werden, wurde eingebaut.

Neue Lehrgangsdokumentation und Anlagen

  • Mit neuen Abrechnungsunterlagen und Regeln hat die VBG auf die DSGVO reagiert. Neben das bisherige BG-Anmeldeformular treten nun Lehrgangsdokumentation mit allen Kursteilnehmern und Anlagen zur Lehrgangsdokumentation für jeden Teilnehmer einzeln. Witzigerweise liegen mir schon unterschiedliche Fassungen der Lehrgangsdokumentation hierzu vor. 
    In Windeseile haben wir die Formulare für die 60 DRK-Kreisverbände, die zurzeit die KTV nutzen, umgesetzt und per Serienausdruck am 30.5.2018 verfügbar gemacht, siehe Topmeldung auf DRK-intern.de: 
           -  alle Teilnehmer erscheinen auf der Lehrgangsdokumentation und
           -  alle Anlagen lassen sich als Seriendruck je Teilnehmer ausdrucken, 
           -  die Anlage erhielt einen wichtigen DSGVO-Erklärungszusatz.
    Sie finden die Vorlagen unter "Abrechnung" mit der Bezeichnung "eTN BG LDok" und "eTN BG Anl LDok". Wenn Sie im Menü "Kursunterlagen" alle Teilnehmer anklicken und die Vorlagen auswählen, können Sie über "Brief(e) drucken" die Lehrgangsdokumentation mit allen Teilnehmern und die Anlagen je Teilnehmer ausdrucken. So hilft zumindest die KTV der Formularflut Herr zu werden. 

KTV 24.02.2018

Dozentenabrechnung aktualisiert mit Kontoverbindung und Hinweistext

Im Menüpunkt „Dozenten“ können Sie bei einem Dozenten bekanntermaßen die Kontoverbindung hinterlegen. Diese Informationen werden ab sofort automatisch in der Zahlungsanweisung „Dozentenabrechnung“ unter „Abrechnung“ bei einem Kurstermin hinterlegt. Darüber hinaus wurde das Schreiben um einen Hinweistext zur Nebentätigkeit ergänzt.

Raumkollisionen vermeiden 

Was in den Planungstools schon lange gang und gäbe ist, ist nun auch bei Kursterminen ergänzt worden. Wenn Sie in den Kursstammdaten einen Raum anlegen, erscheint ab sofort beim Speichern ein Warnhinweis, wenn dieser Raum bereits geblockt wurde.

Sonderabschnitt: BG mit speziellen Antragsformularen 

Für die Abrechnung diverser Berufsgenossenschaften (BG) und Unfallversicherungsträger (UVT) müssen Kunden vorab ein Antragsformular oder einen Gutschein bei dem Zuständigen Träger beantragen. Das reguläre BG-Formular ist für diese Kunden nicht ausreichend oder zutreffend. Daher können Sie ab sofort den Anhang für Kursbestätigungen für BGs selbst festlegen. 

Wie das im Einzelnen funktioniert erklären wir Ihnen gern nachfolgend. 

Raumkollisionen vermeiden

Ergänzende Hinweise auf Ihrer Webseite aufnehmen

Bitte nehmen Sie die Hinweise zu den Ausnahmen auf Ihrer Webseite auf.

Den Text können Sie in Ihrem TYPO3 Backend ergänzen.

BG-Daten und Onlineeinstellungen selbst verwalten

Im neuen Menüpunkt „BG-Liste“ werden alle BGen und UVT aufgelistet und können durch Sie bearbeitet werden.

Der Reiter „BG-Daten“ enthält die Stamm- und Kontaktdaten der BG. Sie können alle Felder Ihren Bedürfnissen anpassen, die Sie zum Beispiel für eine korrekte Abrechnung benötigen. Einzige Ausnahmen bilden die globale Systemdaten „Firma“ und „Firma, kurz“. 

Im Reiter „Einst. Onlineanmeldung“ hinterlegen Sie, wenn benötigt die gesonderten Einstellungen für die Kursbestätigungen an Firmen (BG). 

  • Wählt nun ein Firmenkunde im Onlineformular diese BG aus, so wird auf seiner Bestätigung der Text aus dem Feld „Ergänzung für BG“ zusätzlich vermerkt. 
  • Der aktivierte Button bei BG-Anhang „Nein“, sorgt dafür, dass das Bestätigungsschreiben ohne das Standard BG-Formular versendet wird.
  • Ist beim BG-Formular „Ja“ aktiviert, so wird das BG-Standardformular versendet. Bei Bedarf können Sie einen zusätzlich Hinweis ergänzen, der innerhalb des BG-Anmeldeformulars angezeigt wird.

