Die Stammdaten eines Kunden aus dem Modul Fördermitgliederverwaltung (FMV) können nicht in der Teilnahmemaske der KTV-Schulen bearbeitet werden. Diese Daten werden ausgegraut.

In der Ansicht wurde die Spalten mit dem Typkürzel entfernt. Es erfolgte zudem eine aktualiserte Darstellung des Kurstyps sowie deren Kurszbezeichnungen.

Die Variable "Stempel" wurde angepasst. Die Variable kann nun in einen Fließtext eingefügt werden, ohne einen Umbruch zu erzeugen.

Die Variablen wurden erweitert. Zur Darstellung der Kurstage und - zeiten stehen nachfolgende Variablen zur Verfügungen.

•     Kurstermine --> Auflistung aller Kurstermintage inkl. den jeweiligen Uhrzeiten als Block, linksbündig
•     erste Kurszeit --> Startzeit vom ersten Termin
•     letzte Kurszeit --> Endzeit vom ersten Termin
•     erster Kurstag --> Erster Tag
•     letzter Kurstag --> Letzter Tag
•     Datum selektierter Tag --> ausgewählter Tag bei Dozenten-Tage > Kurstage
•     erste Kurszeit selektierter Tag --> Startzeit vom ausgewählten Tag bei Dozenten-Tage > Kurstage  *Neu
•     letzte Kurszeit selektierter Tag --> Endezeit vom ausgewählten Tag bei Dozenten-Tage > Kurstage  *Neu

Bei Essenauswahl wird nun Vollkost statt normale Kost angezeigt.

In den Kursgrundeinstellungen kann nun ein Anmeldeschluß für Kurstermine hinterlegt werden.

Standardwert bei Neuanlage einer Kursbezeichnung in den Kurgrundeinstellungen sind 30 Tage. Name des neuen Feldes: Anmeldeschluss (Tage)

In den Kursstammdaten wird dieser Wert übergeben in dass neue Feld:  Anmeldeschluss (Datum). Bei Bedarf kann durch entfernen der Checkbox das Datum bearbeitet werden.

Sie können nun die Begleit-Mail für den Versand von Informationen per Mail konfigurieren.

Die Einstellung kann für jede Briefvorlage vorgenommen werden. So können Sie unterschiedliche Hinweise und passende Texte zu Ihren Informationen formulieren.

Da es sich um individuelle Einstellungen handelt, sind die Anpassungen nur bei individuellen Briefen möglich.

Bitte beachten Sie, dass die Mail nicht die eigentlichen Informationen aus den Briefen abbilden soll, daher ist die neue zusätzliche Auswahl an Variablen für die Mail beschränkt.

Folgende Bereiche können nun unter Briefe&Mails> Email-Editor angepasst werden:

• Betreff
• Text
• Signatur
   

So gehen Sie vor:

1. Wählen Sie eine individuelle Briefvorlage aus. Klicken auf Email-Editor.

2. Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Mail.

3. Unten Links finden Sie den Button "Vorschau". Bitte beachten Sie, dass  ohne konkrete Daten nicht alle Variablen ausgefüllt werden.

4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und Speichern Sie diese unten rechts ab. Ein zusätzliches Speichern des Briefes ist nicht notwendig.

Zur Bearbeitung des Betreffs

Sie können einen passenden Betreff eingeben und mit den direkt darunter aufgeführten Variablen ergänzen.

Die Variablen werden in der Reihenfolge der Übernahme aufgelistet.

Zur Bearbeitung des Textes

Sie können den bestehenden Text überarbeiten. Weitere Variablen finden Sie in dem Dropdown links. Da die Texte nicht den Inhalt der Schreiben wiedergeben sollen, ist die Auswahl der Variablen fix begrenzt.

Zur Bearbeitung der Signatur

Das editierbare Widget Signatur bietet Ihnen die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen.

• Absender (manuell) gilt für alle Mails, die manuell ausgelöst werden.
• autom. Übernahme gilt für alle Mails, die im Zuge der automatischen Onlineübernahme ausgelöst werden.
   

Das bedeuten die Auswahlmöglichkeiten im Einzelnen:

• angemeldeter Benutzer = der Sachbearbeitenden selbst + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung
• ausgewählter Benutzer = ein Sachbearbeiter der Benutzerverwaltung nach Wahl + die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung
• Haupt ASP des Kurses = Hauptansprechpartner 1 aus der Dienstleistungsdatenbank die Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung -> oder die Option "Sammelmail" + Gliederungsdaten aus der Benutzerverwaltung
• manuell = Maske zum Festlegen eigener Informationen und angepasster Gliederungsdaten.
   

Innerhalb der TN-Liste steht das editierbare Widget "Teilnehmerliste" zur Festlegung der Spalten zur Verfügung. Dieses verfügt nun über zwei neue Optionen:

• Mindestanzahl
• Angehängte Zeilen

Die Mindestanzahl legt fest, wie viele Zeilen mindestens auf der ersten Zeite generiert werden. Das Minimum hierbei ist 10 Zeilen und kann nicht unterschritten werden. Hinweis: Die tatsächliche Anzahl der Zeilen richtet sich stets nach dem Umfang der erzeugten Tabelle. Bsp. Sie wählen als Mindestanzahl 20 Zeilen aus, aber aufgrund der umfangreichen Teilnehmenden-Informationen, können nur 16 auf einer Seite abgebildet werden.

Mit der Auswahl angehängte Zeilen können Sie festlegen wie viele leere Zeilen am Ende der Liste zusätzlich erzeugt werden sollen. Somit haben Sie die Option die Liste handschriftlich fortzuführen.

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit den Mailversand im Kurstermin unter Teilnehmer und Kursunterlagen auszulösen, auch wenn Ihnen nicht alle Mailadressen vorliegen.