KTV 26.01.2018

Auflistung Dienstleistungen der Gliederung

Im Menüpunkt Teilnehmerimport werden nun die Kurstypen angezeigt, die Sie in der Dienstleistungsdatenbank (DLDB) angelegt haben und somit als Kundenbeziehung tatsächlich zur Auswahl stehen. Nur diese Kundenbeziehungen können vom System korrekt verarbeitet werden. Fehlen Ihnen in der Auflistung Kurstypen, lege Sie diese in der DLDB. Erst im Anschluss können Sie die neuen Kurstypen z.B. für einen Import verwenden.

Auflistung Dienstleistungen der Gliederung

Hilfestellung zur Anpassung von Dokumenten

Wir haben Ihnen in dem neuen Dokument „Anleitung eDocs anpassen“ Hinweise zur Bearbeitung von Briefvorlagen zusammengestellt. Die Erklärungen erfolgen Schritt für Schritt mit hilfreichen Screens. Das Dokument können Sie mit dem Button „Über KDB“ abrufen. Der direkte Link lautet: www.drk-intern.de/kdb/anleitung-briefvorlagen.html.

Hilfestellung zur Anpassung von Dokumenten

Vereinsdaten mit neuen Briefvariablen (KTV-Rechnungen) verknüpft

Die ausgewählte Funktion kann in Kombination mit dem Namen als Briefvariable in den Briefen hinterlegt werden: „Titel_KGF_Vorstand“. Alternativ kann auch nur der Name in den Briefen hinterlegt werden „Name_KGF_Vorstand“.

Wichtiger Hinweis: Ihre bisherigen Angaben zum Vorstand werden in die neue Systematik übernommen. Bitte prüfen Sie sorgfältig die Angaben in den Vereinsdaten und in Ihren Briefvorlagen!

Vereinsdaten mit neuen Briefvariablen (KTV-Rechnungen) verknüpft

KTV 08.12.2017

BG-Verrechnungssatz für das nächste Jahr hinterlegen.

Unter Vereinsdaten kann neben dem aktuellen Jahr ab sofort der BG-Satz für das kommende Jahr hinterlegt werden. Dies ermöglicht Ihnen einen nahtlosen Übergang bei der Anlage künftiger Kurse mit korrekten Beträge.

BG-Verrechnungssatz für das nächste Jahr hinterlegen.
Generierung der BG-Kursnummer um Hinweis ergänzt.

Bitte beachten Sie, dass zunächst ein Raum zu einem Kurstermin hinzugefügt werden sollte und die BG-Nummer anschließend generiert wird. Sollten Sie nachträglich den Kursort ändern, nutzen Sie bitte die Möglichkeit, die BG-Daten zu aktualisieren.

Generierung der BG-Kursnummer um Hinweis ergänzt.
Optimierte Funktion für BG-Rechnung unter Abrechnung.

Ab sofort lassen sich für jede BG alle Teilnehmer des aktuellen Kurses oder für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen.

Zur Auswahl stehen:

  • nur diesen Kurs in Rechnung stellen
  • alle Teilnehmer aus allen Kursen in Rechnung stellen; Zeitraum von/bis 
alle Teilnehmer aus allen Kursen in Rechnung stellen; Zeitraum von/bis

In der Auswahlliste werden zunächst die Berufsgenossenschaften aufgelistet, welche durch Firmenmitarbeiter mit dem aktuellen Kurs verknüpft sind. Im unteren Teil finden Sie alphabetisch sortiert, alle weiteren BGen.

In der Auswahlliste werden zunächst die Berufsgenossenschaften aufgelistet, welche durch Firmenmitarbeiter mit dem aktuellen Kurs verknüpft sind. Im unteren Teil finden Sie alphabetisch sortiert, alle weiteren BGen.
Onlineanmeldung Vorschau des Datensatzes überarbeitet.

Im Rahmen der Onlineanmeldung ist nur eine Sichtprüfung der Daten möglich. Da Änderungen erst nach Übernahme der Daten in das System möglich sind, wurde die Ansicht dieser Funktion angepasst und ist nun einspaltig.

Onlineanmeldung Vorschau des Datensatzes überarbeitet.
Schutz gegen voreilige Autovervollständigung.

Im Reiter „Teilnehmer“ bei einem Kurstermin ist es möglich per Autovervollständigung einen bestehenden Kunden diesem Kurs hinzuzufügen. Bearbeiten Sie einen bestehenden Kunden, so wird ab sofort beim Versuch die Daten zu speichern ein Hinweis eingeblendet. Sie können entscheiden ob Sie die Daten aktualisieren/überschreiben möchten oder ob ein neuer Kunde angelegt werden soll.

Schutz gegen voreilige Autovervollständigung.