In der Auflistung "Empfänger vom Brief" werden die fehlenden Mailadressen weiterhin rot umrandet. Wenn Sie nun auf "versenden" klicken, dann erscheint folgender Hinweis (Bsp.):

Bitte korrigieren Sie die Emailadressen oder
der Brief wird nur an 15 von 16 Empfänger versendet!

Klicken Sie auf "Weiter" um den Mailversand dennoch auszulösen oder auf "Abrechen" um ggf. Mailadresse anzupassen.

Im Bereich Onlineübernahme > Auflistung der Anmeldungen gibt es nun die Spalte "gezahlt (PayPal)". Hier wird der Transaktionscode sowie die Zahlungsnummer angezeigt, sofern eine PayPal-Zahlung vorliegt.

Beim Versuch diese Anmeldung zu löschen, wird ein Warnhinweis ausgegeben (Bsp.):

1 Onlineanmeldung wirklich löschen? Eine PayPal-Zahlung ist damit verbunden!

oder

2 Onlineanmeldungen wirklich löschen? Achtung! Mindestens eine PayPal-Zahlung ist vorhanden.

Ist bei einem Teilnehmenden in einem Kurstermin > Teilnehmer die Abrechnungsform "Organisation", "BG-Teilnehmer" oder "Mitarbeiter (intern)" ausgewählt, so wird das Feld KV / Firma angezeigt. Dies ist relevant für die Erstellung von Bestätigungen und Abrechnungen.

Um sicher zu stellen, dass die Information zu einer bestehenden Firmenzugehörigkeit nur in den drei o.g. Fällen im weiteren Workflow zum Tragen kommt, wird ab sofort das Feld KV / Firma ausgeblendet, wenn die Abrechnungsweise Selbstzahler" ausgewählt ist. Bsp.: Ein aus dem Datenstand bekannter Firmenteilnehmender meldet sich Privat für einen weiteren Kurs an und zahlt selbst.

Die Auflistung der Variablen unter Briefe&Mails wandert von ganz rechts nach ganz links in der Ansicht.

Seit 2020 wird aus technischen Gründen als Absenderadresse "noreply@drk-intern.de" verwendet. Klick ein Kunde dennoch auf Antworten, wird eine Antwortmailadresse mit Gliederungsbezug eingeblendet.
Mit dem aktuellen Rollout werden nun folgende Aktualisierungen zur Verfügung gestellt:

• Für Mails, die aus Kursterminen heraus erstellt werden und im Zuge der Onlineübernahme, kann in den jeweiligen Kursgrundeinstellungen>Mail Antwortadresse optional zwischen dem AP 1 oder der Sammelmailadresse gewählt werden. Diese Daten werde in der Dienstleistungsdatenbank (DLDB) in den Kursdatenblättern gepflegt. Bitte prüfen Sie dort die Angaben.
• Für Mails, die aus dem Bereich Briefe&Mails und Rechnungen erstellt werden wird automatisch die Mail des Sachbearbeitenden angezeigt
   

Bitte beachten Sie, dass eine Vielzahl an aufgerufenen Informationen die Ladedauer des Protokolls erhöht.
Folgende Einträge werden nun zusätzlich protokolliert:
- Teilnehmer: Anlage /Löschung von TN, Erstellung /Löschung von Reservierungen
- Dozententage: Checkbox abgerechnet
- Kursstammdaten: Änderungen der BG-Gebühr/Kursgebühr, Checkbox nur BG-TN

Für folgende Spalten wurden auf Wunsch von Verbänden nun Spaltenbreiten definiert:
o    Unterschrift
o    Anmerkung
o    Bemerkung
o    TN-Bemerkung -zusätzlich die Schriftgröße in der Spalte verkleinert für mehr Platz
o    TN-Bezahlt
o     Bezahlt
o    BG-Teiln.
o    Typ Gebühr
o    TN-Gebühr

Der Browser wird nun auf jeden Fall versuchen die Spaltenbreite einzuhalten. Ist zu wenig Platz (viele Spalten), dann werden die Spalten dennoch zusammengeschoben. Ist zu viel Platz (wenige Spalten), dann werden diese weiterhin auseinandergezogen. Die verbleibenden Spaltenbreiten werden weiterhin dynamisch erstellt.

Im Widget Teilnehmerliste steht ein neuer Spaltenname "Kurstage in Spalten" zur Auswahl.
Wenn Sie dies auswählen, werden in Ihrer TN-Liste entsprechend den Kurstagen leere Spalten zum z.B. Abhaken der TN bei mehrtägigen Terminen erzeugt.

Die Variable "Datum selektierter Dozent" wurde umbenannt in "Datum freie Dozententage" und listet die Dozententage ohne Dozenten auf.
Die neue Variable "Datum selektierter Tag" übernimmt nur den ausgewählten Kurstag in den Brief.

Das Feld "zust. BG" in den Stammdaten einer Firma kann nun geleert und abgespeichert werden.

Die BG-Gebühr aus den Vereinsdaten wird nun in den Kursstammdaten eines Termins eingeblendet.

In den Kursstammdaten kann eine Unterkunft hinterlegt werden, die mit der Variablen "Unterkunft" in den Briefen angezeigt wird.

In der Teilnehmermaske werden im neuen Abschnitt Hunde alle bisher verknüpften Hunde zu dem Teilnehmenden aufgelistet. Dies dient nur der Übersicht.

Die Anlage/Zuordnung eines Hundes erfolgt entweder über das Onlineformular oder manuell in einem Kurstermin im Abschnitt Teilnehmer. Der Feldname lautet Hund und kann über das Stiftsymbol bearbeitet werden. Folgende Felder stehen zur Auswahl:

• Hunde = Neuer Hund oder bestehenden Hund aus der Liste (wenn vorhanden) auswählen.
• Name
• Geschlecht
• Kennung
• Geb. Datum

Das zugehörige Formular steht in der Typo3 ab der 12er Version zur Verfügung.

Die scheinbar mißverständlichen Punkte DLDB Mail Sammeladresse und Mail "BCC" an Kurs-Sachbearbeiter DLDB wurden nun in einem übersichtlichen Auswahlmenü zusammengefasst.

Mit Hilfe dieser Funktion können Gliederungen in den Kursgrundeinstellungen je Kursbezeichnung festlegen, ob zu jeder in der KTV erstellten Mail zusätzlich der Versand im BCC erfolgen soll. Es stehen drei Optionen zur Auswahl.

BCC Mail an:

• [---] = kein BCC
• DLDB Mail Ansprechperson 1 = Mail geht in BCC an die Ansprechperson 1 des Kurstypes in der DLDB
• DLDB Mail Sammeladresse = Mail geht in BCC an die Sammelmailadresse des Kurstypes in der DLDB
   

Der Mailtext beim Versand von Absagen für Firmen oder Selbstzahlenden/Personen wurde überarbeitet. Damit sowohl Absagen durch die Gliederung als auch Absagen durch die Teilnehmenden selbst abgebildet werden können, lautet der Text wie folgt:

Absage für den Kurs [Kursbezeichnung]

Sehr geehrte Frau Muster,

zu dem von Ihnen gebuchten Kurs [Kursbezeichnung] am

20.06.2024, 09:00-15:00 Uhr

beim DRK-Kreisverband Musterstadt e.V., finden Sie anbei Ihre Absage, die Sie als PDF unter
 [Link oder Anhang]
abrufen und ausdrucken können.

Mit dieser Mail widerrufen wir eventuell vorausgegangene Anmeldebestätigungen.

In einem Kurstermin können unter Abrechnung> Kursabrechung und Dozentenabrechnung PDFs erzeugt werden.

Diese PDFs wurden nun auch auf dem neuen Editor umgestellt.

In dem Zuge wurde das PDF vereinheitlicht. Sollten Sie die alte Variante benötigen, senden Sie bitte eine entsprechende Info an support@drkservice.de.

Im Layouteditor wurde das Layout für Checkkartendrucker ergänzt: CR 80 landscape empty.

Die Erstellung von Rechnungen wird jetzt einfacher. Die in den Kursgrundeinstellungen hinterlegte Briefvorlage wird in dem Fenster "Buchungsdaten mit PDF-Rechnungsvorschau und Übernahme" direkt als Vorlage eingeblendet. Ein Wechsel zu weiteren passenden Vorlagen ist über die Auswahlliste weiterhin möglich.

Unter Kursunterlagen wurde die Vorauswahl für das Abrechnungformular sowie das Abrechnungsformular Blanko hinzugefügt.

Hier werden, wenn vorhanden, automatisch die in den Kursgrundeinstellungen hinterlegten Vorlagen eingeblendet.

Das Rollout zur Umstellung der Briefe ist nun (11.12.2023, 17.30 Uhr) abgeschlossen.

Sie können wieder in den Modulen arbeiten. Für die Briefe /Mails oder Rechnungen werden ausschließlich die neuen Vorlagen angeboten und verwendet. 

Die bisherigen Vorlagen (individuell/Standard) sind noch einsehbar, können jedoch nicht mehr verwendet werden.

Wir haben die Funktionen zur Erstellung und zum Versand der Briefe intensiv getestet. Sollten bei Ihren eigenen Vorlagen dennoch Probleme auftreten, senden Sie eine Mail an support@drkservice.de mit dem Betreff Briefumstellung samt Screen auf dem das Problem ersichtlich wird. Vielen Dank!

Die automatisierte Übernahme der Onlineanmeldungen läuft am 12.12.2023 ab 6.00 Uhr wieder an.

Die Umstellung der Briefe findet am Montag, den 11.12.2023 ab 14.00 Uhr statt. 

Zur Vorbereitung: Bitte Drucken Sie alle Unterlagen/Schreiben, die Sie am 11.12.2023 sowie am 12.11.2023 benötigen noch auf Basis der alten Briefe bis ca. 13.45 Uhr aus.

Zur Durchführung:  Am 11.12.2023 ab 14.00 Uhr wird die alte Brieferstellung durch die neue Brieferstellung abgelöst. Ab diesem Zeitpunkt erstellen oder versenden Sie keine Briefe /Mails oder Rechnungen! Sie können während der Umstellung Daten von Teilnehmende in den Kursen bearbeiten.

Der Automatismus zur Übernahme der Onlineanmeldungen wird am 11.12.2023 ab 14.00 Uhr zentral ausgesetzt. Die Aktivierung erfolgt wieder am 12.12.2023 ganz regulär und die Teilnehmer erhalten entsprechend den neuen Kursgrundeinstellungen eine Bestätigungsmail aus den neuen Briefvorlagen. Benötigen Sie mehr Zeit, weil Sie Ihre neuen Vorlagen im Echtsystem zunächst testen wollen, dann deaktivieren Sie die automatische Übernahme von Onlineanmeldungen in den Kursgrundeinstellungen. 

Nach der Umstellung: Wir informieren Sie in den Rolloutinfos , wenn die Umstellung erfolgreich abgeschlossen wurde. Sie können dann wieder wie gewohnt in den Modulen arbeiten. Für die Briefe /Mails oder Rechnungen werden ausschließlich die neuen Vorlagen angeboten und verwendet. Die bisherigen Vorlagen (individuell/Standard) sind dann noch einsehbar, können jedoch nicht mehr verwendet werden. 
 

Aus Gründen des Datenschutzes werden die Briefinhalte nicht mehr in der Mail selbst als Text angezeigt. Stattdessen wird eine Mail mit standardisiertem Text versendet. Dieser Text lässt sich nicht individualisieren. Die Bereitstellung der Briefe als Anhang bleibt erhalten.

Die versendeten Briefe werden als 

• PDF im Anhang oder
• als Downloadlink zur Verfügung gestellt.