Wir haben inzwischen in der KTV verschiedene Schutzmaßnahmen vorgenommen, damit keine voreilige Übernahme der Autocompleteanzeige erfolgen kann:

  • nur Enter übernimmt Autocomplete-Daten,
  • Tab bedeutet Weiterspringen ohne Übernahme,
  • am Schluss einer Autocomplete-Übernahme mit Änderungen erscheint die Speichermeldung: „Die Stammdaten wurden überschrieben ... Daten überschreiben - Neuer Kunde - Abbrechen.“
Schutz gegen voreilige Autovervollständigung.
Firmeneigene Anmeldung über Onlineformular.

Wenn Sie einen exklusiven Kurs für eine Firma erstellen, dann gibt es ab sofort folgende hilfreiche Optionen: 

Unter „versendbarer Onlineformularpfad“ können Sie den Link herauskopieren und an den Ansprechpartner in der Firma senden. Dieser hat die Möglichkeit selbstständig Mitarbeiter über das exklusive Onlineformular anzumelden.

Damit der Kurs nicht auf der Webseite oder PLZ-Suche erscheint aber dennoch das Onlineformular genutzt werden kann, klicken Sie bitte zusätzlich die „keine Termineinspiegelung“ an.

 

Damit der Kurs nicht auf der Webseite oder PLZ-Suche erscheint aber dennoch das Onlineformular genutzt werden kann, klicken Sie bitte zusätzlich die „keine Termineinspiegelung“ an.
Erweiterte Protokollfunktion beim Kurstermin.

Wenn Sie einen exklusiven Kurs für eine Firma erstellen, dann gibt es ab sofort folgende hilfreiche Optionen: Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden Änderungen in den Bereichen: Kursstammdaten, Dozenten-Tage, Teilnehmer und Abrechnung ab sofort detaillierter protokolliert. Das Protokoll gilt innerhalb des angezeigten Bereiches und ist über die Menüleiste mit dem Button „Protokoll“ aufrufbar. Im Zeitstempel werden das Datum, Name des Sachbearbeiters sowie die geänderten Felder angezeigt.

Wiederholung von Kursterminen.

Ab sofort kann eine Terminserie für einen einzelnen Kurs angelegt werden.

Klicken Sie auf „Einmalig“, so werden wie gehabt Erster und letzter Kurstag angelegt.

Klicken Sie auf „Wiederholung“, um eine Terminserie anzulegen. Hier können Sie wählen zwischen:

 

  •     Täglich
  •     Wöchentlich
  •     Monatlich

Legen Sie wie gewohnt den Ersten Kurstag fest und geben beispielsweise die Anzahl der Termine an. Das Enddatum wird in dem Fall automatisch berechnet. 

Erweiterte Protokollfunktion beim Kurstermin.
Wiederholung von Kursterminen.

Unter Dozententage werden die einzelnen Termine direkt angelegt und sind dort übersichtlich aufgelistet. 

Unter Dozententage werden die einzelnen Termine direkt angelegt und sind dort übersichtlich aufgelistet.

KTV 17.11.2017

Aktuelle Hinweise zur Kursteilnehmerverwaltung (KTV)

Dozentenrechte:

Zahlreiche Neuerungen machen eine erneute Speicherung der Berechtigungen bei Ihren Dozenten notwendig. Nur durch diesen Vorgang werden die komplexen Berechtigungen neu geladen und die Funktionen arbeiten fehlerfrei.

Schritt 1: Häkchen an anderer Stelle setzen und abspeichern. 

Schritt 2: Häkchen bei gewünschter Berechtigung setzten und abspeichern. 

Schritt 1: Häkchen an anderer Stelle setzen und abspeichern
Schritt 2: Häkchen bei gewünschter Berechtigung setzten und abspeichern.

Kursnummernautomatik

In den Kursgrundeinstellungen können Sie für jede Kursbezeichnung individuell die Kursnummer festlegen. Zur Auswahl stehen:

     ●  Je Kurs      oder           ●  über alle

Je Kurs“ bedeutet, dass jede Kursbezeichnung eine eigene Nummernfolge erhält. Sie können den Beginn der Zählung selbst festlegen, Beispiel Yoga-2017-15, 2017-EH G-15, usw..Die Auswahl „über alle“ hebt alle abweichenden Einträge auf und zählt alle Kurstermine nacheinander durch. Die laufende Nummer wird über alle Kurse hinweg weitergezählt. So wissen Sie, wie viele Kurstermine Sie insgesamt haben. Den Beginn der Zählung können Sie nicht festlegen. Diese startet bei 1 bzw. der höchsten vorhandenen Nummer +1.

Die Nummernsystematik können Sie bei beiden Auswahlmöglichkeiten je Kursbezeichnung festlegen.

Kursnummernautomatik
Übersicht aller KTV-Änderungen