Entscheiden Sie selbst, welche Variante Sie nutzen möchten. Die Einstellung nehmen Sie zentral für Ihre Gliederung im Seitenmenü unter "Einstellungen" vor. Als Standard ist PDF im Anhang voreingestellt.

In den Kursterminen entfällt die Darstellung der Kacheln und wird durch eine klare tabellarische Übersicht ersetzt.

Um einen Brief zu erstellten, wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus und klicken dann einen Brief aus der Übersicht an. Die Zeile mit dem Brief wird blau. Das Auge zum Laden des Briefes entfällt. Es öffnet sich unten rechts die Vorschau.

In der Vorschau können keine Änderungen an dem Brief vorgenommen werden. Dafür ist es nun möglich sich alle ausgewählten Teilnehmer anzeigen zu lassen.

Um einen Brief zu erstellen, klicken Sie wie gewohnt auf "Briefe drucken" oder "Mail(s) senden".

Die Übersicht enthält

• Bereich (entspricht der ehem. Kachel)
• Briefname (Name des Briefes)
• Verzeichnisname (KV-Vorlage oder Standardvorlage) 

Zu den Farben in der Übersicht:

• grau= Daten kommen aus den Kursgrundeinstellungen
• weiß= Brief wurde im Kurstermin ausgetauscht
• blau = Brief ist markiert

In einem Kurstermin steht Ihnen in den Bereichen Dozenten-Tage, Teilnehmer und Kursunterlagen ein neues Feld "Zusatzinformationen" zur Verfügung.

Hier können Sie bei Bedarf individuellen, zusätzlichen Text in einem Schreiben eintragen. Dieser wird nicht dauerhaft in die Originalvorlage übernommen, sondern variiert entsprechend Ihrer Eintragung.

Um dieses Feld nutzen zu können, bauen Sie im Briefeditor in Ihre Mail-Vorlagen die Variable "Empfänger individueller Text" ein. Diese wird befüllt, sobald Sie das neue Feld im Kurstermin mit Inhalt befüllen.

Wenn Sie Teilnehmende und Brief ausgewählt haben und auf "Mail(s) senden" klicken, öffnet sich ein neues Fenster.

In diesem Fenster sehen Sie die Empfänger der Briefe. Hier ein Beispiel für eine Firmenbestätigung.

Bei Firmen wird in der Regel die Hauptansprechperson der Firma angezeigt. Falls Sie in den Kursgrundeinstellungen aktiviert haben, dass die Teilnehmenden ebenfalls diese Bestätigung erhalten sollen, werde diese ebenfalls aufgeführt. Bei Bedarf können Sie durch Klick in die Zelle beim Ansprechpartner diesen ändern oder die Firma als Empfänger auswählen.

Mit Klick auf Versenden, lösen Sie die Mail direkt aus. Das vorherige Export-Fenster entfällt.

Der zusätzliche Anhang (ehemals Parkplatzskizze) aus den Kursgrundeinstellungen, wird auf vielfachem Wunsch nur noch bei Bestätigungen versendet.

Die Funktion kann in den Kursgrundeinstellungen unter "Mail Bestätigung Anhang?" aktiviert werden.

Nutzen Sie die Funktion "Mail an TN" in den Kursgrundeinstellungen und auch in den Kursterminen > Teilnehmer um allen Teilnehmenden eine Mail zukommen zu lassen. 

Sie können dort zum Beispiel zusätzliche Informationen hinterlegen. Die Mail geht ausschließlich an die Teilnehmenden des Kurses. 

Ein Versand an die Firma oder einen Ansprechpartner erfolgt nicht.

Die DRK-Server ID kann manuell bei einem Teilnehmenden hinzugfeügt werden.

Teilnehmermaske> DRK-Server.

Unter Teilnehmer> weitere Aktionen steht die Funktion "DRK-Server IDs kopieren" zur Verfügung. 

Dies ermöglicht den Export der DRK-Server IDs der selektierten Teilnehmenden.

In den Kursgrundeinstellungen kann zu jeder Kursbezeichnung eine Nummer zur Bildungsfreistellung hinterlegt werden. 

(Zwischen Kostenstelle und Notiz (intern)).

Der Feldinhalt steht in den Briefen als Variable zur Verfügung.

Wenn Sie die Variablen Erlöskonto und Kostenstelle bspw. in der Ausfallrechnung hinzufügen möchten, dann haben wir folgenden Tipp für Sie.

• Setzen Sie den Mauszeigen hinter "Kursname".
• Drücken Sie Shift+Enter um in die Zeile direkt darunter zu wechseln. 
• Fügen Sie nun über die Auswahl "Variablen "die beiden Variablen ein.
• Das besondere: Erlöskonto und Kostenstelle auf dieser Zeile belassen. Kein Leerzeichen zwischen die Variablen setzen.
• Sind entsprechende Daten vorhanden, werden die Variablen samt "Erlöskonto: xy" und "Kostenstelle: ab" dargestellt.

Der neue Bereich für die Einbindung von Briefen in den neuen Kursgrundeinstellungen in Form einer Tabelle/Liste löst die alten Kacheln ab 01.12.2023 ab. Bitte befüllen Sie jetzt bereits den neuen Bereich.

• Unter Bereich wird der ehemalige Kachelname aufgelistet.
• Unter Briefname wird der hinterlegte Brief angezeigt.
• Unter Verzeichnis sehen Sie in welchem Ordner die Vorlage liegt.
• Unter Typ wird angezeigt, ob es sich um eine originale oder individuelle Vorlage handelt
   

Folgende neuen Bereiche (alt: Kacheln) sind hinzugekommen:

• LDok LKBS
• LDOK LKB Anlage
• LDOK LKEH
• LDOK LKEH Anlage
• Mail Reservierung Firma (eigene Vorlage kann nun zentral hinterlegt werden)
• Rechnung für Bezahlsystem (eigene Vorlage kann nun zentral hinterlegt werden, gilt für automatisch erstellte Rechnung für z.B. PayPal, wenn in den Vereinsdaten aktiviert)
• Scheine für BG-Teilnehmer und Scheine für Teilnehmer (falls Sie unterschiedliche Bescheinigungen erstellen möchten, wenn nicht reicht es aus bei einem Bereich eine Vorlage zu hinterlegen)
• TN-Liste 1, TN-Liste 2, TN-Liste 3 (falls Sie unterschiedliche Listen in den Kursen verwenden möchten, wenn nicht reicht es aus bei einem Bereich eine Vorlage zu hinterlegen)

Hinweis:

Sie können mit dem Button "Diese Vorlagen zu anderen Kursbezeichungen kopieren" die von Ihnen eingebundenen Vorlagen in andere Kursbezeichnungen übernehmen.

Ein kurzes Tutorial "neue Kursgrundeinstellungen und Briefvorlagen" finden Sie hier: https://www.drk-intern.de/datenbanken/video-tutorials/ktv

Als Vorlage stehen Ihnen u.a. TN-Schein A5 MONA sowie TN-Schein A6 zur Verfügung.

Am 15.11.2023 erweitern wir den Rahmen der Vorlage um weitere 2mm. Somit stellen wir sicher, dass der Inhalt innerhalb des bedruckbaren Bereichs dargestellt wird. Zudem passen wir auf mehrfach geteilten Wunsch die Standardschriftgröße der Kursbezeichnung an die alte Vorlage an. Die Kursbezeichnung integriert sich nun wie bisher besser in den restlichen Text.

Bitte prüfen Sie mit Hilfe der Vorschaufunktion, ob die erstellten Vorlagen auf eine Seite passen. Sollte der Inhalt umbrechen, verkleinern Sie bitte ggf. Passagen oder eingefügte Bildelemente, wie z.B. Stempel.

Derzeit erarbeiten wir noch eine alternative Möglichkeit einen Stempel in den Bescheinigungen zu integrieren. Bis Ihnen diese Funktion zur Verfügung steht, passen Sie bitte die Bildgröße so an, dass der Ausdruck auf einer Seite möglich ist. 

Sie können in der Briefvorlage "TN-Liste" mit Hilfe des Widgets "Teilnehmerliste" die angezeigten Spalten selbst auswählen und zusammenstellen. 

• Klicken Sie mit der rechten Maus auf das Widget "Teilnehmerliste", der Dialog "Widget bearbeiten" wird angezeigt und kann geöffnet werden. 
• In dem neuen Fenster sehen Sie die Spaltennamen, die zur Auswahl stehen. Durch Setzen der Checkbox wählen Sie Ihre Spalten aus.
• Durch Anfassen eines Begriffs mit der linken Maustaste können Sie die Reihenfolge anpassen.
• Durch Doppelklick auf den Begriff können Sie die Begrifflichkeiten anpassen, z.B. Name zu Nachname. Beachten Sie hierbei, dass weiterhin der vorgesehene Inhalt des Originalbegriffs in den Zellen eingeblendet wird.
   

Speichern Sie Ihre Änderungen ab, erst dann werden die Änderungen sichtbar!

Änderungen Prüfen:  Rufen Sie Ihren Brief unter Briefe&Mails auf. Nun prüfen Sie mit Hilfe der Vorschaufunkktion, ob die gewählte Anzahl an Spalten auf den Ausdruck passen, oder ob Sie die Anzahl verringern müssen.

Gehen Sie in einen Kurstermin > Kursunterlagen > Vorlagen. Wählen die von Ihnen erstellte Vorlage aus und prüfen mit "neue Briefe/Vorlagen" mit Echtdaten Ihren Brief.

Ab sofort werden Sie bei Wechsel in den Bereich Briefe&Mails direkt auf den neuen Briefebereich weitergeleitet.

Wichtig! Nach wie vor werden für Briefe/Mails/Unterlagen/Rechnungen im Bereich Kurse und Teilnehmer die alten Briefe verwendet. Diese können Sie weiterhin über den Button "Briefe & Mails OLD " aufrufen und bearbeiten.

Der neue Editor und seine Briefe löst den alten Editor und die bisherigen Briefe erst am 01.12.2023 ab.

In dem Bereich Layouteditor haben wir folgende Erweiterungen eingefügt:

1. Die Variablen für das Feld Mandant Steuer-Nr. aus den Vereinsdaten ergänzt

2. Auswahl Logo BRK-Wasserwacht ergänzt
 

Aufgrund einiger Nachfragen, hier nun ein Tipp für die Einstellungen der Mail Bestätigung Firma (BG) im neuen Briefbereich.

Wenn Sie die Vorlage bearbeitet und als eigene Vorlage abgespeichert haben und wenn Sie ein zentrales, eigenes Layout ergänzt haben, kann es sein, dass das Abrechnungsformular nicht mehr auf eine Seite dargestellt wird oder das Logo auf dem Abrechnungsformular eingebunden ist.

Prüfen Sie die daher die Einstellungen Ihres Briefes und so gehen Sie vor:

Gehen Sie im Bereich Briefe&Mails. Rufen Sie Ihre Vorlage für Mailbestätigungen an Firmen BG auf. Gehen Sie oben in der Buttonleiste auf Layouts.

Hier können Sie speziell für den ausgewählten Brief das Layout anpassen.

Gehen Sie in den Abschnitt Konfigurator und geben folgende Einstellungen vor:

• wenn gesetzt, Häkchen bei Standardkonfiguration des Layouts verwenden entfernen
• Checkbox bei Seitenzahl aktivieren
• Checkbox bei Logo anzeigen aktivieren
• Checkbox bei Logo nur auf der 1. Seite aktivieren
• Logo steht auf automatisch (DRK(BRK)
• Checkbox bei schmale Ränder auf kein Logo aktivieren
   

Übernehmen und den Brief speichern. Nun können Sie in einem Kurstermin > Kursstammdaten > neue Briefe/Vorschau den Brief in der Ansicht testen.

Folgende Ergänzungen wurden im Bereich Briefe&Mails new vorgenommen:

1. Zusätzliche Schriftgröße ergänzt

2. Verfügbare Variablen wie z.B. erster Kurstag und letzter Kurstag für die Bestätigungsschreiben ergänzt. Die neue Variable Teilnehmer Betrag SZ weist den Satz "Eine Teilnahmegebühr in Höhe von xx,xx € wurde entrichtet" nur bei Selbstzahlenden Personen aus.

3. Die JRK- Schriftart "Quicksand" ergänzt (Vorgabe Styleguide des JRK)

4. Neues Symbol Aufgabenliste in der Menüleiste für die Erstellung von Aufzählungen mit Checkbox

5. Neue Anzeige in der Buttonleiste in welchem Brief man sich befindet, z.B. aktueller Brief > Standardvorlagen> Namensschild Tisch

Sie können im Seitenmenü unter Layouteditor bestehende Layouts bearbeiten und als eigenes Layout abspeichern. Hier gehts zum Tutorial: Neue Brieferstellung - Teil 1 Das Layout.

Haben Sie Ihre Briefe mit Ihrem Layout verknüpft so besteht die Möglichkeit für den Brief selbst die Konfiguration des Layouts nochmals anzupassen. Wenn Sie z.B. abweichend von Ihrem Standard das Logo nicht auf der zweite Seiten benötigen oder die Ränder ab Seite 2 kleiner ausfallen sollen. So gehen Sie vor:

Gehen Sie in Briefe&Mails und rufen Ihren gespeicherten Brief auf.

Gehen Sie oben in der Buttonleiste auf Layouts.

Jetzt öffnet sich ein neues Fenster. Im Bereich oben links wird das verknüpfte Layout angezeigt. Im Bereich unten links Konfigurator können Sie das Layout für diesen Brief konfigurieren.

Wenn gesetzt, entfernen Sie das Häkchen bei Standardkonfiguration des Layouts verwenden.

In der Auflistung können Sie nun individuelle Anpassungen für diesen Brief vornehmen.

• Seitenzahl ein/ausblenden
• Logo ein/ausblenden
• Logo nur auf erster Seite aktivieren
• Logo wechseln
• ab zweiter Seite nur schmale Ränder, ohne Logo
• ab zweiter Seite kleineren Rand für oben (In der Regel bei Listen. In dem Fall kann das Kompaktlogo aufgrund der Schutzzone nicht angezeigt werden. Nutzen Sie hier ggf. das Langlogo)

In den Kursstammdaten stehen Ihnen nun neue Textfelder und entsprechende Variablen für Ihre Briefe zur Verfügung:

• Maskencharge alphanumerisch <<Masken-Charge>>
• Ausbildungshelfer <<Ausbildungshelfer>>

In einem Kurstermin> Abschnitt Kursunterlagen wurde in der Auflistung der Teilnehmenden die Spalte BG ergänzt.

So können Sie sehen, welche Teilnehmenden ggf. BG relevante Bescheinigungen benötigen oder Unterlagen erstellt werden müssen.

Werden Firmendubletten zusammengelegt, dann werden alle Mitarbeitenden und Ansprechpersonen dieser Firma zugeordnet. Alte Verknüpfungen zur früheren Firma werden gelöscht.

Hinweis:

Auch wenn für den Sachbearbeitenden aufgrund der Sichtprüfung Firmen im Dublettenabgleich als "dieselbe Firma" erkannt werden, handelt es sich technisch um zwei (oder mehr) unterschiedliche Firmendatensätze mit unterschiedlichen KundenIDs.

Durch die Zusammenlegung von Firmen ziehen daher die Ansprechpersonen und Mitarbeitenden in die neue Firma um.

Dieser Prozess wurde optimiert.

Folgende Anpassungen wurden umgesetzt:

Freie Rechnung / Zusatzrechnung > der normale Adresszusatz aus den Stammdaten (wenn vorhanden) wird in die Detailansicht und Rechnung übernommen.

Freie Rechnung (automatisch) für Paypalzahlungen > die Debitorennummer (wenn vorhanden) wird in die Detailansicht und Rechnung übernommen.

In folgenden Bereichen wurde das Feld BG-Nummer auf die aktuelle Bezeichnung angepasst:

Teilnahmermaske> Firmendatensatz > Feld Untern. nr.

Reservierung> Maske Firmeneingabe > Feld Untern. nr

Firmenportal (FPO) > Firmendaten > > Feld Untern. nr

Hinweis: Die Anpassung der Onlineformulare erfolgt mit der 12er Version der DRK- Musterwebseiten.

Ab sofort kann die erstellte Sammelrechnung für eine Firma auch per Mail versendet werden.

Gebuchte Rechnung> über das Auge die Details der Rechnung aufrufen> Button "Mail Versenden" > ggf. Empfängermail "bei eMail an" wechseln > Versenden.

Bitte nehmen Sie aktuell noch keine Änderungen vor!

In den Kursgrundeinstellungen sehen Sie bereits als vorbereitende Maßnahme für die Umstellung der Brieferzeugung einen zusätzlichen Abschnitt für Briefvorlagen (ganz unten).

Der Abschnitt "Einstellungen für die neuen Briefe [...]" wird im Rahmen der Umstellung die bisherigen Mail- und Briefeinstellungen ablösen.

Im nächsten Rollout stehen Ihnen die neuen Briefvorlagen der KTV zur Verfügung, die Sie anpassen und dann den Kursgrundeinstellungen zuordnen können.

Für Anpassung und Zuordnung wird eine angemessene Bearbeitungszeit eingeplant und der finale Stichtag mit dem nächsten Rollout bekannt gegeben.

Neue Zusatzfunktion zur Erleichterung der Umstellung:

Sie können die neuen Briefe bei einer Kursbezeichnung hinterlegen und im Anschluss per Auswahlliste für andere Kursbezeichnungen ebenfalls übernehmen.

Lernen Sie die neue Brieferstellung kennen!

Die neue Brieferstellung ermöglicht Ihnen die einfachere Bearbeitung von Texten und Layouts. Sie können nun aktiv die neuen Funktionen zum Erstellen von Texten ausprobieren am Bsp. eines normalen Geschäftsbriefes.

Was ist neu?

• Die Trennung von Text und Layout. Somit können Inhalte einfacher überabeitet werden, ganz ohne HTML-Kenntnisse.
• Einfachere Einbindung von Bildern an der gewünschten Stelle.
• Automatische Seitenumbrüche sowie einfaches Einfügen von manuellen Seitenumbrüchen.
• Eigene Briefvrolagen abändern ohne eine Kopie des Briefes anlegen zu müssen.
• Einfaches Einfügen von nutzbaren Variablen, je nach verwendeter Vorlage.
• Angepasste Anzeige der Briefvorlagen je nach Modul.
   

Wo können Sie die neuen Funktionen einsehen und bereits testen?

In den CRM-Modulen im Menüpunkt "Briefe & Mails" wechseln auf "Briefe & Mails NEW".
Lernen Sie die neuen Funktion zunächst am regulären Geschäftsbrief "Briefbogen DIN A4" kennen. Hierfür stehen Tutorials zur Verfügung.
 

Wie geht es weiter?

Im nöchsten Rollout werden die spezifischen Briefe für die Kursverwaltung zur Verfügung gestellt.
In weiteren Tutorials zeigen wir Ihnen wie Sie diese Bearbeiten und mit den neuen Kursgrundeinstellungen verknüpfen können sowie die Berarbeitung von Layouts.
Sie erhalten von uns einen Fahrplan, bis wann Sie den Inhalt der alten Briefe in die neuen Briefe übertragen müssen und wie wir Sie begleitend unterstützen.
 

Es stehen nur BGs zur Auswahl bei denen offene Posten zur Abrechnungen vorliegen, d.h.

• die Teilnehmenden sind erschienen,
• die Teilnehmende gehören zu einer Firma mit BG-Abrechnung,
• die Rechnungsdaten der Teilnehmenden sind noch nicht ins Journal übernommen worden.

Bei der neuer Funktion "Firma/Org. Sammelrechnung" im Rechnungsjournal"  kann nach offenen Rechnungsdaten in Kursterminen innerhalb eines selbst gewählten Zeitraums gesucht und die Posten in einer Rechnung dargestellt werden.

Im 2. Teil der Umsetzung sind folgende Funktionen ergänz worden:

• Der Filter im Rechnungsjournal nach Typ "Sammelrechnung" sucht nun auch nach Sammelrechnungen für Firmen.
• Zur leichteren Auswahl von Firmen wird in der Auswahlliste die Debitorennummer angezeigt.
• Es werden nur Firmen zur Auswahl gestellt, bei denen offene Rechnungsposten vorhanden sind.

Die von der DGVU zur Verfügung gestellten Dokumente zur Lehrgangsdokumentation für Betriebssanitäter und Lehrkraft für Erste Hilfe sind im System aufgenommen.

Die Nutzung ist dann im Zuge der Umstellung der Brieferzeugung möglich. Weitere Infos hierzu erhalten Sie in Kürze.

Der in der Teilnehmermaske hinterlegte AdrZusatz in der Rechnungsadresse wird nun auch in Zusatzrechnungen übernommen.

Die Übernahme des reglären AdrZusatz folgt im nächsten Rollout.

Fehlt bei einer Ansprechperson die Mailadresse und Sie versuchen eine Mailbestätigung aus einem Kurstermin zu versenden, dann erhalten Sie folgenden Hinweis:

Ansp. hat keine Mail, alternativ wird die Firmenmail verwendet: musterfirma@muster.de

Die Zuordnung einer neuen Ansprechperson aus dem Gesamtbestand über die Detailansicht einer Firme aus einem Kurstermin heraus wird aufgrund von Fehleingaben unterbunden.

Die Zurodung erfolgt weiterhin und nun auschließlich über die reguläre Firmenmaske (im Seitenmenü unter Teilnehmermaske aufrufbar).

Der Layout-Editor ermöglich künftig die Bearbeitung von Brief-Layouts, z.B. dem Geschäftsbrief.

Dafür wurde u.a. ein neues Berechtigungsmanagement in der Benutzerverwaltung (BVw) umgesetzt.

Weitere Infos zur neuen Brieferstellung folgen in Kürze.

Ab sofort können Sie für BG-Teilnehmende und Selbstzahlende unterschiedliche Bescheinigungen in den Kursunterlagen / Kursgrundeinstellungen hinterlegen.

•     Scheine für Teilnehmer
•     Scheine für BG-Teilnehmende

Falls unter Abrechnung für die offenen Posten einer Reservierung eine Rechnung ausgelöst wird, so ist dies ab sofort protokolliert.

Abrechnung> Protokoll.

Fahren Sie mit der Maus über den Eintrag: Reservierung. Sie erhalten Informationen zur RG-Nummer, Firmenname, Anzahl TN.

Über das Rechnungsjournal können nun Sammelrechnungen für Firmen/Organisationen erstellt werden.

Sofern die Teilnehmenden

•     einer Firma zugeordnet sind (Praxen und Firmen),
•     auf erschienen gesetzt sind
•     und das Kursdatum maximal dem Tagesdatum entspricht

kann eine Sammelrechnung erstellt werden.

Der Button steht ab sofort zur Verfügung. Weitere Anpassungen (Teil 2) erfolgen im nächsten Rollout.

Im Raumplaner (Planungstools) kann bei einem Raum als weitere zusätzliche Information ein Hotelname und Stornobedingungen hinterlegt werden.

•    Veranstaltung in Hotels
•     Stornobedingungen

In den Kursgrundeinstellungen können je Kursbezeichnung ab sofort selbst die Minuten für die Unterrichtseinheiten (UE) festgelegt werden.

Dies ermöglich meht Variantionen bei Kursen über die Breitenausbildung hinaus.

In den Kursstammdaten gibt es den neuen Buttton "Liste der Links".

Hier können Sie eigene Links für Video-Calls oder zu Dokumenten in der einer KV-eigenen Cloud hinterlegen.

Zusätzlich blenden wir vorübergehend die passenden Briefvariablen ein, die Sie in Ihren Briefe verwenden können, um die Links an Kunden zu übermitteln.

In den Kursgrundeinstellungen kann je Kursbezeichnung ebenfalls ein Link zu einer KV-eigenen Cloud zum Download von Dokumenten hinterlegt werden. Die Variablen können Sie über das -i- neben dem Feld aufrufen.
 

In den Kursstammdaten gibt es den neuen Button "Liste der Links".

Nach Klick auf "Liste der Links" öffnet sich ein neues Fenster.

Hier finden Sie den Onlinelink sowie den versendbaren Pfad samt neuem Symbol für ein leichteres Herauskopieren.
 

In den Kursgrundeinstellung kann bei einer Kursbezeichnung nun auch die Kursnummer Jahr - Kostenstelle - lfd. Nummer aktiviert werden.
 

Unter Kursabrechnung > Dozentenabrechnung können Sie nun zwischen dem Export als PDF und dem Export als CSV wählen.
 

Gutschriften und Debitorennummern

Die Debitorennummer in einer angelegten Rechnung bleibt auch dann bestehen, wenn diese beim verknüpften Empfänger in dessen Stammdaten verändert wird (manuell o. durch Dublettenzusammenführung). Dies gilt auch, wenn die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt storniert wird. Die Gutschrift enthält dann ebenfalls die Debitorennummer aus der verknpüften Rechnung.

In der Ansicht unter Kurstermine werden ab sofort die Kursbezeichnungen (zuvor Kurstypen) aufgelistet. 

Diese können nun per Drag & Drop in den Kalender zu einem gewünschten Kurstag gezogen werden. Es öffnet sich die Ansicht Kursstammdaten mit dem gewünschten Termin zur weiteren Bearbeitung.

In den Vereinsdaten wurde im Abschnitt Briefkopf- und Formulardaten der Bereich Radiobutton (Vorstandsvorsitzender/Vorstand/Kreisverbandsvorsitzender/Kreisgeschäfstführer) durch eine Combo-Box ersetzt. Die bisherige Auswahl wurde übernommen und kann manuell angepasst werden.

Die Auswahl der Funktionstitel entspricht nun den in der Benutzerverwaltung (BVw) zur Auswahl gestellten Funktionstiteln.

Die Sachbearbeitenden erhalten eine Hinweis, wenn innerhalb eines mehrtägigen Kurstermins bei einer Lehrkraft neben der Kurspauschale auch abweichende Vergütungen hinzugefügt werden.

Die Kombination von Kurspauschalen mit anderen Vergütungsarten bei einer Lehrkraft innerhalb eines Termins wird unterbunden.

Ab sofort können zu den Raumangaben neben dem Ort auch allgemeine Informationen zur Ausstattung hinzugefügt werden:

Raumgröße, Kapazität, Sitzordnung, Sitze, Technik, Ansprechparerson, Telefon, Notizen.

Diese Informationen stehen dann bei Aufruf des Raumes in dem Kalender zur Verfügung.

Durch Klick auf Kursstammdaten> Einzeltermin einfügen wird ein Kurstag angelegt.

Die Eingabe eines Enddatums bei Einzelterminen entfällt.

Das Datum kann durch Kalendereingabe oder Überschreiben aktualisert werden.

Zum Tutorial: Link

Durch Klick auf Kursstammdaten> Terminserien können mehrere Termine zu einem Kurstermin angelegt weden.

Diese Daten werden nun in den Kursrtammdaten aufgelistet und können auch hier bei Bedarf bearbeitet werden.

Eine von den Kursgrundeinstellungen abweichende Angabe von Start- und Endzeit ist nun mit Anlage möglich.

Zum Tutorial: Link

Unter Dozententage erfolgt keine Bearbeitung der Kurstermine hinsichtlich Datum und Zeit mehr.

Hier erfolgt auschließlich eine Zuordnung der Dozenten.

Es können mehrere Dozenten einem Tag hinzugefügt werden.

Unter Kurstage können Sie die einzelnen Dozententage bearbeiten. Ein grünes Häkchen zeigt eine erfolgte Zurodnung an.

Unter Dozentenübersicht erhalten Sie eine Auflistung aller zugeordneten Dozenten.

Die Ansicht in dem Menüpunkt wurde überarbeitet.

Zum Tutorial: Link

Die bisherige Teilnehmerliste ist nun in Reiter unterteilt: Teilnehmer und Reservierungen.

Die Reiter für Reservierungen und Wartelisten werden automatisch erzeugt, sobald Daten vorhanden sind.

Die Daten aus dem Reiter Reservierungen werden automatisch durch die Eingabe eines Namens an den Reiter Teilnehmer übergeben.

Die Anlage und Bearbeitung von neuen Teilnehmenden und Reservierungen erfolgt nun im Abschnitt unter der Auflistung der Teilnehmender.

Nicht benötigte Reservierungen können nun über einen Button gelöscht werden.

Die Ansicht in dem Menüpunkt wurde überarbeitet.

Zum Tutorial: Link